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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office tasks, support students, and assist in administrative duties.
- Arbeitgeber: Join the innovative Technische Universität Chemnitz, a leader in education and research.
- Mitarbeitervorteile: Flexible working hours, opportunities for part-time work, and a supportive environment.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team that fosters personal and professional growth in academia.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training in office administration or similar, with strong German and English skills.
- Andere Informationen: Applications are accepted until 16.12.2024; no original documents needed.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Technische Universität Chemnitz hat sich als innovative Wissenschafts- und Bildungseinrichtung etabliert, die sich den Herausforderungen im Wettbewerb zwischen den Hochschulen bewusst stellt. Sie bietet Persönlichkeiten mit ausgewiesener fachlicher Kompetenz, die konstruktiv an der innovativen Weiterentwicklung mitwirken möchten, attraktive Arbeitsplätze.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist an der Fakultät für Maschinenbau, Professur Produktionssysteme und -prozesse eine Stelle als vollbeschäftigte/-r
Verwaltungsangestellte/-r/Sekretär/-in (m/w/d)
zunächst befristet bis 21.02.2025 im Rahmen einer Vertretung mit der Option auf befristete Weiterbeschäftigung zu besetzen. Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Technische Universität Chemnitz ist bemüht, Frauen besonders zu fördern und bittet qualifizierte Frauen daher ausdrücklich, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder Gleichgestellte nach Maßgabe des SGB IX vorrangig berücksichtigt. Der Arbeitsplatz ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Bei entsprechenden Bewerbungen erfolgt die Überprüfung, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.
Zum Aufgabenbereich zählen insbesondere:
- Büromanagement (E-Mail-/Postbearbeitung, Korrespondenz, Terminkontrolle und -planung, Raumverwaltung, Protokollführung bei Teamsitzungen, Betreuung von Gästen)
- Bearbeitung verwaltungs- und finanztechnischer Angelegenheiten (Kostenstellenverwaltung von Haushalt und Drittmitteln, Bestellungen und Projektabrechnungen, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen)
- Unterstützung bei der Erfüllung lehrtechnischer Angelegenheiten und Aufgaben, sowie Betreuung von Studierenden (insbesondere Organisation im Rahmen von Prüfungen, Kolloquien, Unterstützung bei der Semesterstundenplanung)
- Organisatorische Betreuung von Promovenden
- Generelle Unterstützung der Professur bei der Wissenschaftsorganisation (Erledigung verschiedentlich anfallender Schreibarbeiten, Arbeitsmaterialienvorbereitung durch Kopien und Scans, Assistenz bei Bibliographiedatenbanken und bei Fachliteraturbeschaffung)
Voraussetzungen:
- mindestens erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungssektor bzw. eine vergleichbare Qualifikation und Eignung aufgrund vorliegender Fachkenntnisse und einschlägiger Erfahrungen im Bereich Sekretariat/ Verwaltung
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- sicherer Umgang mit Office-Software und Internetanwendungen
- hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Serviceorientierung
- ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie Organisationstalent
- hohes Maß an Loyalität und Diskretion
- Erfahrungen auf dem Gebiet des Hochschulwesens wünschenswert
Bitte sehen Sie unbedingt von der Einsendung von Originalunterlagen ab, da Ihre schriftlichen Unterlagen nicht zurückgesendet, sondern unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet werden. Wünschen Sie eine Rücksendung, legen Sie Ihrer Bewerbung bitte einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag bei.
Bewerbungen sind unter dem Stichwort »PSP-Sekr.« mit den üblichen Unterlagen bis 16.12.2024 elektronisch oder postalisch an u. a. Adresse zu richten. Bitte beachten Sie, dass aus sicherheitstechnischen Gründen keine elektronischen Bewerbungen bzw. Anhänge von Bewerbungen im Stellenbesetzungsverfahren berücksichtigt werden können, welche über Verknüpfungen (Hyperlinks) zu Dritten zum Download zur Verfügung gestellt werden.
Technische Universität Chemnitz
Fakultät für Maschinenbau
Professur Produktionssysteme und -prozesse
Ansprechpartner: Prof. Dr.-Ing. Martin Dix
#J-18808-Ljbffr
Verwaltungsangestellte/-r / Sekretär/-in (m/w/d) Fakultät für Maschinenbau; Professur Produktio[...] Arbeitgeber: Technische Universität Chemnitz
Kontaktperson:
Technische Universität Chemnitz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsangestellte/-r / Sekretär/-in (m/w/d) Fakultät für Maschinenbau; Professur Produktio[...]
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Technischen Universität Chemnitz, um mehr über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf deine Erfahrungen im Büromanagement und in der Verwaltung beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast, um deine Eignung zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen an der Fakultät für Maschinenbau. Zeige im Gespräch, dass du dich mit den Themen der Professur Produktionssysteme und -prozesse auseinandergesetzt hast und wie du zur Unterstützung dieser Projekte beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Sprachkenntnisse unter Beweis zu stellen. Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, könnte es hilfreich sein, ein kurzes Gespräch auf Englisch zu führen, um deine Kommunikationsfähigkeit zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsangestellte/-r / Sekretär/-in (m/w/d) Fakultät für Maschinenbau; Professur Produktio[...]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und relevanten Zeugnissen. Achte darauf, dass deine Dokumente klar strukturiert und fehlerfrei sind.
Anschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe auf die spezifischen Anforderungen der Stelle ein und zeige, wie du zur Fakultät für Maschinenbau beitragen kannst.
E-Mail-Korrespondenz beachten: Wenn du deine Bewerbung per E-Mail einreichst, achte darauf, dass du eine professionelle E-Mail-Adresse verwendest und die Betreffzeile klar und präzise ist. Verwende den angegebenen Stichwort 'PSP-Sekr.' im Betreff.
Fristen einhalten: Achte darauf, dass du deine Bewerbung bis zum 16.12.2024 einreichst. Plane genügend Zeit ein, um alle Unterlagen rechtzeitig vorzubereiten und einzureichen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Technische Universität Chemnitz vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und zeige, dass du sowohl im Team als auch mit externen Partnern gut kommunizieren kannst.
✨Hebe deine Flexibilität hervor
Die Position erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und Einsatzbereitschaft. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit flexibel auf Veränderungen reagiert hast und wie du dich schnell an neue Situationen anpassen kannst.
✨Frage nach der Hochschulkultur
Zeige dein Interesse an der Technischen Universität Chemnitz, indem du Fragen zur Hochschulkultur und den Herausforderungen stellst, mit denen die Fakultät konfrontiert ist. Dies zeigt, dass du dich mit der Institution identifizieren möchtest und bereit bist, aktiv zur Weiterentwicklung beizutragen.
