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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support HR tasks, manage office organization, and assist with events.
- Arbeitgeber: Join home4students, a non-profit supporting students for over 60 years.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a relaxed work atmosphere, social events, and additional perks like meal vouchers.
- Warum dieser Job: Make a real impact on students' lives while working in a fun, supportive team.
- Gewünschte Qualifikationen: Ideal candidates have administrative experience, speak fluent German, and are MS Office savvy.
- Andere Informationen: Position is initially temporary but may lead to a permanent role.
Mein Name ist Sabine Özen – ich bin bei home4students für alle Personalangelegenheiten und die Büroorganisation in unserer Zentrale im 9. Bezirk in Wien zuständig. Wir sind ein gemeinnütziger Studierendenheimträger und schaffen seit über 60 Jahren für junge Menschen optimale Rahmenbedingungen für ihr Studium. In Wien, Graz, Salzburg, Klagenfurt und Innsbruck bieten wir günstiges Wohnen in verschiedenen Formen für mehr als 2.500 Studierende an.
Meine Kollegin startet im Juni in ihre Babypause und daher suche ich ab 12. Mai 2025
eine n Assistentin en für die Personalabteilung und die Büroorganisation (m/w/x)
1090 Wien, Sensengasse 2b
(Vollzeit 38,5 Wochenstunden)
damit unser kleines Team wieder komplett ist. Die Stelle ist zunächst für ca. 1,5 Jahre als Karenzvertretung befristet – eine Verlängerung bzw. dauerhafte Anstellung ist abhängig vom Arbeitsmodell meiner jetzigen Kollegin nach der Karenz durchaus möglich.
Wenn du einen abwechslungsreichen Job mit echtem Sinn suchst und einen wertvollen Beitrag zur Förderung junger Menschen leisten möchtest, bist du bei uns gut aufgehoben!
Aufgaben
- deine \“Basis\“ ist die Personalabteilung – du unterstützt mich bei der Vorbereitung der Lohnverrechnung die vom Steuerberater durchgeführt wird, bei der Abwicklung von Ein- und Austritten und bei der Verwaltung der Personalakten (Datenpflege in der Personalsoftware BMD und Ablage)
- du hältst unsere Vertragsdatenbank immer auf dem neuesten Stand
- du unterstützt unsere Sicherheitsvertrauensperson bei der Arbeitsplatzevaluierung
- damit sich unsere Kolleg innen wohl fühlen, organisierst du diverse Firmenveranstaltungen (Weihnachtsfeier, Betriebsausflug etc.) und sorgst dafür, dass immer genug \“Goodies\“ (Kaffee, Tee etc.) im Büro vorhanden sind
- du bist verantwortlich für die Abstimmung der Büroreinigung mit der externen Reinigungsfirma
- du empfängst Besucher und verwaltest die Besprechungszimmer (Terminplanung, Vorbereitung von Meetings etc.)
- du kümmerst dich um die Aus- und Eingangspost und betreust das Telefon und das zentrale E-Mail-Postfach
- sollte es bei anderen Abteilungen in der Zentrale zu Engpässen kommen, bist du als Unterstützung zur Stelle
Profil
- du hast idealerweise eine kaufmännische Ausbildung und bringst Erfahrung im Bereich Verwaltung/Organisation mit
- du sprichst und schreibst perfekt Deutsch und kannst auch gut auf Englisch kommunizieren
- der Umgang mit MS-Office ist für dich kein Problem
- du bist dir der Vertraulichkeit und Verschwiegenheit, die diese Stelle mit sich bringt, bewusst
- deine Stärken liegen im organisatorischen und administrativen Bereich
- du arbeitest sehr genau
- du arbeitest selbständig, kannst dich aber auch sehr gut in ein Team einfügen
Wir bieten
- eine gute und entspannte Arbeitsatmosphäre
- sinnvolle, interessante und abwechslungsreiche Aufgaben in einer NPO
- eine zuverlässige Arbeitgeberin
- ein engagiertes, sympathisches und humorvolles Team
- die Vorteile flacher Hierarchien
- verschiedene Sozialleistungen zusätzlich zum Gehalt (z.B. Lebensmittelgutscheine)
- Social Events wie Betriebsausflug und Weihnachtsfeier
- ein Bruttomonatsgehalt für 38,5 Wochenstunden in Höhe von € 2.734,-.
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Assistent (m/w/x) für die Personalabteilung und die Büroorganisation Arbeitgeber: home4students
Kontaktperson:
home4students HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent (m/w/x) für die Personalabteilung und die Büroorganisation
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der Personalabteilung oder im Verwaltungsbereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Werte und die Mission von home4students. Zeige in deinem Gespräch, dass du nicht nur die Aufgaben verstehst, sondern auch, wie wichtig die Unterstützung junger Menschen für die Organisation ist.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich Projekte oder Veranstaltungen organisiert hast, um deine Eignung für die Stelle zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit zu beantworten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit sensiblen Informationen umgegangen bist und betone deine Professionalität in diesem Bereich.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent (m/w/x) für die Personalabteilung und die Büroorganisation
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über home4students und deren Mission. Verstehe, wie sie Studierenden helfen und welche Werte das Unternehmen vertritt. Dies wird dir helfen, deine Motivation im Bewerbungsschreiben klar zu formulieren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position als Assistent in der Personalabteilung wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im administrativen Bereich.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du bei home4students arbeiten möchtest. Gehe auf deine Leidenschaft für die Unterstützung junger Menschen und deine organisatorischen Fähigkeiten ein.
Überprüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente sorgfältig auf Rechtschreibfehler und Vollständigkeit. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei home4students vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Stelle viel Organisation erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Veranstaltungen organisiert oder administrative Aufgaben effizient erledigt hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Kommunikation auf Deutsch und Englisch wichtig ist, bereite dich darauf vor, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Du könntest auch darüber sprechen, wie du in der Vergangenheit mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Teamarbeit hervorheben
Die Fähigkeit, gut im Team zu arbeiten, ist entscheidend. Bereite einige Beispiele vor, die zeigen, wie du in einem Team gearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen und Herausforderungen zu meistern.
