Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen
Auf einen Blick
- Aufgaben: Support daily agendas, manage schedules, and organize events for a dynamic lawyer.
- Arbeitgeber: Join a diverse family office managing real estate, hospitality, and more in Vienna.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, remote work options, and additional days off during the holidays.
- Warum dieser Job: Gain valuable experience in a prestigious office with opportunities for growth and learning.
- Gewünschte Qualifikationen: Must have Matura-level education and experience in administrative roles, preferably in law.
- Andere Informationen: Competitive salary starting at €2,000 for 20 hours per week, with potential for more.
Wien Teilzeit (20 WSt.)
6. März
Verfasst von Office Jobsbutler
Unsere Kundin ist eine Unternehmerin, die als Rechtsanwältin tätig ist und ein breitgefächertes Portfolio im Family Office verantwortet (u.a. Immobilien, Hotellerie, Weinbau, Kleinwasserkraftwerke). Sie sucht eine persönliche Assistenz zur Unterstützung ihrer täglichen Agenden.
Chefsekretär:in (20 WSt.)
Wien
Ihre Aufgabe:
-
Unterstützung in organisatorischen und administrativen Belangen
-
Planung und Koordination von Terminen
-
Führung und Pflege von To-Do-Listen
-
Dokumentation und Ablage (elektronisch und in Papierform)
-
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, inklusive Protokollführung und Follow-up
-
Verwaltung und Bearbeitung von Verträgen
-
Rechnungskontrolle sowie Erstellung von Abrechnungen und Leistungsverzeichnissen
-
Vergleich und Auswertung von Angeboten und Kostenvoranschlägen
-
Reiseorganisation und -abrechnung
-
Pflege von Adresslisten
-
Korrespondenz und Telefonate
-
Organisation von Veranstaltungen
-
Unterstützung bei Bauvorhaben
-
Aktualisierung der Website und des Webshops des Weinguts
-
Organisation des Weinversands
-
Botengänge
Ihr Profil:
-
Abgeschlossene Ausbildung auf zumindest Matura-Niveau
-
Mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich, vorzugsweise als Assistenz der Unternehmensleitung oder in einer Anwaltskanzlei
-
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
-
Grundverständnis in Buchhaltung
-
Hohe organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität
-
Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse
-
Erstklassiges Auftreten und sehr gute Umgangsformen
-
Führerschein der Klasse B
-
Von Vorteil: Interesse an rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Themen
Das Angebot:
-
Attraktive Entlohnung
-
Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit
-
Arbeitsplatz in einem repräsentativen Büro in 1010 Wien
-
Angenehmes Arbeitsklima
-
Weiterbildungsmöglichkeiten
-
Langfristige Perspektive mit attraktiven Rahmenbedingungen
-
Flexible Arbeitszeiten
-
Möglichkeit zum Homeoffice
-
Zwei zusätzliche freie Tage (24.12. und 31.12.)
Für diese Position wird ein Monatsbruttogehalt ab € 2.000,00 für 20 Wochenstunden mit Bereitschaft zur Überzahlung angeboten.
Sollte diese Position für Sie oder jemanden aus Ihrem Bekanntenkreis interessant sein, nehmen Sie bitte Kontakt mit mir auf, damit wir Ihr aktuelles Profil nochmals mit den Anforderungen unseres Kunden abgleichen können.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per Email oder direkt per Formular:
Office Jobsbutler
Chefsekretär:in Arbeitgeber: jobs Personalberatung GmbH
Als Arbeitgeber bietet unsere Kundin ein inspirierendes Arbeitsumfeld in einem repräsentativen Büro im Herzen von Wien, wo Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit als Chefsekretär:in ausüben können. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zum Homeoffice und attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter. Zudem erwartet Sie ein angenehmes Arbeitsklima und eine langfristige Perspektive mit einer fairen Entlohnung, die über dem Marktstandard liegt.
Kontaktperson:
jobs Personalberatung GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Chefsekretär:in
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Rechtsbranche oder im administrativen Bereich tätig sind. Oftmals erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Position. Da es sich um eine Assistenz in einer Anwaltskanzlei handelt, ist es wichtig, ein gutes Verständnis für rechtliche und betriebswirtschaftliche Themen zu haben. Zeige dein Interesse an diesen Bereichen in Gesprächen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation und Priorisierung von Aufgaben vor. In einem Vorstellungsgespräch könnte es darum gehen, wie du mit mehreren Terminen und Aufgaben gleichzeitig umgehst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine MS-Office-Kenntnisse aktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, während des Gesprächs oder in einer praktischen Übung deine Fähigkeiten in Excel oder Word zu demonstrieren, nutze diese Chance, um zu zeigen, dass du die Anforderungen erfüllst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Chefsekretär:in
Organizational Skills
Administrative Skills
Time Management
MS Office Proficiency (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Document Management
Meeting Preparation and Minutes Taking
Contract Management
Invoice Control
Communication Skills
Fluency in German and English
Flexibility
Interpersonal Skills
Attention to Detail
Basic Accounting Knowledge
Driving License Class B
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Unternehmerin und ihr Portfolio. Verstehe die verschiedenen Bereiche, in denen sie tätig ist, um deine Bewerbung gezielt auf ihre Bedürfnisse auszurichten.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweise über deine Ausbildung sowie berufliche Erfahrungen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und aktuell ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation und Eignung für die Position als Chefsekretär:in hervorhebt. Gehe auf deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen im administrativen Bereich ein.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung entweder per E-Mail oder über das bereitgestellte Formular ein. Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei jobs Personalberatung GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf organisatorische Fragen vor
Da die Position viel mit Planung und Koordination zu tun hat, solltest du dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung überlegen, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Überlege dir, wie du Termine effizient verwaltest und To-Do-Listen führst.
✨Zeige deine MS-Office-Kenntnisse
Die Stelle erfordert sehr gute Kenntnisse in MS-Office. Bereite dich darauf vor, spezifische Funktionen oder Tools zu nennen, die du in der Vergangenheit verwendet hast, um administrative Aufgaben zu bewältigen. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel für ein Projekt geben, bei dem du Excel oder PowerPoint effektiv eingesetzt hast.
✨Hebe deine Kommunikationsfähigkeiten hervor
In dieser Rolle wirst du viel Korrespondenz führen und telefonieren. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern zu sprechen. Zeige, dass du sowohl in Deutsch als auch in Englisch sicher bist und gut mit Menschen umgehen kannst.
✨Interesse an rechtlichen Themen zeigen
Da die Position in einer Anwaltskanzlei angesiedelt ist, ist es von Vorteil, wenn du ein gewisses Interesse an rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Themen zeigst. Informiere dich über aktuelle Entwicklungen in diesen Bereichen und sei bereit, darüber zu sprechen, um dein Engagement zu demonstrieren.
