Administrative:r Assistent:in im Sekretariat

Forschung für eine Gesellschaft im Wandel

Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften.

Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.400 Kolleg:innen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns

Bei uns haben Sie die Chance, das neu gegründete Institut für nachhaltige Wasserstoffwirtschaft (INW) von Beginn an mit Ihren Ideen zu begleiten. Das INW bildet mit der H2-Demonstrationsregion das "Helmholtz-Cluster für nachhaltige und infrastrukturkompatible Wasserstoffwirtschaft" (HC-H2). Hier werden wissenschaftliche Grundlagen im Bereich innovativer Wasserstofftechnologien gelegt, um Forschungs- und Entwicklungsansätze mit hohem Nachhaltigkeitspotenzial und attraktiven Wirtschaftlichkeitsaussichten voranzutreiben.

Sie werden dem Institutsbereich Prozess- und Anlagentechnik für die chemische Wasserstoffspeicherung (INW-4) angehören. Das INW-4 befasst sich mit der Prozesssynthese und Validierung von Gesamtsystemen und Prozessen für die Herstellung und Nutzung von chemischen Wasserstoffspeichern.

Wenn Sie Interesse an den Themen Energiewende, Nachhaltigkeit und chemische Wasserstoffspeicher haben, dann sind Sie hier in Ihrem Element. Werden Sie Teil des Teams und machen Sie die Welt ein Stück nachhaltiger

Ihre Aufgaben:

• Funktion der zentralen Schnittstelle für wissenschaftliche und administrative Anfragen im INW-4
• Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Institutsbereichsleitung
• Eigenverantwortliche Büroorganisation
• Bearbeitung des Posteingangs und Erstellung geschäftlicher Korrespondenz
• Administrative Vor- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Dienstreisen einschließlich Korrespondenz mit Antragsteller:innen sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
• Informations- und Terminmanagement, insbesondere die Planung, Überwachung sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Planung, Organisation und Begleitung von Sitzungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, Meetings und Kolloquien mit Gästen aus Politik, Wirtschaft und Industrie
• Einholung von Angeboten bei externen Anbietern zu Bewirtungen, Hotelunterkünften usw.
• Unterstützung bei der Vor- und Aufbereitung von Vortragsmaterialien, auch in englischer Sprache
• Führung des Protokolls bei internen und externen strategischen Leitungsabstimmungen
• Erstellung von Präsentationen sowie wissenschaftlichen und administrativen Statistiken in Microsoft Office und Smartsheet
• Unterstützung bei der Definition und Implementierung von Workflows und Arbeitsabläufen

Ihr Profil:

• Eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung; alternativ ist auch ein Abschluss als staatlich anerkannte:r Fremdsprachensekretär:in, eine gleichwertige Qualifikation bzw. der Nachweis der Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau) oder ein vergleichbarer Abschluss wünschenswert
• Fundierte Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
• Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften / Leitungspositionen
• Absolute Zuverlässigkeit und verantwortungsbewusstes Arbeiten
• Offene und kommunikative Persönlichkeit
• Kundenorientiertes, professionelles und verbindliches Auftreten
• Organisationstalent; strukturiertes Arbeiten in Eigenverantwortung
• Flexibilität und Teamgeist
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Ausgeprägtes Interesse und Motivation, den Institutsbereich mit aufzubauen und zu gestalten

Unser Angebot:

• Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:
• Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
• Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
• Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z. B. im Homeoffice
• 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeitszeitmodell) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: https://go.fzj.de/Benefits.

Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe 5-9a nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).

Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: https://go.fzj.de/bmi.tvoed. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort der Seite 66 des PDF-Downloads.

Dienstort: Brainergy Park Jülich

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potenziale verwirklichen können, ist uns wichtig.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 16.03.2025 über unser Online-Bewerbungsportal .