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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the head of oncology with administrative tasks and manage schedules for over 60 doctors.
- Arbeitgeber: Join the prestigious Hôpitaux Universitaires de Genève, a leader in healthcare with over 12,000 employees.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a full-time position with a stable contract and opportunities for professional growth.
- Warum dieser Job: Be part of a team that makes a real impact in cancer treatment and patient care.
- Gewünschte Qualifikationen: Must have a diploma in business administration and experience in a medical environment.
- Andere Informationen: Apply by March 17, 2025, and be ready to start on April 1, 2025.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Company Description
Avec plus de 12\’000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.
Le poste est rattaché au Département d\’oncologie. Ce département prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, les patients et patientes adultes souffrant de maladies cancéreuses. L\’objectif est d\’assurer l\’accès au meilleur traitement anticancéreux, de proposer des soins adaptés et d\’anticiper sur les besoins des patientes et patients hospitalisés (greffe de moelle, thérapie cellulaire, immunothérapie, etc.).
Job Description
Dans le cadre du service d\’oncologie de précision dont l\’objectif principal est de développer la personnalisation des traitements en cancérologie, vous assurez les activités de secrétariat du médecin-chef de service également chef de département.
Au quotidien, vous assistez le médecin-chef dans la gestion et l\’organisation administrative du service et du département, dans les domaines cliniques, académiques et de recherche, en assurant l\’interface entre les différentes filières professionnelles et les partenaires internes et externes. Vous organisez et priorisez les activités administratives pour accompagner les activités médicales de plus de 60 médecins exerçant dans 4 services.
Vos capacités relationnelles et votre flexibilité vous permettent d\’organiser de manière autonome les rendez-vous, les séances, les congrès et colloques en gérant l\’agenda électronique du chef de département, même en son absence. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises. Vous préparez également des projets de réponse aux sollicitations que vous soumettez au médecin-chef.
Vous facilitez le travail en réseau et vous collaborez fréquemment avec la Direction et les autres départements des HUG, le Swiss Cancer Center Léman et les autres hôpitaux de l\’arc lémanique ainsi que les Universités de Genève et Lausanne. Vous assurez la communication du département et du service en contribuant à la mise à jour de l\’intranet et du site internet du service et du département.
En parallèle, vous êtes en charge de coordonner le processus de recrutement des médecins en lien avec les ressources humaines. Vous planifiez les entretiens et les engagements sur plusieurs années en gérant les demandes d\’engagement et les échéances.
Vous faites preuve de proactivité pour effectuer différentes activités logistiques découlant de la vie d\’un secrétariat comme par exemple l\’organisation des déplacements, les commandes, les demandes de remboursement ou de formation, les réservations de salles ou encore l\’archivage de la documentation.
Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.
Qualifications
Vous êtes titulaire d\’un diplôme de l\’école supérieure de commerce ou d\’une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d\’assistant ou assistante de direction.
Vous disposez d\’une expérience réussie en toute autonomie dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l\’oral comme à l\’écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale et plus précisément en oncologie vous est aisément compréhensible. Vous exercez également en anglais vous appuyant sur un niveau C1.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL avancé sur Word, Excel, Powerpoint et standard sur Outlook) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (Eproc, VRH, DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress de manière proactive.
Enfin, vous faites preuve d\’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.
Additional Information
- Entrée en fonction : 01.04.2025
- Nombre de poste : 1
- Taux d\’activité : 100%
- Classe de fonction : 13
- Type de contrat : CDI
- Délai de candidature : 17.03.2025
- Demande de renseignements: M. Pereira Miranda, assistant ressources humaines, tél. 022 372 64 83
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s\’adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s\’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l\’Office cantonal de l\’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.
#J-18808-Ljbffr
Secrétaire du chef de Service d-oncologie de précision et chef du Département d\'oncologie - 100% Arbeitgeber: Hôpitaux universitaires de Genève (HUG)
Kontaktperson:
Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Secrétaire du chef de Service d-oncologie de précision et chef du Département d\'oncologie - 100%
✨Tip Number 1
Familiarize yourself with the specific terminology used in oncology. This will not only help you understand the context of the job better but also demonstrate your commitment and knowledge during any interviews.
✨Tip Number 2
Network with professionals in the healthcare sector, especially those working in oncology. Attend relevant conferences or seminars to make connections that could provide insights or referrals for the position.
✨Tip Number 3
Showcase your organizational skills by preparing examples of how you've successfully managed multiple tasks or projects in previous roles. This will highlight your ability to handle the diverse responsibilities of the position.
✨Tip Number 4
Research the Hôpitaux Universitaires de Genève and their recent initiatives in oncology. Being knowledgeable about their work will allow you to engage more meaningfully during interviews and show your genuine interest in the role.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Secrétaire du chef de Service d-oncologie de précision et chef du Département d\'oncologie - 100%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Comprendre le poste: Avant de rédiger votre candidature, prenez le temps de bien comprendre les responsabilités et les qualifications requises pour le poste. Cela vous aidera à adapter votre lettre de motivation et votre CV en fonction des attentes spécifiques du Département d'oncologie.
Rédiger une lettre de motivation percutante: Dans votre lettre de motivation, mettez en avant votre expérience dans un poste similaire, en soulignant vos compétences en gestion administrative et votre connaissance du milieu médical. N'oubliez pas de mentionner votre maîtrise de la terminologie médicale, notamment en oncologie.
Mettre à jour votre CV: Assurez-vous que votre CV reflète clairement vos expériences professionnelles pertinentes, vos compétences informatiques et votre formation. Mentionnez spécifiquement votre niveau de maîtrise des outils informatiques et votre capacité à travailler sous pression.
Vérifier les documents requis: Avant de soumettre votre candidature, vérifiez que vous avez inclus tous les documents demandés : lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations, ainsi que les certificats de travail. Assurez-vous que tout est bien organisé et présenté de manière professionnelle.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) vorbereitest
✨Préparez-vous à parler de votre expérience
Soyez prêt à discuter en détail de votre expérience antérieure dans des postes similaires, en mettant l'accent sur vos compétences en gestion administrative et votre connaissance du milieu médical. Pensez à des exemples concrets où vous avez démontré votre capacité à travailler de manière autonome.
✨Maîtrisez la terminologie médicale
Assurez-vous d'être à l'aise avec la terminologie médicale, en particulier celle liée à l'oncologie. Cela montrera que vous comprenez le contexte dans lequel vous allez travailler et que vous pouvez communiquer efficacement avec les professionnels de santé.
✨Démontrez votre sens de l'organisation
Préparez des exemples qui illustrent votre capacité à organiser des rendez-vous, des séances et des événements. Montrez comment vous priorisez les tâches et gérez les imprévus, car cela est essentiel pour le rôle de secrétaire du chef de service.
✨Mettez en avant vos compétences en communication
Étant donné que le poste implique une interaction fréquente avec divers partenaires internes et externes, il est crucial de démontrer vos compétences en communication. Préparez-vous à expliquer comment vous facilitez le travail en réseau et assurez la communication au sein du département.
