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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage project funds and support project organization and communication.
- Arbeitgeber: Join the prestigious Friedrich-Schiller-University Jena, a hub of research and innovation.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a secure job with 30 vacation days, flexible childcare, and professional development opportunities.
- Warum dieser Job: Be part of a vibrant team shaping the future in a modern university environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training in administration or equivalent experience; strong English skills required.
- Andere Informationen: Position is full-time but can accommodate part-time requests based on needs.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Stellenausschreibung
Reg.-Nr. 057/2025
Fristende 28.03.2025
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.
Am Otto-Schott-Institut für Materialforschung der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Verwaltungsmitarbeiter:in Projektadministration
in Vollzeit (100 % / 40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.
Die Professur für Glaschemie vertritt das Fachgebiet „Glas und verwandte Materialien“ in Forschung und Lehre, beispielsweise im Rahmen des internationalen Studienganges „Chemistry of Materials, M.Sc.“ sowie in den materialwissenschaftlichen Studiengängen der Friedrich-Schiller-Universität Jena. Im Rahmen Ihrer Tätigkeit unterstützen Sie unsere Arbeit in allen Aspekten der Verwaltung der Professur und werden so an zentraler Stelle zu einem unverzichtbaren Teil unseres Teams.
Ihre Aufgaben:
- Bewirtschaftung der Projektgelder im Rahmen der Vorgaben der Drittmittelgeber sowie der Projektleiter
- Permanente Überwachung des Mittelbestandes
- Unterstützung der Projektleiter bei Aufgaben der Projektorganisation- und -kommunikation
- Übernahme von administrativen Aufgaben bei Projektanbahnung und -beantragung
- Erledigung laufender administrativer Aufgaben im Zusammenhang mit den Lehr- und Forschungsaufgaben
- Beantwortung und Erstauskunft zu spezifischen Anfragen (deutsch/englisch) internationaler Studierender, Mitarbeiter und Kooperationspartner
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich (bspw. Verwaltungsfachangestellte:r, Fachangestellte:r für Bürokommunikation, Kaufmann/frau für Büromanagement) bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Kenntnisse im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
- Einschlägige Berufserfahrungen (Unterstützung des Managements von DM-Projekten) wünschenswert
- Sehr gute, anwendungsbereite Englischkenntnisse
- Gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel
- Zuverlässige und selbständige Arbeitsweise
- Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, sowie soziale Kompetenz
Unser Angebot:
- Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 9a inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
- Die Chance in einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität zukunftsweisende Entwicklungen mitzugestalten und einen sicheren Arbeitsplatz in der Lichtstadt Jena mit attraktivem Freizeit- und Naherholungswert
- Mitarbeit in einem vielfältigen, lebendigen Team mit umfangreichen nationalen und internationalen Kontakten zu Universitäten, Forschungseinrichtungen und Industrieunternehmen
- Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm und individuelle Entwicklungs- und Qualifizierungsmaßnahmen
- Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
- Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12
Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.
Die Einstellung erfolgt unbefristet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 28.03.2025 über unser Onlineformular.
#J-18808-Ljbffr
Verwaltungsmitarbeiter:in Projektadministration Arbeitgeber: Friedrich-Schiller-Universität Jena
Kontaktperson:
Friedrich-Schiller-Universität Jena HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsmitarbeiter:in Projektadministration
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Projektadministration an der Friedrich-Schiller-Universität. Verstehe die Struktur und die Abläufe der Verwaltung, um gezielt auf deine Erfahrungen und Fähigkeiten eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Kontaktiere aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter:innen der Universität, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Dies kann dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Kenntnisse im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen konkret darzustellen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da die Stelle auch internationale Studierende und Partner betrifft, solltest du bereit sein, deine Englischkenntnisse in einem Gespräch zu demonstrieren. Übe, wie du komplexe Informationen klar und verständlich vermitteln kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsmitarbeiter:in Projektadministration
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nehmt euch die Zeit, die gesamte Stellenanzeige aufmerksam zu lesen. Achtet besonders auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass ihr alle Anforderungen erfüllt.
Anschreiben personalisieren: Verfasst ein individuelles Anschreiben, das eure Motivation für die Stelle und eure relevanten Erfahrungen hervorhebt. Geht darauf ein, wie ihr die spezifischen Anforderungen der Position erfüllen könnt.
Lebenslauf anpassen: Passt euren Lebenslauf an die Stelle an, indem ihr relevante berufliche Erfahrungen und Fähigkeiten in den Vordergrund stellt. Verwendet klare und prägnante Formulierungen, um eure Eignung zu unterstreichen.
Online-Bewerbung einreichen: Reicht eure Bewerbung über das Onlineformular der Friedrich-Schiller-Universität Jena ein. Stellt sicher, dass alle Dokumente vollständig sind und überprüft sie auf Rechtschreibfehler, bevor ihr die Bewerbung absendet.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Friedrich-Schiller-Universität Jena vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Verwaltungsbereich und wie du mit Projektgeldern umgehst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Projektadministration unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da gute Kenntnisse in MS-Office, insbesondere Excel, gefordert sind, solltest du bereit sein, deine Fähigkeiten in diesen Programmen zu demonstrieren. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du Excel zur Lösung eines Problems eingesetzt hast.
✨Kommunikationsfähigkeit hervorheben
Die Stelle erfordert hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu geben, wie du erfolgreich in einem Team gearbeitet hast oder wie du komplexe Informationen klar und verständlich kommuniziert hast.
✨Englischkenntnisse nachweisen
Da sehr gute Englischkenntnisse erforderlich sind, sei bereit, während des Interviews auch auf Englisch zu kommunizieren. Du könntest auch über deine Erfahrungen im Umgang mit internationalen Studierenden oder Partnern sprechen.
