Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage the director's office and assist with various administrative tasks.
- Arbeitgeber: Join WIAS, a leading research institute in Berlin focused on applied analysis and stochastics.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working options, 30 vacation days, and professional development opportunities.
- Warum dieser Job: Be part of an international team where your ideas matter and contribute to impactful research.
- Gewünschte Qualifikationen: Strong organizational skills, excellent English, and experience in secretarial work are required.
- Andere Informationen: Full-time position with a two-year contract, aiming for long-term employment.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
05.02.2025
Fremdsprachensekretär*in/Assistent*in des Direktors (m/w/d)
Weierstraß-Institut für Angewandte Analysis und Stochastik Leibniz-Institut im Forschungsverbund Berlin e. V. (WIAS)
Das WIAS ist ein Institut des Forschungsverbundes Berlin e. V. (FVB). Der FVB ist Träger von sieben außeruniversitären naturwissenschaftlichen Forschungsinstituten in Berlin, die von der Bundesrepublik Deutschland und der Gemeinschaft der Länder finanziert werden. Die Forschungsinstitute gehören der Leibniz-Gemeinschaft an und verfügen über eine gemeinsame administrative Infrastruktur (Verbundverwaltung), die aus der Gemeinsamen Verwaltung und den jeweiligen Institutsverwaltungen besteht.
Im Direktorat des WIAS ist ab 01. März 2025 die Stelle als
Fremdsprachensekretär*in / Assistent*in des Direktors (m/w/d)
(Kennziffer 25/03)
zu besetzen.
Zu Den Arbeitsaufgaben Gehören
- Die Führung des Sekretariats und die Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
- Die Unterstützung bei der Vorbereitung und die Protokollierung der monatlichen Leitungssitzungen
- Arbeiten zur Zusammenstellung von Berichten
- Die Kontrolle von Datenbankinhalten und Erstellung von Statistiken
- Das Bearbeiten von Texten im Berichtswesen des Instituts und im Bereich des Webauftritts des Instituts
- Die Mitwirkung bei der Organisation von Gremiensitzungen und (kleinerer) wissenschaftlicher Veranstaltungen
- Die administrative Unterstützung im Bereich wissenschaftlicher Gäste am Institut
Was Wir Suchen
- Eine zuverlässige Persönlichkeit mit Organisationstalent und hoher Einsatzbereitschaft.
- Erwartet werden sehr gute Englischkenntnisse, erste Erfahrungen in der allgemeinen Sekretariatsarbeit, sicherer Umgang mit dem PC, Windows-Office und Datenbanken.
- Wünschenswert sind Kenntnisse im Umgang mit LaTeX, Linux, HTML für die Webseitengestaltung.
- Erfahrungen mit dem Bundesreisekostengesetz sind von Vorteil.
- Vorausgesetzt wird eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär/in oder eine vergleichbare Ausbildung.
Was Wir Bieten
- Tätigkeit am WIAS Berlin als führende Forschungseinrichtung in einem internationalen Umfeld
- Eine umfangreiche Einarbeitung und die Arbeit in einem kollegialen und unterstützenden Team
- Die Möglichkeit zur Einbringung eigener Ideen, z.B. zur Gestaltung von Prozessen
- Ein umfangreiches Angebot an Weiterbildungsmöglichkeiten zur beruflichen Qualifikation und persönlichen Weiterentwicklung
- Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) einschließlich der üblichen Sozialleistungen (30 Urlaubstage in der 5-Tage-Woche, betriebliche Altersvorsorge); Zuschuss zum Firmenticket für den ÖPNV
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Ein zertifiziertes (Audit berufundfamilie) familienfreundliches Arbeitsumfeld.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (39 Wochenstunden), die nach TVöD vergütet wird und zunächst für zwei Jahre befristet ist, wobei eine langfristige Anstellung beabsichtigt ist.
Für Bewerber jeglichen Geschlechts besteht Gleichstellung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt.
Bitte laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse usw.) in unserem Bewerber-Portal über „Online bewerben“ hoch.
Die Bewerbungsfrist beginnt sofort und endet erst, wenn die Stelle besetzt ist.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! #J-18808-Ljbffr
Fremdsprachensekretär*in/Assistent*in des Direktors (m/w/d) Arbeitgeber: Leibniz-Gemeinschaft
Kontaktperson:
Leibniz-Gemeinschaft HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär*in/Assistent*in des Direktors (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im WIAS oder in ähnlichen Institutionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Organisationstalente und deine Sprachkenntnisse unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Projekte und Themen des WIAS. Zeige im Gespräch, dass du dich mit der Institution auseinandergesetzt hast und Interesse an deren Arbeit hast.
✨Tip Nummer 4
Falls du Kenntnisse in LaTeX, Linux oder HTML hast, bereite dich darauf vor, diese Fähigkeiten zu demonstrieren. Vielleicht kannst du ein kleines Beispiel zeigen, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär*in/Assistent*in des Direktors (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über das WIAS: Beginne mit einer gründlichen Recherche über das Weierstraß-Institut für Angewandte Analysis und Stochastik. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Institution, ihre Forschungsbereiche und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Erstelle ein überzeugendes Anschreiben: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Position als Fremdsprachensekretär*in darlegst. Betone deine Organisationstalente, deine Erfahrungen in der Sekretariatsarbeit und deine Sprachkenntnisse, insbesondere in Englisch.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen enthält, die für die Stelle wichtig sind. Hebe deine Ausbildung als Fremdsprachensekretär/in sowie deine Kenntnisse in PC-Anwendungen, LaTeX, Linux und HTML hervor.
Vollständige Bewerbungsunterlagen hochladen: Lade alle erforderlichen Dokumente, einschließlich Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse, in das Bewerber-Portal hoch. Achte darauf, dass alles vollständig und korrekt ist, bevor du deine Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Leibniz-Gemeinschaft vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie z.B. die Protokollierung von Sitzungen oder die Erstellung von Statistiken. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Englischkenntnisse gefordert sind, bereite dich darauf vor, während des Interviews in Englisch zu kommunizieren. Du könntest auch einige Fachbegriffe oder Phrasen verwenden, die in der wissenschaftlichen Kommunikation üblich sind, um deine Sprachkompetenz zu demonstrieren.
✨Technische Fähigkeiten betonen
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Windows-Office, Datenbanken und eventuell LaTeX oder HTML hervorhebst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit verwendet hast, um deine Effizienz zu steigern.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Arbeitsumgebung, indem du Fragen zur Teamdynamik und den Weiterbildungsmöglichkeiten stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Stelle interessiert bist, sondern auch an der langfristigen Entwicklung innerhalb des Instituts.
