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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the dean and faculty management with daily tasks and event organization.
- Arbeitgeber: Hochschule Karlsruhe is a family-friendly university focused on employee development.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, home office options, and comprehensive benefits like job ticket subsidies.
- Warum dieser Job: Join a future-oriented environment with great growth opportunities and meaningful work.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in office communication or similar, with experience in educational settings preferred.
- Andere Informationen: Encouragement for qualified women and disabled applicants to apply.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Bewerbungen werden ausschließlich online (über unser Bewerberportal) erbeten mit den üblichen Unterlagen – unter Angabe der Kennzahl – bis 31.03.2025.
Ansprechpartnerin für inhaltliche Fragen:
Heike Borowski
Tel.: +49 721 925-1317
Prof. Dr. Detlef Günther-Diringer
Tel.:+49 721 925-2922
Hochschule Karlsruhe
Abteilung Personal
Postfach 24 40, 76012 Karlsruhe
Telefon +49 721 925-1055
Die Hochschule Karlsruhe ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.
Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E-Mail ( ).
An der Fakultät für Informationsmanagement und Medien (IMM) ist zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende unbefristete Stelle zu besetzen:
Verwaltungsangestellter (m/w/d) im Sekretariat
Kennzahl
5844
50 % Teilzeit
Aufgabengebiet
- Unterstützung des Dekans und der Fakultätsgeschäftsführung im Tagesgeschäft
- Unterstützung bei Berufungsverfahren: Protokollieren, Erstellen von Sitzungsfolien
- Unterstützung bei Gremiensitzungen: Vor- und Nachbereitung
- Pflege der studiengangsinternen Datenbanken
- Mitwirkung bei Veranstaltungen
- Allgemeine Verwaltungs-, Sekretariats- und Servicearbeiten: Postabwicklung, Ablage, telefonische Erreichbarkeit, Schriftverkehr, Terminabstimmungen
- Gegenseitige Vertretung mit einem/r weiteren Verwaltungsangestellten
Unser Angebot:
- Langfristige Beschäftigungs- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6 TV-L .
- Zuschuss zum Job Ticket BW/Deutschland-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
- Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern-Kind-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.
- Flexible Arbeitszeiten inklusive Home-Office-Möglichkeiten von bis zu 40% der Gesamtarbeitszeit.
- Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.
- Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Sekretär/in oder vergleichbarer Abschluss bevorzugt mit mehrjähriger Berufserfahrung im Schul- oder Hochschulbereich
- Sicheres Beherrschen der MS Office-Programme (PowerPoint, Outlook, Word, Excel, Access) bzw. die Bereitschaft zur Einarbeitung
- Eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
- Freude am persönlichen, telefonischen und schriftlichen Kontakt mit Hochschulangehörigen und Gästen
- Organisatorisches Geschick
- Wünschenswert sind Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Die Beschäftigung erfolgt unbefristet.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerberportal!
#J-18808-Ljbffr
Verwaltungsangestellter (m/w/d) im Sekretariat Arbeitgeber: Hochschule Karlsruhe
Kontaktperson:
Hochschule Karlsruhe HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsangestellter (m/w/d) im Sekretariat
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Hochschule Karlsruhe, um mehr über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu deinen Erfahrungen im Schul- oder Hochschulbereich. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Freude am Kontakt mit Hochschulangehörigen zeigen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Entwicklungen an der Hochschule Karlsruhe und in der Fakultät für Informationsmanagement und Medien. Zeige in deinem Gespräch, dass du dich für die Institution interessierst und bereit bist, aktiv zur Weiterentwicklung beizutragen.
✨Tip Nummer 4
Falls du Englischkenntnisse hast, bereite dich darauf vor, diese im Gespräch einzubringen. Auch wenn es nicht zwingend erforderlich ist, kann es einen positiven Eindruck hinterlassen, wenn du zeigst, dass du in der Lage bist, in einer internationalen Umgebung zu kommunizieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsangestellter (m/w/d) im Sekretariat
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Online-Bewerbung: Stelle sicher, dass du deine Bewerbung ausschließlich über das Bewerberportal der Hochschule Karlsruhe einreichst. Achte darauf, die Kennzahl 5844 in deiner Bewerbung anzugeben.
Unterlagen vorbereiten: Bereite alle erforderlichen Unterlagen vor, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und relevanten Zeugnissen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle als Verwaltungsangestellter im Sekretariat darlegst. Betone deine Erfahrungen im Schul- oder Hochschulbereich sowie deine Kenntnisse in MS Office.
Fristen beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 31.03.2025 einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um deine Unterlagen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles vollständig ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Karlsruhe vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie z.B. die Unterstützung des Dekans und die Protokollierung von Berufungsverfahren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da organisatorisches Geschick eine wichtige Anforderung ist, bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Planung und Koordination von Veranstaltungen oder Meetings demonstrieren. Dies könnte auch die Pflege von Datenbanken oder die Nachbereitung von Gremiensitzungen umfassen.
✨Präsentiere deine MS Office-Kenntnisse
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in den MS Office-Programmen hervorhebst. Bereite dich darauf vor, spezifische Programme zu nennen, die du gut beherrschst, und vielleicht sogar ein Beispiel zu geben, wie du sie in der Vergangenheit effektiv eingesetzt hast.
✨Sei bereit für Fragen zu deiner Kommunikationsfähigkeit
Da der Kontakt mit Hochschulangehörigen und Gästen wichtig ist, sei darauf vorbereitet, Fragen zu deiner schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeit zu beantworten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich kommuniziert hast, um deine Eignung für die Stelle zu unterstreichen.
