Office Administrator

Office Administrator (w/m/d)

Stonebranch entwickelt Lösungen für die IT-Orchestrierung und -Automatisierung, die IT-Umgebungen in Unternehmen von der einfachen Automatisierung von IT-Aufgaben in eine hochentwickelte Echtzeit-Orchestrierung von Geschäftsdiensten verwandeln. Unabhängig vom Grad der Automatisierung ist die Stonebranch-Plattform einfach, modern und sicher. Mit dem Universal Automation Center (UAC) von Stonebranch können Unternehmen Workloads und Daten in hybriden IT-Umgebungen nahtlos orchestrieren. Stonebranch hat seinen Hauptsitz in Atlanta, Georgia, und verfügt über Kontakt- und Supportstellen in ganz Amerika, Europa und Asien. Stonebranch betreut einige der weltweit größten Unternehmen aus den Bereichen Finanzen, Fertigung, Gesundheitswesen, Reisen, Transport, Energie und Technologie.

Dein Beitrag zur Erfolgsgeschichte:

Bist du gut organisiert, detailorientiert und möchtest Erfahrungen im operativen Geschäft sammeln? Dann ist dies die richtige Gelegenheit für dich! Werde Teil eines dynamischen und internationalen Arbeitsumfelds, in dem du eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Ablauf in unserem Frankfurter Büro spielen wirst.

In dieser Funktion bist du für die Büroverwaltung zuständig, unterstützt Führungskräfte und Mitarbeiter, koordinierst Firmenveranstaltungen und hilfst bei Personal- und Buchhaltungsaufgaben. Du wirst dich in einem schnelllebigen Umfeld wohlfühlen und zu einem positiven und produktiven Arbeitsplatz beitragen.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle im Büro (5 Tage pro Woche vor Ort) in Frankfurt am Main, Deutschland. Du berichtest an den HR Manager Deutschland.

Dein Beitrag im Unternehmen:

Der/die ideale Kandidat/in ist ein/e ausgezeichnete/r Multitasker/in, der/die die Verantwortung für den täglichen Bürobetrieb übernimmt und gleichzeitig dafür sorgt, dass sich die Mitarbeiter/innen wohl fühlen. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

Office Administration:

• Aufrechterhaltung der Büroorganisation, Sauberkeit und Bestandsverwaltung
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter
• Verwaltung der Rezeption, einschließlich Begrüßung von Besuchern und Bearbeitung von Lieferungen
• Bearbeitung von ein- und ausgehenden Dokumenten, einschließlich Post und Archivierung von Unterlagen
• Beaufsichtigung des Gebäudebetriebs und Kontaktaufnahme mit der Hausverwaltung
• Verteilen von Gebäudeschlüsselkarten und Verwalten der Zugangskontrollen zum Büro
• Planung und Durchführung von Büroveranstaltungen und Firmentreffen
• Koordination der Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter und der Logistik für die Einarbeitung
• Organisieren von Geschäftsreisen nach Bedarf
• Verfolgen und Verwalten des Budgets für Büro- und Veranstaltungsausgaben
• Verwalten von Urlaubs- und Veranstaltungskalendern für die weltweiten Standorte
• Kommunikation von Aktualisierungen und Veranstaltungen im Büro an die Mitarbeiter

Unterstützung der Buchhaltung:

• Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung und Eingabe der Rechnungen in die Unternehmenssoftware
• Entgegennahme von Lieferantenrechnungen und Koordination mit der Buchhaltungsabteilung
• Zusammenarbeit mit dem Staff Accountant bei der Bearbeitung von Angelegenheiten der Sozialversicherung, der Steuerbehörde und von Vorschriften
• Einreichen und Anfordern von Unterlagen bei Steuerbehörden und öffentlichen Stellen

Unterstützung der Personalabteilung:

• Unterstützung bei HR-Aufgaben im Zusammenhang mit Einarbeitung, Gehaltsabrechnung, Rekrutierung, Schulung und Mitarbeiterkommunikation
• Verwaltung der Unterlagen für neue Mitarbeiter, Systemprofile und Orientierung bei der Gehaltsabrechnung
• Beratung bei Programmen für Mitarbeiterleistungen
• Unterstützung von Initiativen, die sich auf Mitarbeiterengagement, globale Unternehmenskultur und Veranstaltungsplanung konzentrieren
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Unternehmens- und Mitarbeiterinformationen
• Verwaltung elektronischer Leistungs- und Gehaltsabrechnungssysteme nach Bedarf

Was du in das Team einbringst:

• Bachelor-Abschluss oder in Arbeit befindlicher Abschluss (wünschenswert), oder vergleichbare, kaufmännische Ausbildung
• Den Wunsch, die besten Praktiken des Unternehmens zu erlernen und Arbeitserfahrung in einem geschäftlichen Umfeld zu sammeln
• Organisationstalent und Detailorientiertheit, gepaart mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu erledigen und sich an ein schnell entwickelndes Umfeld anzupassen
• Genauigkeit und Liebe zum Detail bei allen Projekten
• Persönliches, sympathisches Auftreten mit der Fähigkeit, mit globalen Teams, Führungskräften und Kunden zu interagieren
• Fließende schriftliche und mündliche Beherrschung der englischen und deutschen Sprache zwingend erforderlich

Das wirst du an Stonebranch lieben:

• Wettbewerbsfähige Vergütung
• Großartige Unternehmenskultur
• Erstattung von Transportkosten
• Erstattung von Fitnessstudiokosten
• Regelmäßige gesellschaftliche Veranstaltungen
• Arbeit in einem motivierten, erfahrenen und internationalen Team von Spitzenkräften
• Kontinuierliche berufliche Entwicklung und Förderung

Wir sind ein Arbeitgeber der Chancengleichheit und diskriminieren keine Bewerber aufgrund ihrer Ethnie, ihres Geschlechts, ihres Veteranenstatus, einer Behinderung oder einer anderen auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene geschützten Gruppe.

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