Assistenz (m/w/d)

Die Entsorgungs- und Baubetrieb Anstalt des öffentlichen Rechts der Stadt Worms sucht zum
nächstmöglichen Zeitpunkt für die Stabstelle 1.5 – Projektmanagement Bau eine

Assistenz (m/w/d)

• Vergütung erfolgt nach TVöD –

unbefristet

mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von z.Zt. 39 Stunden

• Besetzung auch in Teilzeit möglich –

Die ebwo AöR beschäftigt derzeit ca. 420 Mitarbeitende sowie ca. 30 Auszubildende in unterschiedlichen
Abteilungen bzw. Gewerken. Sie ist als moderner Dienstleistungsbetrieb für die
Stadt Worms sowie die in Worms lebenden und arbeitenden Menschen im Einsatz. Das vielseitige
Unternehmen erfüllt Aufgaben der Daseinsvorsorge in den Bereichen Abfallwirtschaft,
Straßenreinigung, Abwasserentsorgung und Winterdienst. Des Weiteren ist die ebwo AöR im
Betriebszweig Baubetrieb mit zahlreichen bautechnischen Gewerken sowie der Grüntechnik,
der Straßenunterhaltung und dem Veranstaltungsservice tätig. Eine eigene Kfz.-Werkstatt, Abschleppdienst
sowie verschiedene abfallwirtschaftliche Außenanlagen gehören ebenso zum
Portfolio.

Das Aufgabenspektrum der Stabsstelle 1.5 Projektmanagement Bau, welches von 4 Beschäftigten
übernommen wird, umfasst die Unterstützung der Projektentwicklung und Betreuung von
Baumaßnahmen und des Technischen Gebäudemanagements. Insbesondere zählen dazu
zentrale Querschnittaufgaben, Öffentlichkeitsarbeit für die Stabsstelle, BOB-Vergaben und
VgV, verwaltungs- und kommunalrechtliche Aufgaben, mit teilweise bauspezifischen Inhalten.

Der Arbeitsplatz der zu besetzenden Stelle ist in der Stabsstelle 1.05 Projektmanagement Bau,
konkret als Assistenz für die Fachkräfte angesiedelt und beinhaltet neben den typischen Aufgaben
einer Assistenz auch Sekretariatsaufgaben sowie sachbearbeitende Tätigkeiten für die
Stabsstelle. Die zu besetzende Stelle bietet vielfältige Aufgaben, erfordert Organisationstalent
sowie die Fähigkeit einer guten und angemessenen Kommunikation mit internen und externen
Kunden.

Ihre Aufgaben

• Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge der Stabstellenassistenz

• Effiziente Terminplanung, -organisation und ggf. -nachbereitung

• Organisation des Dokumentenmanagements für die Projektentwicklung der Baumaßnahmen
  und des Technischen Gebäudemanagements

• Selbstständige Erledigung der Korrespondenz der Fachkräfte aus der Stabstelle nach Vorgabe
  und unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Bestimmungen

• Protokollführung bei Gesprächen

• Selbstständige Fertigung von Schriftverkehr für die Kolleg:innen innerhalb der Stabsstelle

• Erstellen von Präsentationen

• Bearbeitung des Postein- und ausgangs bzw. Verteilung innerhalb der Stabsstelle

• Recherchearbeiten, Erstellung von Übersichtstabellen für Projekte und Abläufe

• Koordination der Beantwortung von Anfragen städtischer Institutionen oder Aufsichtsbehörden
  nach Freigabe sowie Überwachung der fristgerechten Beantwortung

• Mitwirkung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Bearbeitung von Pressemitteilungen
  oder Organisation von Veranstaltungen)

• Mitbetreuung der in der Stabsstelle 1.5 eingesetzten Auszubildenden, Praktikanten und
  Studierenden

• Organisation von Sitzungen, Besprechungen und Jour Fix-Terminen

• Typische Sekretariatsaufgaben wie Führen und Überwachen von Wiedervorlagen, Mitwirkung
  bei der Fertigung von Vorlagen für den Verwaltungsrat

Ihre Voraussetzung

• Sie haben eine Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d) abgeschlossen
  oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation mit Berufserfahrung in ähnlicher
  Position

Ihr Profil

• Grundkenntnisse der Büroorganisation mit einer Affinität für das Bauwesen
• Erfahrungen im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere EXCEL,
  Word, Outlook, PowerPoint, Teams) sowie die Bereitschaft, sich künftig in die Anwendung
  weiterer einschlägiger Software einzuarbeiten
• Fähigkeit bzw. Verständnis für die Abwicklung digitaler Prozesse
• Gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch (Wort und Schrift)
• Sehr hohes Maß an Flexibilität und Belastbarkeit
• Selbstständige, strukturierte, zuverlässige und termingerechte Arbeitsweise
• Soziale Kompetenz und Teamfähigkeit
• Freundliches und verbindliches Auftreten
• Fahrerlaubnis der Klasse B

Wir bieten Ihnen u. a.:

• Ein vielseitiges, anspruchsvolles und wertschätzendes Arbeitsumfeld

• Arbeitsmittel auf dem neuesten Stand der Technik ("State of the Art")

• Eine leistungsgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst
  (TVöD) mit regelmäßigen Tariferhöhungen und einer Jahressonderzahlung, sowie der
  Möglichkeit einer zusätzlichen leistungsorientierten Prämienzahlung

• Eine attraktive zusätzliche betriebliche Altersversorgung ZVK Darmstadt

• Einen krisensicheren Arbeitsplatz in einem systemrelevanten Bereich der Daseinsvorsorge
  des öffentlichen Dienstes

• Fachspezifische, strukturierte Einarbeitung

• Eine individuelle Personalentwicklung mit hervorragenden Angeboten durch Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Unterstützung bei Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitsgestaltung,
  familienfreundliche Regelungen sowie Maßnahmen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten

• Zeitgemäßes Arbeitssicherheitsmanagement und zertifiziertes Gesundheitsmanagement

• verschiedene Benefits wie z.B. Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket, die Möglichkeit
  zur Einrichtung von Langzeitarbeitszeitkonten, vergünstigte Mitgliedsbeiträge bei diversen
  Kooperationspartnern im Bereich der körperlichen Fitness, sowie Mitarbeiterrabattierungen
  auf Einkäufe des Angebotsspektrums der städtischen Einrichtungen

Die ebwo AöR fördert aktiv die Gleichbehandlung ihrer Beschäftigten. Chancengleichheit und
Diversität werden gelebt. Für uns zählen Ihre Qualifikation und Stärken, unabhängig von Geschlecht,
sexueller Identität, Herkunft, Religion oder einer eventuellen Beeinträchtigung.
Bei gleicher Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) werden schwerbehinderte
Menschen bevorzugt, ebenso Frauen, solange und so weit eine Unterrepräsentanz im
Sinne des Landesgleichstellungsgesetzes vorliegt.

Sollten Sie fachtechnische Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die zuständige Abteilungsleiterin
Frau Stark (Tel: 06241/9100-24). Bei personalrechtlichen Anfragen wenden Sie sich
dagegen bitte an Frau Köhler (Tel: 06241/9100-32) von der Abteilung 10 – Zentrale Dienste.

Senden Sie uns bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 31.01.2024 unter Angabe der
Kennziffer 45/23 unter Beifügung der dazugehörenden erforderlichen Anlagen (insbesondere
Lebenslauf, Abschlusszeugnis Schule/Berufsausbildung, Qualifizierungsnachweise, Arbeitszeugnisse,
Kopie Führerschein etc.) an die E-Mail-Adresse : bewerbung@ebwo.de .

Alternativ können Sie uns auch gerne die Unterlagen zusenden an:

Entsorgungs- und Baubetrieb AöR der Stadt Worms
Abteilung 10 – Zentrale Dienste
Hohenstaufenring 2
67547 Worms

Hierbei bitten wir ausschließlich um Zusendung von Kopien, da etwaige Bewerbungsunterlagen
bzw. -mappen nicht zurückgesandt werden.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Unterlagen nach den Bestimmungen
des Datenschutzes vernichtet.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!