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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage the school office, handle calls, schedule appointments, and support teachers.
- Arbeitgeber: Join Universitätsklinikum Würzburg, a supportive and dynamic workplace.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy competitive pay, extensive training, fitness programs, and a daycare for your kids.
- Warum dieser Job: Be part of a motivated team with diverse tasks and opportunities for personal growth.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed commercial training with experience in a secretarial role and strong MS Office skills.
- Andere Informationen: Vacation is mainly during school holidays; application costs are not reimbursed.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Join to apply for the Verwaltungskraft (m/w/d) role at Universitätsklinikum Würzburg
Wir bieten
- Attraktive Bezahlung nach TV-L inkl. Jahressonderzahlung: Wir schätzen Ihre Arbeit und belohnen Sie mit einer fairen und wettbewerbsfähigen Vergütung.
- Umfassende Betriebssportangebote: Unser eigenes Gym und der Milonzirkel helfen Ihnen, fit und gesund zu bleiben. (Trainingszeiten: Mo-Fr 16:00 bis 8:00 Uhr; Sa-So 24h.)
- Eigene Betriebskindertagesstätte mit verlängerten Öffnungszeiten (5:30 – 18:00 Uhr): Damit Sie Beruf und Familie besser vereinbaren können.
- Breitgefächerte Fort- und Weiterbildung in der eigenen Akademie: Wir fördern Ihre persönliche und berufliche Entwicklung.
Ihr Aufgabengebiet
- Führung des Schulsekretariats inklusive der Annahme und Weiterleitung von Anrufen, der Terminvereinbarung und Regelung des Besucherverkehrs sowie der Bearbeitung von Korrespondenz und der Post
- Kontinuierliche Aktualisierung und Anpassung von Daten im Schulverwaltungsprogramm planACAD
- Unterstützung in der Haushaltsführung und der Verwaltung des Schulbudgets
- Einsatzplan- und Fehlzeitenverwaltung der Schülerinnen und Schüler
- Planung und Vorbereitung von Besprechungen, Telefonkonferenzen und schulischen Veranstaltungen
- Organisation von Abläufen im Schulalltag (z. B. Abschlussprüfungen, Bewerbungs- und Auswahlverfahren)
- Unterstützung der Lehrkräfte sowie Bearbeitung aller Anfragen der Schülerinnen und Schülern
- Archivverwaltung und Aufsicht über Ordnungsstrukturen an der Schule
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (mit Berufserfahrung in einem Sekretariat mit unterschiedlichen Personengruppen und innerhalb einer großen Organisation)
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office und insbesondere die Bereitschaft, sich in unser umfangreiches Schulverwaltungsprogramm einzuarbeiten
- Die Bereitschaft, sich in organisatorische und schulrechtliche Fragestellungen einzuarbeiten, um Auskünfte erteilen zu können
- Hohe Belastbarkeit, absolute Zuverlässigkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit
- Organisationstalent sowie eine strukturierte, sorgfältige und prozessorientierte Arbeitsweise.
- Identifikation mit den im Schulleben anfallenden Arbeitsprozessen
- Freude im Umgang mit unterschiedlichen Personengruppen und hohe soziale Kompetenz
Weitere ergänzende Angaben
Urlaub kann grundsätzlich nur während der Schulferien eingebracht werden. Die Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit regelt die Schulleitung.
Anfallende Kosten (z.B. Reisekosten zum Vorstellungsgespräch) anlässlich der Bewerbung werden nicht erstattet. Außerdem werden die übersandten Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Einstellungsverfahrens nicht zurückgegeben, sondern vernichtet.
Die Datenschutzinformationen finden Sie auf der Internetseite des Bayerischen Landesamts für Schule (
Darauf können Sie sich freuen
- Aus- und Weiterbildung in der eigenen Akademie
- Betriebssportangebote
- Betriebskindertagesstätte mit verlängerten Öffnungszeiten
- Sehr gutes Betriebsklima in einem hochmotivierten und kollegialen Team
- Anspruchsvolles, vielfältiges und entwicklungsfähiges Aufgabengebiet
- Attraktive Bezahlung nach TV-L inkl. Jahressonderzahlung
- Jobrad
- Mitarbeiter Angebote
Werden Sie Teil des Teams: Jetzt bewerben!
Florian Geißler
Ständiger Vertreter der Schulleiterin
Tel: +49931 201 50475
Die Vergütung erfolgt nach den einschlägigen Tarifverträgen. Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
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#J-18808-Ljbffr
Verwaltungskraft (m/w/d) Arbeitgeber: UK Wuerzburg
Kontaktperson:
UK Wuerzburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungskraft (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Mach dich mit dem Schulverwaltungsprogramm planACAD vertraut. Wenn du bereits Kenntnisse in ähnlichen Programmen hast, hebe das in deinem Gespräch hervor und zeige deine Bereitschaft, dich schnell einzuarbeiten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, über deine Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Personengruppen zu sprechen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Schülern, Lehrern und Eltern kommuniziert hast.
✨Tip Nummer 3
Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor, indem du konkrete Beispiele nennst, wie du in der Vergangenheit Abläufe effizient geplant und koordiniert hast. Das wird dir helfen, deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die spezifischen Herausforderungen und Abläufe an Schulen. Zeige dein Interesse an den Themen, die in der Stellenbeschreibung angesprochen werden, um zu zeigen, dass du dich mit der Rolle identifizierst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungskraft (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich eines aktuellen Lebenslaufs, eines Anschreibens und Nachweisen über deine Ausbildung sowie Berufserfahrung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingehst. Betone deine Erfahrungen im Sekretariatsbereich und deine Kenntnisse im Umgang mit MS-Office sowie deine Teamfähigkeit.
Daten im Schulverwaltungsprogramm: Falls du bereits Erfahrung mit Schulverwaltungsprogrammen hast, erwähne dies in deiner Bewerbung. Wenn nicht, zeige deine Bereitschaft, dich in neue Software einzuarbeiten und deine Lernbereitschaft.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über die offizielle Website des Universitätsklinikums Würzburg ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig sind und überprüfe sie auf Rechtschreibfehler, bevor du sie absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei UK Wuerzburg vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner bisherigen Erfahrung im Sekretariat und wie du mit verschiedenen Personengruppen umgehst. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Teamfähigkeit und Flexibilität zeigen.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da sehr gute Kenntnisse in MS-Office gefordert sind, solltest du während des Interviews deine Erfahrungen mit diesen Programmen hervorheben. Bereite dich darauf vor, spezifische Anwendungen oder Projekte zu nennen, bei denen du diese Fähigkeiten eingesetzt hast.
✨Organisationsgeschick demonstrieren
Zeige, dass du ein Organisationstalent bist. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Abläufe organisiert hast, sei es bei Veranstaltungen oder im Schulalltag. Dies wird deine strukturierte und prozessorientierte Arbeitsweise unterstreichen.
✨Soziale Kompetenz hervorheben
Da der Umgang mit unterschiedlichen Personengruppen wichtig ist, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit anführen, die deine hohe soziale Kompetenz und Freude am Kontakt mit Menschen zeigen.
