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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage participants, coordinate schedules, and prepare training events.
- Arbeitgeber: Join a dynamic team focused on quality and process management.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a collaborative work environment with opportunities for growth.
- Warum dieser Job: Be part of impactful projects while developing your organizational skills.
- Gewünschte Qualifikationen: No specific experience required; enthusiasm and willingness to learn are key.
- Andere Informationen: Opportunity to guide interns and shape onboarding processes.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Zur Unterstützung unseres Teams und insbesondere unseres wachsenden Fortbildungsbetriebs suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine versierte Teamassistenz (w/m/d) in Anstellung (unbefristet). Wir suchen eine Person, die im Trubel des Alltags einer sich fortlaufend professionalisierenden Organisation die Übersicht bewahrt. Du bist es, die für unsere Hauptzielgruppe – pädagogische Fachkräfte – die erste Ansprechperson bist und ihnen Orientierung bei der Suche nach dem für sie passenden Angebot der Stiftung geben kann. Solltest Du Vorerfahrung im Bildungsbereich und/oder der Erwachsenenbildung haben, ist das ideal. Auf jeden Fall solltest Du fit in der Bedienung eines CRM-Systems und den heute üblichen Kommunikationswegen sein.
Dein künftiges Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen
- Teilnehmer*innen-Management (ca. 50%)
- Terminkoordination und organisatorische Vorbereitung von Fortbildungsveranstaltungen
- Rechnungsstellung und Prüfung von Eingangsrechnungen, inkl. Ablage
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büromanagement
- Weiterentwicklung des Qualitäts- und Prozessmanagements, inkl. Daten- und Dokumentenmanagement
- Verantwortung der Abwicklung von Förderanträgen (v.a. Überwachung der Deadlines und Zuarbeit zu Reportings)
- Unterstützung in der Vorbereitung und Planung von sonstigen Veranstaltungen
- Ansprechpartnerin für Dienstleister*innen der Geschäftsstelle wie IT
- Beschaffung von Materialien, inkl. Überwachung des Lagerbestands, Versand von Materialien
- Gestaltung des On- und Off-Boarding-Prozesses für neue Mitarbeiter*innen sowie Anleitung von Praktikant*innen
Das bist Du
- Du verfügst über eine einschlägige, kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
- Du hast mehrjährige, einschlägige Berufserfahrungen und bist mit dem Organisieren von Büroabläufen vertraut.
- Du wendest gängige Office-Programme, insbesondere MS Excel, routiniert an und verfügst über vertiefte Kenntnis in der Arbeit mit einem Custom Relation Management Systems.
- Du arbeitest selbstständig, fokussiert und behalten das vereinbarte Ergebnis im Blick.
- Du hast Freude daran und legst Wert darauf, transparent, verständlich und verlässlich mit anderen zu kommunizieren.
- Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Schrift und Wort.
Wir bieten
- „Einen Job mit Sinn“ – die Möglichkeit ein wirkungsvolles Programm aktiv mitzugestalten und auszubauen und somit die Lebensperspektive für Kinder zu verändern
- „Einen Job mit Perspektive“ – Mitarbeit und -gestaltung einer förderfinanzierten Stiftung mit großer gesellschaftlicher Bedeutung und hohem politischen Stellenwert
- „Einen Job der Spaß macht“: Vergütung in Anlehnung an den TVöD, Arbeiten auf Augenhöhe mit Möglichkeiten für Fort- und Weiterbildungen, partizipative und offene Arbeitsatmosphäre und ein engagiertes, aufgeschlossenes Team in einem angenehmen Arbeitsumfeld
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Bitte sende uns Deine Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben, Referenzen) bis zum 21.03.2025 zusammengefasst in einem pdf-Dokument per E-Mail an echtler@stiftung-zuhoeren.de. Wir bitten aus Nachhaltigkeitsgründen von postalischen Bewerbungen abzusehen.
Vielen Dank!
Teamassistent*in Arbeitgeber: Stiftung Zuhören
Kontaktperson:
Stiftung Zuhören HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistent*in
✨Tip Nummer 1
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten! Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten in der Terminkoordination und im Teilnehmer*innen-Management unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Fortbildungsveranstaltungen, die wir anbieten. Wenn du ein gutes Verständnis für unsere Programme hast, kannst du besser zeigen, wie du zur organisatorischen Vorbereitung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Netzwerke mit anderen in der Branche! Besuche Veranstaltungen oder Online-Webinare, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Anforderungen an die Rolle eines Teamassistenten zu erfahren.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, über deine Erfahrungen im Qualitäts- und Prozessmanagement zu sprechen. Überlege dir, wie du zur Weiterentwicklung dieser Bereiche in unserem Team beitragen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistent*in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Erkläre in deinem Bewerbungsschreiben, warum du dich für die Position als Teamassistent*in interessierst. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu den Anforderungen der Stelle passen.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine bisherigen Erfahrungen im Teilnehmer*innen-Management, der Terminkoordination und im Büro-Management. Zeige auf, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Strukturiere deine Unterlagen: Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben klar strukturiert und übersichtlich sind. Verwende Absätze und Aufzählungen, um Informationen leicht verständlich zu präsentieren.
Prüfe auf Fehler: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies sie sorgfältig durch und lasse sie idealerweise von einer anderen Person Korrektur lesen. Achte auf Rechtschreibfehler und grammatikalische Ungenauigkeiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung Zuhören vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet auf die Aufgaben
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden, wie Teilnehmer*innen-Management und Rechnungsstellung. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel mit Terminkoordination und Veranstaltungsorganisation zu tun hat, solltest du konkrete Beispiele nennen können, wo du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Bereite dich darauf vor, wie du Deadlines überwacht und Veranstaltungen geplant hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
In dieser Position wirst du Ansprechpartner*in für Dienstleister*innen sein. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und wie du effektiv mit verschiedenen Stakeholdern interagierst. Vielleicht hast du auch Erfahrungen im Umgang mit IT-Dienstleistern, die du teilen kannst.
✨Fragen zur Weiterentwicklung stellen
Da die Stelle auch die Weiterentwicklung des Qualitäts- und Prozessmanagements umfasst, zeige dein Interesse an kontinuierlicher Verbesserung. Stelle Fragen dazu, wie das Unternehmen seine Prozesse optimiert und welche Möglichkeiten es für deine persönliche Weiterentwicklung gibt.
