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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office operations and support HR tasks in a creative architecture firm.
- Arbeitgeber: Join a well-established architecture office in the heart of Vienna.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, a 4-day work week option, and a modern office environment.
- Warum dieser Job: Be part of a supportive team with a focus on work-life balance and personal development.
- Gewünschte Qualifikationen: Several years of experience in office organization or HR administration required.
- Andere Informationen: Office located just 1 minute from the subway, offering a secure workplace.
Ein etabliertes Architekturbüro mitten im Herzen von Wien sucht dich! Als Office ManagerIn spielst du eine entscheidende Rolle als Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und den 25 Mitarbeiter:innen, sowie bei der reibungslosen Organisation und Verwaltung des hellen und eleganten Büros. Office ManagerIn – Architekturbüro (m/w/d) 25 h/wo – flexible Zeiteinteilung – 4 Tage Woche möglich Du kümmerst dich um alle Abläufe im Büro und betreust in Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer alle Mitarbeiter:innen bei den anfallenden HR Agenden (von der Vertragserstellung über das Onboarding bis hin zur laufenden Kommunikation). Du bist verantwortlich für die Planung und Organisation von firmeninternen Events und Veranstaltungen wie Meetings, Workshops, Schulungen und des jährlichen Firmenausflugs. Im dualen Zeiterfassungssystem (Arbeits-/Projektstunden) sind deine Aufgaben die Zeit- und Projektstundenverfolgung, Urlaubslistenführung, Krankenstandsverwaltung sowie die Erstellung diverser Reports. Zu deinen weiteren Agenden gehört das Erfassen der Eingangsrechnungen in unserem Accounting System (BMD) und die Freigabe der Rechnungen im Austausch mit den Projektleiter:innen. Du unterstützt bei Initiativen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Optimierung von Arbeitsabläufen. Hier sind deine Erfahrungen aus dem Büroalltag ein wertvoller Beitrag. Du verfügst über mehrere Jahre Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation und/oder HR Administration. Du arbeitest gerne in einem ansprechenden und kreativen Umfeld eines Architekturbüros und schätzt es, mit deiner strukturierten Arbeitsweise sowie deinem Organisationstalent die Personaladministration und Backoffice-Abläufe reibungslos und effizient zu gestalten. Hilfsbereitschaft und selbst organisiertes sowie präzises Arbeiten sind für dich selbstverständlich. Du verfügst über ausgeprägtes Kommunikationsgeschick und tauschst dich gerne mit deinen Kolleg:innen aus. Entdecke die Vorteile eines angenehmen Arbeitsumfelds mit geregelten Arbeitszeiten inkl. Gleitzeit, klaren Strukturen und einem ausgewogenen Work-Life-Verhältnis. Du hast eine 25 h/Woche mit Gleitzeit. Falls du möchtest besteht die Möglichkeit einer 4-Tage-Woche. Das repräsentatives Büro in der Wiener Innenstadt ist nur 1 Minute zu Fuß von der U-Bahn entfernt. Der Gehaltsrahmen liegt bei ca. 3.200 bis 4.200 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis je nach deiner bisherigen Berufserfahrung. Du arbeitest in einem sympathischen und empathischen Team, in dem ein außerordentlich wertschätzender Umgang untereinander gepflegt wird. Weitere Benefits: Modernes Büro mit top Infrastruktur Wertschätzendes Umfeld 25 h/wo mit Gleitzeit 4-Tage-Woche möglich Einfache öffentliche Erreichbarkeit Eigenständiges Aufgabengebiet Sicherer Arbeitsplatz JBTC1_AT
Office ManagerIn - Architekturbüro (m/w/d) Arbeitgeber: Jobtraffic
Kontaktperson:
Jobtraffic HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office ManagerIn - Architekturbüro (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Architekturbranche tätig sind. Sie könnten dir wertvolle Einblicke geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends und Entwicklungen im Bereich Büroorganisation und HR Administration. Zeige in Gesprächen, dass du auf dem neuesten Stand bist und innovative Ideen zur Optimierung von Arbeitsabläufen hast.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im HR-Bereich unter Beweis stellen. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für das kreative Umfeld eines Architekturbüros. Bereite dich darauf vor, zu erklären, warum du gerne in einem solchen Umfeld arbeiten möchtest und wie du zur Teamdynamik beitragen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office ManagerIn - Architekturbüro (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Architekturbüro. Besuche die Website des Unternehmens, um mehr über deren Projekte, Werte und die Unternehmenskultur zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Gestalte deinen Lebenslauf und dein Anschreiben so, dass sie deine Erfahrungen in der Büroorganisation und HR-Administration hervorheben. Betone deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation, die für die Rolle wichtig sind.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für die Position bist. Gehe auf deine Erfahrungen im Büroalltag und deine Begeisterung für die Arbeit in einem kreativen Umfeld ein.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständigen Bewerbungsunterlagen über unsere Website ein. Achte darauf, dass alle Dokumente gut formatiert und fehlerfrei sind, bevor du sie hochlädst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobtraffic vorbereitest
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und HR-Administration unter Beweis stellen. Überlege dir, wie du Abläufe optimiert oder Events organisiert hast.
✨Kommunikationsgeschick demonstrieren
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen im Austausch mit Kolleg:innen und Vorgesetzten zu sprechen. Zeige, wie du Konflikte gelöst oder Informationen effektiv weitergegeben hast.
✨Interesse an Digitalisierung zeigen
Informiere dich über aktuelle Trends in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und bringe Ideen mit, wie du diese im Architekturbüro umsetzen könntest. Das zeigt dein Engagement für die Weiterentwicklung des Unternehmens.
✨Flexibilität und Teamgeist betonen
Hebe hervor, wie wichtig dir ein wertschätzendes Arbeitsumfeld ist und wie du dich in ein empathisches Team einbringst. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, wo du flexibel auf Veränderungen reagiert hast.
