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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office tasks like mail handling, invoicing, and member management.
- Arbeitgeber: Join a dynamic team in the heart of Cologne's Südstadt.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a full-time position with a supportive work environment.
- Warum dieser Job: Be part of a vibrant community and make a real impact through your work.
- Gewünschte Qualifikationen: Looking for organized individuals with strong communication skills.
- Andere Informationen: Work one day a week in our cozy office space.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Zu Deinen Aufgaben gehört dasBüromanagement: Bearbeitung, Weiterleitung der eingehenden Post und der Mails (1x täglich Check der Mails)Rechnungsmanagement: Handling der Beiträge von Mitgliedern, Freundeskreis & Kuratorium (inklusive Mittelabrufe, Beitrags- & SpendenbescheinigungenMitgliedermanagement: Erstellung & Versand der PresseausweiseGremienmanagement: Terminkoordination & Einladungen für Mitgliederversammlung & KuratoriumssitzungAnwesenheit 1x pro Woche (gerne Donnerstag) in unserer Geschäftsstelle in der Kölner Südstadt
Office Manager*in / Bürokraft (gn) - ['Vollzeit'] Arbeitgeber: Wissenschaftspressekonferenz e.V. (WPK)
Kontaktperson:
Wissenschaftspressekonferenz e.V. (WPK) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager*in / Bürokraft (gn) - ['Vollzeit']
✨Tip Nummer 1
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten! Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, in denen du erfolgreich Büromanagement oder Rechnungsmanagement durchgeführt hast.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit anderen Fachleuten in der Branche. Besuche lokale Veranstaltungen oder Online-Webinare, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Anforderungen an die Position zu erfahren.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die spezifischen Tools und Software, die im Büromanagement verwendet werden. Wenn du Kenntnisse in bestimmten Programmen hast, erwähne diese während des Gesprächs.
✨Tip Nummer 4
Bereite dich auf Fragen zur Teamarbeit und Kommunikation vor. Da du regelmäßig mit Mitgliedern und Gremien kommunizieren wirst, ist es wichtig, deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager*in / Bürokraft (gn) - ['Vollzeit']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Schau dir die Webseite an, um mehr über deren Werte, Kultur und spezifische Anforderungen für die Position zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Rolle als Bürokraft wichtig sind. Achte darauf, deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen im Büromanagement klar darzustellen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Betone deine Erfahrungen im Rechnungs- und Mitgliedermanagement sowie deine Fähigkeit zur Terminkoordination.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständigen Bewerbungsunterlagen über unsere Webseite ein. Stelle sicher, dass alle Dokumente korrekt und vollständig sind, bevor du auf 'Absenden' klickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Wissenschaftspressekonferenz e.V. (WPK) vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet auf die Aufgaben
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben des Büromanagements vertraut. Überlege dir, wie du die eingehende Post und Mails effizient bearbeiten und weiterleiten würdest.
✨Kenntnisse im Rechnungsmanagement zeigen
Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit mit Rechnungen und Mitgliedsbeiträgen umgegangen bist. Zeige, dass du die Wichtigkeit von Beitrags- und Spendenbescheinigungen verstehst.
✨Terminkoordination und Organisation betonen
Erzähle von deinen Erfahrungen in der Koordination von Terminen und Einladungen. Zeige, dass du organisiert bist und auch unter Druck einen kühlen Kopf bewahren kannst.
✨Flexibilität und Teamarbeit hervorheben
Betone deine Bereitschaft, einmal pro Woche in der Geschäftsstelle anwesend zu sein. Zeige, dass du ein Teamplayer bist und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeitest.
