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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Leitung bei Terminorganisation, Reiseplanung und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Werde Teil des Karlsruher Instituts für Technologie, einem innovativen Forschungsinstitut.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Erlebe eine dynamische Arbeitsumgebung mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem positiven Teamgeist.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Sekretariatsbereich sind erforderlich.
- Andere Informationen: Befristete Anstellung bis 28.06.2025 mit Option auf Verlängerung.
Teilzeit 50 %
Tätigkeitsbeschreibung
- Sie übernehmen die Assistenz für die Leitung PHILETAS und haben hierbei folgende Aufgaben:
- Unterstützung bei der Terminorganisation und -koordination, Reiseplanung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Unterstützung bei weiteren administrativen Aufgaben
- Organisation von Meetings und Veranstaltungen
- Unterstützung in der Textgenese
- Korrekturlesen von Texten
- Administrative Unterstützung im Kontext Studium und Lehre
Persönliche Qualifikation
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und besitzen bereits Berufserfahrung im Sekretariatsbereich oder im Bereich Verwaltung/Administration.
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse setzen wir voraus.
- Weiterhin zeichnen Sie sich durch eine selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise aus.
- Sie besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Organisationsgeschick.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.
EG 6, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Organisationseinheit Institut für Technikfolgenabschätzung und Systemanalyse (ITAS)
Eintrittstermin
Vertragsdauer: befristet bis 28.06.2025 mit der Option auf befristete Verlängerung (Abwesenheitsvertretung)
Bewerbungsfrist bis
Fachliche/r Ansprechpartner/in
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr. Dr. Rafaela Hillerbrand, Tel.: 0721 608-26041.
Bewerbung
Bitte bewerben Sie sich online mit dem unten stehenden Button auf diese Stellenausschreibung Nr. 80/2025.
Wir streben eine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mit Beschäftigten (w/m/d) an und würden uns daher insbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen. Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im Verwaltungsbereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Sekretariatsbereich und deine MS-Office-Kenntnisse konkret darstellen kannst, um zu zeigen, dass du die Anforderungen erfüllst.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Institut für Technikfolgenabschätzung und Systemanalyse (ITAS). Zeige im Gespräch, dass du dich mit den Zielen und Projekten des Instituts auseinandergesetzt hast, um dein Interesse zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten. Übe, klar und strukturiert zu sprechen, insbesondere wenn es um organisatorische Themen geht. Dies wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die in der Ausschreibung genannt werden, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen widerspiegelt. Betone deine kaufmännische Ausbildung sowie relevante Berufserfahrung im Sekretariatsbereich oder in der Verwaltung.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur ausgeschriebenen Stelle passen. Gehe besonders auf deine Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick ein.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch. Achte auf Rechtschreibfehler und Grammatik, insbesondere in deinem Motivationsschreiben und Lebenslauf. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir zu deinen Erfahrungen im Sekretariatsbereich oder zur Organisation von Meetings gestellt werden könnten. Übe deine Antworten, um sicher und kompetent zu wirken.
✨Zeige deine MS-Office-Kenntnisse
Da sehr gute MS-Office-Kenntnisse vorausgesetzt werden, solltest du während des Interviews Beispiele nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast. Vielleicht kannst du auch eine kleine Demonstration anbieten, wenn es die Situation erlaubt.
✨Hebe deine Kommunikationsfähigkeiten hervor
In der Verwaltung sind Kommunikationsfähigkeiten entscheidend. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast, sei es schriftlich oder mündlich.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig Klarheit über den weiteren Verlauf.
