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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Reisen, Veranstaltungen und unterstütze Teams bei ihren Zielen.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines internationalen, familiären Teams mit Raum für Kreativität.
- Mitarbeitervorteile: Genieße 30 Tage Urlaub, hybrides Arbeiten und tolle Corporate Benefits.
- Warum dieser Job: Entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld und arbeite an spannenden Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in internationaler Assistenz und Veranstaltungsorganisation ist von Vorteil.
- Andere Informationen: Unbefristeter Vertrag und Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung warten auf dich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgaben
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Standortteams, um die Erreichung ihrer Ziele zu erleichtern
- Organisation und Verwaltung von Geschäftsreisen im In- und Ausland (einschließlich Visumsprozesse), Konferenzen, Besprechungen und Veranstaltungen, Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs und der Nachbereitung
- Beaufsichtigung der Budgetverwaltung für Reisen und Sitzungen sowie Vorbereitung von Präsentationen und Berichten nach Bedarf
- Enge Zusammenarbeit mit den Teams vor Ort, um bei Bedarf bei laufenden Projekten oder Aufgaben zu helfen
- Recherche und Kontaktaufnahme mit potenziellen Geschäftspartnern in Bezug auf die Bedürfnisse des Standorts; Reinigungsdienste, Catering, Hotels
- Unterstützung des lokalen Gesundheits- und Sicherheitsmanagements, des Facility Managements und des Fuhrparkmanagements, Gewährleistung der ordnungsgemäßen Wartung und Einhaltung der Vorschriften für Standort- und Firmenfahrzeuge
- Koordinierung, Organisation und Leitung eines Teams von 3 Personen
Qualifikationen
- Erfahrung in der internationalen Assistenz (bevorzugt auf Führungsebene), in der Veranstaltungsorganisation und vorzugsweise im Personalmanagement oder als Schnittstelle zur Personalabteilung
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Kreativität, Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung und Dienstleistungsorientierung
- Sie sind in der Lage, selbständig zu arbeiten und gleichzeitig ein aufgeschlossener Teamplayer zu sein
- Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in SAP oder anderen Systemen sind von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und sich an ein dynamisches Umfeld anzupassen
- Bereitschaft zu internationalen Reisen (5-15 Tage/Jahr)
Was wir bieten
- Arbeiten in einem familiären Team und internationalen Umfeld sowie Raum für neue Ideen
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
- Hybride Arbeitslösungen
- 30 Tage Urlaub
- Jobbike
- Vermögenswirksame Leistungen
- Korporative Vergünstigungen
- Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
- Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung
Backoffice Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Hays
Kontaktperson:
Hays HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Backoffice Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder kann wertvolle Einblicke in den Bewerbungsprozess gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Interviews vor, indem du typische Fragen für die Position des Backoffice Managers recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Unternehmenskultur von StudySmarter. Zeige in Gesprächen, dass du die Werte und Ziele des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu erreichen.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Initiative! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Messen teilzunehmen, nutze diese Gelegenheiten, um dich mit potenziellen Arbeitgebern zu vernetzen und mehr über die Branche zu erfahren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Backoffice Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben des Backoffice Managers, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten, Erfahrung in der internationalen Assistenz und Kenntnisse in MS Office oder SAP.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation und deine Teamfähigkeit ein.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hays vorbereitest
✨Bereite dich auf organisatorische Fragen vor
Da die Rolle des Backoffice Managers stark auf Organisation und Verwaltung ausgerichtet ist, solltest du dich auf Fragen vorbereiten, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation betreffen. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Projekte oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Position ist es wichtig, klar und effektiv zu kommunizieren. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten sowohl in Deutsch als auch in Englisch zu demonstrieren. Du könntest auch Beispiele für Situationen nennen, in denen du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Hebe deine Teamarbeit hervor
Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams ist ein zentraler Bestandteil der Rolle. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der Teamarbeit zu sprechen und wie du dazu beigetragen hast, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Zeige, dass du sowohl selbstständig arbeiten als auch ein guter Teamplayer sein kannst.
✨Bereite Fragen zur Unternehmenskultur vor
Um zu zeigen, dass du an der Stelle interessiert bist, solltest du Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten des Unternehmens stellen. Dies zeigt dein Engagement und dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit. Überlege dir, welche Aspekte der Unternehmenskultur für dich wichtig sind und wie sie mit deinen eigenen Werten übereinstimmen.
