Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung

Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung

Firma: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY

Einsatzort: Hamburg

Aufgabe: Ihre Aufgabenbereiche umfassen das BAU-Controlling, die technische/kaufmännische Projekt-Sachbearbeitung, die Führung des Sekretariats/Assistenz der BAU-Abteilung sowie die Unterstützung bei der IT-Administration für die Gruppe BAU. Aufgabenschwerpunkte sind dabei unter anderem:

1. Pflege und selbstständige Weiterentwicklung eines Kostenkontrollwerkzeuges zur Abbildung aller Kostenkontrolleinheiten und Aufträge im Bereich Instandhaltung und für alle kleineren Baumaßnahmen
2. Kostenverfolgung in SAP und Erstellen monatlicher Berichte
3. Erstellen von Aufträgen sowie Prüfen und Freigeben von Rechnungen nach LV/Aufmaß/StLB
4. Unterstützen bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen gem. RZBau
5. Nachhalten von allen Aufträgen und Abrufen in Excel-Tabellen
6. Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen
7. Entwerfen, Pflegen und Führen von Formularen/Listen – projekt- und abteilungsbezogen
8. Unterstützung bei der Sicherstellung aller Zugangsdaten für interne und externe Mitarbeitende von BAU
9. Unterstützung bei der Betreuung und Beschaffung aller Hardware- und Softwarekomponenten für BAU

Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsmäßige Ausbildung oder gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem der vorgenannten Bereiche. Gute EDV-/PC-Kenntnisse, vor allem in den Microsoft-Office-Programmen und Microsoft Project. Sehr gute Fachkenntnisse in der Anwendung von Microsoft Excel und Microsoft Access. Sehr gute Fachkenntnisse im Umgang mit SAP (ORCA, E.biss-Bestellsystem). Gute Fachkenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen. Strukturiere Arbeitsweise sowie Verständnis für administrative Vorgänge. Langjährige Erfahrung in der Erstellung von komplexen Excel-Tabellen und Datenbanken. Englischkenntnisse auf B2-Niveau. Affinität zu IT-Systemen.

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