Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage the executive office, including scheduling, documentation, and project coordination.
- Arbeitgeber: ProPotsdam is the largest housing company in Potsdam, shaping the city's livability.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, a modern workplace, and opportunities for personal development.
- Warum dieser Job: Join a supportive team in a recognized top employer with diverse tasks and a family-friendly environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in office management or similar, with several years of experience in assistance.
- Andere Informationen: This role requires daily presence in our Potsdam office.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Assistent in der Geschäftsführung (m/w/i)
Die ProPotsdam GmbH ist das größte Wohnungsunternehmen der Landeshauptstadt Potsdam und führender Dienstleister in den Bereichen Stadtsanierung, Stadtentwicklung, Wohnungsbau und Wohnfürsorge. Mit einem Bestand von über 18.000 Mietwohnungen ist sie gleichzeitig der größte Wohnungsanbieter auf dem Potsdamer Wohnungsmarkt.
Als ProPotsdam arbeiten wir jeden Tag daran, Potsdam zu einer noch lebenswerteren Stadt zu gestalten und wachsen dabei täglich über uns hinaus. Hinter ProPotsdam steht ein Unternehmensverbund aus neun Gesellschaften, die mit ihrem Engagement und ihren Projekten das Leben in Potsdam prägen.
Zur Unterstützung des Geschäftsführers der ProPotsdam GmbH suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine n
Assistent in (m/w/i) der Geschäftsführung.
Sie sind auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Herausforderung, bei der Sie Ihr Organisationstalent und Ihre kommunikativen Fähigkeiten optimal einsetzen können? Dann sind Sie hier genau richtig!
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Koordination & Organisation : Eigenverantwortliche Führung des Geschäftsführungs-büros, inklusive Terminmanagement, Aktenführung und allgemeiner Sekretariats-aufgaben
- Strategische Assistenz: Unterstützung des Geschäftsführers der ProPotsdam GmbH bei strategischen und operativen Aufgaben, inkl. Entscheidungsvorbereitung, Dokumentation und Umsetzungskontrolle.
- Informationsmanagement : Organisation und Priorisierung des Informationseingangs (E-Mail, Post, MS Teams) sowie Nachhalten von Wiedervorlagen
- Sitzungsmanagement : Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Besprechungen und Entscheidungen
- Projektarbeit: Koordination und Mitarbeit an Projekten inkl. Erfolgskontrolle, Berichtswesen und Kommunikation.
- Korrespondenz: Stilsichere Bearbeitung anspruchsvoller und sensibler Themen.
- Eventmanagement: Planung und Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen, Tagungen und Meetings
- Teamplayer: Sicherstellung der Erreichbarkeit der Sekretariate – auch bereichsübergreifend.
- Flexibilität & Eigeninitiative: Übernahme weiterer vergleichbarer Tätigkeiten und Sonderaufgaben, die die Dynamik des Unternehmens erfordert.
Die benannten Aufgaben erfordern eine tägliche Präsenz in unserem Büro in Potsdam.
Ihr Profil:
- abgeschlossene Ausbildung zur m Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte n oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
- sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Produkte
- Organisationstalent
- wünschenswert ist eine Weiterbildung im Projektmanagement oder digitale Büroorganisation
Wir bieten u. a.:
Wir geben Ihnen das Arbeitsumfeld, damit Sie mit ihrem Engagement und ihren Projekten das Leben in Potsdam gestalten können:
- mit flexiblen Arbeitszeiten.
- mit einem modernen Arbeitsplatz und einer hervorragend ausgestatteten Arbeitsumgebung, die eine angenehme Präsenz vor Ort gewährleistet.
- mit einem strukturierten Onboarding-Prozess und regelmäßigen Feedbackgesprächen sorgen wir für eine gelungene Integration in unser Unternehmen.
- mit einer langfristigen Investition in unsere Mitarbeiter innen – aus diesem Grund fördern wir die persönliche und fachliche Entwicklung unserer Mitarbeiter innen.
- mit einem attraktiven Arbeitsplatz in einem seit über 30 Jahren in Potsdam etablierten kommunalem Unternehmen.
- mit einem zukunftssicheren Arbeitsplatz – wir bieten ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, damit die Zukunft planbar und gesichert ist.
Eine Übersicht über unsere Benefits erhalten Sie hier:
MA-Benefits-Booklet_RZ_Web.pdf (propotsdam.de)
Was Sie bei uns erwartet!
Im Unternehmensverbund ProPotsdam erwarten Sie viele interessante und abwechslungsreiche Aufgaben sowie ein großes, sympathisches Team in einem modernen und familienfreundlichen Arbeitsumfeld. Die ProPotsdam zählt zu den besten Arbeitgebern der Hauptstadtregion Berlin-Brandenburg und ist im Rahmen des Wettbewerbs Great Place to Work \“Beste Arbeitgeber in Berlin-Brandenburg 2022\“ ausgezeichnet worden. Werden auch Sie ein Teil der ProPotsdam-Mannschaft! Wir freuen uns darauf, zusammen mit Ihnen die vielfältigsten Aufgaben für unsere Landeshauptstadt Potsdam anzugehen und umzusetzen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich jetzt online über den Bewerbungs-Button. Laden Sie hierzu bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen hoch.
Bewerbungen werden ausschließlich über das Bewerbungsformular angenommen.
Ansprechpartnerin: Sarah Schild ( 202)
Assistent in der Geschäftsführung (m/w/i) Arbeitgeber: ProPotsdam GmbH
Kontaktperson:
ProPotsdam GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent in der Geschäftsführung (m/w/i)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der Branche oder sogar bei ProPotsdam arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich intensiv mit den Projekten und Werten von ProPotsdam auseinandersetzt. Zeige, dass du nicht nur die Aufgaben verstehst, sondern auch, wie du zur Vision des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Demonstriere deine organisatorischen Fähigkeiten in der Praxis. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich Projekte koordiniert oder komplexe Aufgaben organisiert hast, und bringe diese in das Gespräch ein.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Eigeninitiative! Wenn du während des Bewerbungsprozesses Ideen hast, wie du die Effizienz im Büro steigern oder die Kommunikation verbessern könntest, teile diese mit dem Team während des Interviews.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent in der Geschäftsführung (m/w/i)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die ProPotsdam GmbH. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über ihre Projekte, Werte und die Unternehmenskultur zu erfahren.
Bewerbungsunterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente hast: ein aktuelles CV, ein Motivationsschreiben, Zeugnisse und Nachweise über deine Qualifikationen. Achte darauf, dass dein Motivationsschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingeht.
Anpassung des Lebenslaufs: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Betone deine Erfahrungen im Assistenzbereich und deine Kenntnisse in MS-Office sowie deine organisatorischen Fähigkeiten.
Online-Bewerbung einreichen: Nutze den Bewerbungs-Button auf der Website von ProPotsdam, um deine Unterlagen hochzuladen. Achte darauf, dass alle Informationen vollständig und korrekt sind, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ProPotsdam GmbH vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über die ProPotsdam GmbH, ihre Projekte und die Rolle, die du übernehmen möchtest. Zeige, dass du die Unternehmensziele verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Koordination belegen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Termine verwaltet und Informationen priorisiert hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Rolle viel Korrespondenz und Teamarbeit erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Übe, klare und präzise Antworten zu geben und Fragen zu stellen.
✨Flexibilität und Eigeninitiative betonen
Erkläre, wie du in der Vergangenheit flexibel auf Veränderungen reagiert hast und bereit bist, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen. Dies zeigt dein Engagement und deine Anpassungsfähigkeit.
