(Senior) Office Manager:in (Voll- oder Teilzeit)

Wir lieben unser Büro! 170 engagierte Kolleginnen und Kollegen und unsere moderne Open-Space-Umgebung freuen sich darauf, von dir und deinem Organisationstalent unterstützt zu werden. Unser Office Management ist das Herz von Pixum, stellt einen reibungslosen Office-Alltag sicher und fördert die Zufriedenheit der Pixums. Unser 8-köpfiges Team People (bestehend aus HR und Office Management) ist gespannt auf deine Ideen und Impulse, sodass wir gemeinsam Pixum und die Experience für alle Mitarbeitenden noch besser machen.

Die Tätigkeit ist in Voll- oder Teilzeit (mind. 20 Stunden) zu besetzen.

Deine Aufgaben

• Du empfängst und betreust unsere Mitarbeitenden, Gäste und Lieferanten.
• Du entwickelst unsere Prozesse und Standards weiter, sodass unsere internen Abläufe und die Zusammenarbeit im Team noch effizienter laufen.
• Du übernimmst eigenständig Projekte (z.B. Einführung Shared Parking).
• Komplexe Projekte zerlegst du in Meilensteine, bindest Stakeholder proaktiv ein und hälst alle Fäden bis zur Umsetzung in deinen Händen.
• Für den reibungslosen Office-Alltag bestellst du Büromaterial, organisierst Caterings und steuerst die Reinigungsteams.
• Du organisierst unsere legendären Pixum Sommer- und Winterfeste sowie weitere Events und Veranstaltungen.
• Als Teil des People Teams unterstützt du beim Onboarding neuer Kolleg:innen.
• Im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung prüfst du Rechnungen und verwaltest unsere Kreditkartenabrechnungen.
• Du erstellst und pflegst unsere Office Management Kennzahlen und Statistiken.
• Im Office Management Team teilt ihr euch das Reisemanagement auf, plant und bucht nachhaltige Dienstreisen für die Mitarbeitenden.

Dein Profil

• Du hast mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise im Bereich Büro- oder Veranstaltungsmanagement oder in der Hotellerie.
• Du bist ein Organisationstalent und dir fällt es leicht, vielseitige Aufgaben und Projekte im Blick zu behalten.
• Du kennst innerbetriebliche Standards und Prozesse.
• Dir macht es Spaß, über den Tellerrand zu schauen und diese zu optimieren.
• Du hast ein ausgeprägtes Zeitmanagement und kannst die unterschiedlichen Aufgaben im Tagesgeschäft priorisieren.
• Du bist lösungsorientiert.
• Deine Excel-Skills sind auf einem guten Niveau und du kannst dich schnell und sicher in verschiedene digitale Tools einarbeiten.
• Dein Englisch ist gut. Mit unseren Gästen und Mitarbeitenden kannst du auf Englisch kommunizieren.

Deine Benefits

• Ein achtköpfiges Team, das sich riesig auf dich freut!
• Pixum Onboarding-Week, Patenprogramm, strukturierte Einarbeitungs- und Probezeitleitfäden.
• 30 Tage Urlaub und mobiles Arbeiten nach Absprache mit deinen direkten Kolleg:innen an einem Tag in der Woche möglich.
• Wir gestalten Pixum! Das nehmen wir wörtlich, jede:r kann sich einbringen.
• Zuschuss zum Deutschland-Ticket, Shared Parking System und individuelles Dienstfahrrad-Leasing.
• Sportliche Firmenevents (u.a. B2Run, Köln Marathon) und Zuschuss zu deiner Urban Sports Mitgliedschaft.
• Täglich kostenloses Frühstück mit Brötchen und weltbesten Siebträger-Kaffee, Pizza-Ofen im Office, Hellfire-Grill auf unserer Dachterrasse und Kantine auf dem Firmengelände.
• Legendäre Weihnachtsfeiern, jährliches Familien-Sommerfest und viele weitere (u.a. AI-Day, Innovation-Day, Mystery Events).
• Vielseitige Aktionen wie Ergonomie-Beratung, Impfaktionen durch unsere Betriebsärztin, physiologische Massagen in der Weihnachtszeit und Employee Assistance Programm.
• Kicker, Playstation 5 und Nintendo Switch im Office.
• Corporate Benefits, Aktienprogramm, Vergünstigungen bei Kölner Kooperationspartnern (u.a. Museum Ludwig), Rabatte bei unseren Marken Pixum & artboxONE für dich und deine Freunde, Fotodrucker-Stationen im Büro.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung oder Behinderung. Vielfalt bereichert unser Team und fördert Innovation. Werde Teil unserer dynamischen und offenen Unternehmenskultur!