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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support our team with administrative tasks and organization of events at the saai Archive.
- Arbeitgeber: Join Germany's only excellence university with a focus on architecture and engineering.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, home office options, and various sports and leisure activities.
- Warum dieser Job: Be part of an international environment and gain valuable experience in a dynamic archive setting.
- Gewünschte Qualifikationen: You should have relevant training in administration or office management and strong communication skills.
- Andere Informationen: The position is initially limited to 2 years, with the possibility of extension.
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung in Teilzeit 50%
Organisationseinheit
Institut Entwerfen, Kunst und Theorie (EKUT)
Ihre Aufgaben
Das saai Archiv | Archiv für Architektur und Ingenieurbau dokumentiert und bewahrt Materialien zur Architektur, Landschaftsgestaltung und zum Ingenieurbau sowie zur Architekturlehre, Architekturtheorie und Fotografie. Es ist ein lebendiges, aktives Archiv, dessen Bestände kontinuierlich und kontrolliert wachsen und in dem Archivarbeit mit Forschung und Lehre verknüpft wird. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Sie in der Verwaltung.
Wir suchen Sie im Verwaltungsbereich (Teilzeit) mit hervorragenden Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten für allgemeine administrative Aufgaben am saai | Archiv für Architektur und Ingenieurbau. Zu den Aufgaben gehören die organisatorische Unterstützung des Leitungsteams und deren Mitarbeiter*innen, insbesondere die Erledigung von Verwaltungsaufgaben im Bereich Führen des Haushaltes (u.a. Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Mittelverwaltung, Drittmittelprojekte, Beschaffungen, Inventur), Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Veranstaltungen, verwaltungstechnische Abwicklung von internationalen und nationalen Symposien und Ausstellungen, Unterstützung bei der Bearbeitung von Personalmaßnahmen (Einstellung, Weiterbeschäftigung, Arbeitszeitänderung etc.), Organisation und Erledigung interner und externer Kommunikation (u.a. Zuarbeit zu Berichten) und sonstige typische Sekretariatsaufgaben.
Eintrittstermin
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ihre Qualifikation
- Sie verfügen über eine einschlägige Ausbildung etwa als Verwaltungsfach-angestellte*r (w/m/d), bzw. Kaufmann-/Frau für Büromanagement (w/m/d) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Profunde EDV- und MS-Office-Kenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch.
- Ein gewandtes und sicheres Auftreten sowie Organisationstalent, Teamfähigkeit und Kontaktfreudigkeit u.a. im Umgang mit internationalen Projektpartnern und Studierenden setzen wir voraus.
- Persönlich setzen Sie sich durch eine selbstständige, planvolle Arbeitsweise und eine hohe Zuverlässigkeit aus.
- Sie können mit heterogenen Strukturen eines Archivs und den damit verbundenen unterschiedlichen und wechselnden Anforderungen umgehen und haben Freude an einer interdisziplinären Arbeitsumgebung.
- Sie sind in der Lage, digitale Kommunikationswerkzeuge anzuwenden.
- Ein sensibler, verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten ist für Sie selbstverständlich.
Das bieten wir Ihnen
Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Entgelt
EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Vertragsdauer
Die Stelle ist vorerst auf 2 Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt.
Bewerbungsfrist bis
26.03.2025
Fachliche Ansprechperson
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Stella Gutwein, Tel. +49 721 608-45052 oder Frau Doris Hallama.
Kontakt
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) – Personalbetreuung
Frau Kehrer
Telefon: 0721 608-45415,
Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe
Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 1009/2025.
Ausschreibungsnummer: 1009/2025
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
gemeinsam einzigartig
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung in Teilzeit 50% Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung in Teilzeit 50%
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die bereits in der Verwaltung arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Veranstaltungen des saai Archivs. Zeige in deinem Gespräch, dass du dich für die Arbeit des Archivs interessierst und bereit bist, aktiv zur Unterstützung beizutragen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zu deiner Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeiten vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, über deine Erfahrungen im Umgang mit digitalen Kommunikationswerkzeugen zu sprechen. Das ist besonders wichtig, da die Stelle einen sensiblen Umgang mit Daten erfordert.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung in Teilzeit 50%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten den Anforderungen der Position entsprechen.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Erfahrungen im Verwaltungsbereich und deine EDV- sowie MS-Office-Kenntnisse.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf klar strukturiert und gut lesbar sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen administrativen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle hervorragende Kommunikationsfähigkeiten erfordert, bereite dich darauf vor, deine Fähigkeiten in diesem Bereich zu demonstrieren. Du könntest beispielsweise von Situationen erzählen, in denen du erfolgreich mit internationalen Partnern oder Studierenden kommuniziert hast.
✨Hebe deine Organisationstalente hervor
Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisation. Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben organisiert und priorisiert hast, um die Effizienz zu steigern.
✨Sei bereit für Fragen zu digitalen Werkzeugen
Da digitale Kommunikationswerkzeuge eine Rolle spielen, sei bereit, über deine Erfahrungen mit diesen Tools zu sprechen. Zeige, dass du dich schnell in neue Systeme einarbeiten kannst und welche Programme du bereits genutzt hast.
