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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support senior management with admin tasks, travel coordination, and meeting organization.
- Arbeitgeber: Join ROS Retail Outlet Shopping, a leading European outlet operator based in Vienna.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, home office options, and various training opportunities.
- Warum dieser Job: Be part of an innovative team shaping the future of outlet shopping in a dynamic sector.
- Gewünschte Qualifikationen: 2+ years experience as a team assistant; strong MS Office skills; excellent German and good English required.
- Andere Informationen: Competitive salary starting at EUR 1,950/month, with potential for higher pay based on qualifications.
WE NEED YOU! ROS Retail Outlet Shopping, mit Hauptsitz in Wien, Österreich, ist einer der führenden Outlet-Betreiber Europas. Seit 2024 gehört ROS zur börsennotierten Immobiliengruppe FREY in Paris. Das Portfolio von ROS umfasst 13 Premium Outlet Shopping-Destinationen in ganz Europa sowie weitere neue Entwicklungen. Möchten Sie in einem erfolgreichen und dynamischen Sektor arbeiten? Wollen Sie ein innovatives Outlet-Shopping-Konzept mitgestalten? Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine motivierte TEAM ASSISTENT/IN W/M/D Vollzeit Wien, Austria IHRE AUFGABEN * Sie unterstützen das Senior Management administrativ, einschließlich der Kalenderverwaltung, der Dokumentenvorbereitung und allgemeinen Büroaufgaben * Sie organisieren und koordinieren Inlands- und Auslandsreisen für das HQ-Team, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport und Reiseplänen * Sie überwachen und verwalten Reisekosten * Sie führen genaue Aufzeichnungen der Arbeitszeiten der Mitarbeiter * Sie planen und koordinieren interne und externe Meetings, bereiten Agenden vor und organisieren die Meetingmaterialien * Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen, Meetings und Konferenzen, wobei Sie für die Logistik verantwortlich sind * Sie kümmern sich um die Beschaffung von Bürobedarf und – ausstattung und stellen sicher, dass das Büro gut versorgt ist * Sie bearbeiten Reise- und Büroausgabenberichte und überwachen das Budget * Sie pflegen eine enge Zusammenarbeit mit der externen IT-Firma und verwalten E-Mail-Adressen, OneDrive- Administrationsrechte, Microsoft 365 Lizenzen sowie weitere Softwaresysteme IHR PROFIL * Sie verfügen über nachweisliche Erfahrung als Teamassistent/in, Executive Assistant oder Office Manager/in, idealerweise in einem schnelllebigen Unternehmensumfeld, und haben mindestens 2 Jahre Berufserfahrung * Sie sind sicher im Umgang mit der MS-Office Suite (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)Sie haben Erfahrung in der Koordination komplexer Reisepläne, der Verwaltung von Ausgaben und der Pflege von Büroausstattung * Sie sind mit Lohnabrechnungssystemen oder Tools zur Verwaltung von Arbeitszeiterfassungen und Urlaubsplanung vertraut * Sie zeichnen sich durch eine starke Organisations- und Kommunikationsfähigkeit aus, sind ein/e Teamplayer/in und haben eine Can-do“-Einstellung * Sie verfügen über exzellente Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil Die ausgeschriebene Position unterliegt einem kollektivvertraglichen Mindestbruttogehalt von EUR1.950 pro Monat, mit der Möglichkeit einer Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung. Werden Sie Teil eines wachsenden Unternehmens mit langfristigen Perspektiven, flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice und vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns noch heute Ihren aktuellen Lebenslauf sowie ein kurzes Bewerbungsschreiben und geben Sie bitte Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin sowie Ihre Gehaltsvorstellung an. ROS RETAIL OUTLET SHOPPING Hoher Markt 4/2/1F 1010 Vienna, Austria ros-management.com
Team Assistent/in w/m/d (m/w/d) Arbeitgeber: ROS Retail Outlet Shopping GmbH
Kontaktperson:
ROS Retail Outlet Shopping GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Team Assistent/in w/m/d (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten oder bereits bei ROS Retail Outlet Shopping tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die Unternehmenskultur und die aktuellen Projekte von ROS informierst. Zeige, dass du ein echtes Interesse an der Marke und ihren Werten hast.
✨Tip Nummer 3
Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor! Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit komplexe Reisepläne koordiniert oder Büroabläufe optimiert hast. Das wird deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse! Wenn du weitere Sprachen sprichst, erwähne dies im Gespräch. In einem internationalen Umfeld wie ROS ist Mehrsprachigkeit ein großer Vorteil.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Team Assistent/in w/m/d (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über ROS Retail Outlet Shopping und deren Unternehmensstruktur. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Unternehmenskultur und die aktuellen Entwicklungen zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist. Betone relevante Erfahrungen als Teamassistent/in oder in ähnlichen Positionen und hebe deine Fähigkeiten im Umgang mit der MS-Office Suite hervor.
Bewerbungsschreiben verfassen: Verfasse ein prägnantes Bewerbungsschreiben, in dem du deine Motivation für die Position und das Unternehmen darlegst. Gehe auf deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in der Reiseorganisation ein.
Dokumente überprüfen: Überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor du sie einreichst. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Bewerbungsschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ROS Retail Outlet Shopping GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Schau dir die spezifischen Aufgaben an, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Organisation erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du komplexe Reisepläne koordiniert oder Meetings effizient organisiert hast. Das wird deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Kommunikationsfähigkeit betonen
Die Stelle erfordert starke Kommunikationsfähigkeiten. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du in der Vergangenheit mit verschiedenen Teams und externen Partnern kommuniziert hast, um Projekte erfolgreich abzuschließen.
✨Kenntnisse in MS-Office hervorheben
Da die MS-Office Suite ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit ist, solltest du deine Erfahrungen mit Word, Excel, Outlook und PowerPoint betonen. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel geben, wie du diese Tools zur Verbesserung von Arbeitsabläufen genutzt hast.
