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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office operations, coordinate daily activities, and support various departments.
- Arbeitgeber: VIAFON is Germany's leading inside sales agency with 27 years of experience.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a transparent culture, great transport links, job security, and legendary rooftop parties.
- Warum dieser Job: Join a vibrant team with flat hierarchies and opportunities for personal growth.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed commercial training and some experience in office management required.
- Andere Informationen: Apply via WhatsApp for a quick response!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
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VIAFON ist Deutschlands führende Inside Sales Agentur für telefonischen Vertrieb an Geschäftskunden. Das heißt, wir verkaufen im Namen unserer renommierten Auftraggeber deren Produkte und Services an Geschäftskunden – per Telefon – seit 27 Jahren
Teilzeit
Landsberger Allee 117 A, 10407, Berlin
Mit Berufserfahrung
17.02.25
Stellenbeschreibung
Dich zeichnen deine Kommunikationsstärke & deine engagierte, sowieso verlässliche Arbeitsweise aus? Du hast Lust auf einen Job mit lebendiger Unternehmenskultur und flachen Hierarchien?
Dann bewirb Dich jetzt als Office Manager (m/w/d) in Teilzeit für unseren Standort in Berlin direkt an der Landsberger Allee!
Deine Aufgaben:
Verantwortung für das Officemanagement inkl. Empfang sowie allgemeiner Sekretariatsaufgaben z.B. Postein-/-ausgang, Telefonzentrale
Organisation und Koordination des Büroalltags
Kommunikationsschnittstelle für Besucher / Lieferanten / Mitarbeiter inkl. Bearbeitung der Korrespondenz
Verantwortung für die zentrale Meetingplanung und -organisation
Steuerung und Verantwortung für die Depot- und Materialausgabe
Reiseplanung
Unterstützung der Geschäftsführung und der Fachabteilungen Marketing, Vertrieb, Human Resources und Finanzbuchhaltung
Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Verträgen
Optimierung und Weiterentwicklung von Büroprozessen
Dein Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement o. Ä.)
Erste Berufserfahrung im Office-Management oder einer vergleichbaren Position
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Diskretion
- Selbstständigkeit und Eigeninitiative
Unsere Benefits für Dich
- Eine offene Firmenkultur, in der Wert auf Transparenz gelegt wird
- Eine tolle Verkehrsanbindung direkt am Ring: S-Bahn Landsberger Allee
Ein krisensicherer Job in Festanstellung mit Perspektive ab Tag 1
- Flache Hierarchien – nicht nur als Buzzword, sondern als Unternehmenswert
- Legendäre Partys auf unserer Dachterrasse
Wir freuen uns Dich kennenzulernen!
- Auch gerne per Whatsapp:
- Deine Lieblings-VIAFON
Ansprechpartner
- Anika Paetzel
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Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: VIAFON GmbH
Kontaktperson:
VIAFON GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Zeige deine Kommunikationsstärke bereits im ersten Kontakt. Wenn du dich telefonisch oder per E-Mail meldest, achte darauf, freundlich und professionell zu sein. Das gibt einen ersten Eindruck von deiner Fähigkeit, mit Kunden und Kollegen zu kommunizieren.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur von VIAFON. Zeige in deinem Gespräch, dass du die flachen Hierarchien und die offene Firmenkultur schätzt. Das zeigt, dass du gut ins Team passen würdest.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Überlege dir Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich Büroprozesse optimiert oder Meetings organisiert hast.
✨Tip Nummer 4
Nutze dein Netzwerk! Vielleicht kennst du jemanden, der bei VIAFON arbeitet oder dort gearbeitet hat. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen, wahrgenommen zu werden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Unternehmenswerte: Informiere dich über VIAFON und deren Unternehmenskultur. Achte darauf, wie du deine Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit in deiner Bewerbung hervorheben kannst, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
Lebendige Bewerbung: Gestalte dein Bewerbungsschreiben lebendig und ansprechend. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Office-Management, um zu zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle erfüllst.
Anpassung des Lebenslaufs: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Position an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die für die Rolle als Office Manager wichtig sind, insbesondere im Bereich der Büroorganisation und Kommunikation.
Prüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind und einen professionellen Eindruck hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VIAFON GmbH vorbereitest
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Position des Office Managers eine zentrale Kommunikationsschnittstelle darstellt, ist es wichtig, dass du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Sei klar und präzise in deinen Antworten und zeige, dass du in der Lage bist, Informationen effektiv zu vermitteln.
✨Bereite dich auf organisatorische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Officemanagement und wie du Büroprozesse optimiert hast. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine strukturierte Arbeitsweise verdeutlichen.
✨Sei bereit für Teamarbeit
Teamfähigkeit ist ein wichtiger Aspekt dieser Rolle. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen zeigen. Betone, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
✨Zeige Eigeninitiative
Die Stelle erfordert Selbstständigkeit und Eigeninitiative. Teile im Interview Beispiele, bei denen du proaktiv Lösungen gefunden oder Prozesse verbessert hast. Dies zeigt, dass du nicht nur reaktiv, sondern auch vorausschauend arbeiten kannst.
