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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the examination board in managing and developing examination regulations and processes.
- Arbeitgeber: Join ifs Internationale Filmschule Köln, a leading institution for media education in Germany.
- Mitarbeitervorteile: Flexible working hours with part-time options and opportunities for professional development.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team shaping the future of media education while gaining valuable administrative experience.
- Gewünschte Qualifikationen: University degree or completed commercial training; experience in administration or educational planning preferred.
- Andere Informationen: Initial contract for two years with potential for extension; application deadline is March 16, 2025.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Mitarbeiter*in (m/w/d) Prüfungsservice (40h/Woche, Teilzeit möglich)
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n verantwortungsvolle*n und motivierte*n
Mitarbeiter*in (m/w/d) Prüfungsservice
Die Stelle beginnt im Februar 2025 mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 8 Stunden und wird bis Januar 2026 mit Übernahme der Hauptverantwortung schrittweise auf bis zu 40 Wochenstunden ausgeweitet.
Über die ifs
Im Jahr 2000 gegründet, gehört die ifs Internationale Filmschule Köln zu den führenden Aus- und Weiterbildungsinstitutionen für Medienschaffende in Deutschland. Das Programmprofil umfasst den Bachelorstudiengang Film mit den Fachschwerpunkten Drehbuch, Regie, Kreativ Produzieren, Kamera, Editing Bild & Ton, VFX & Animation und Szenenbild sowie die Masterstudiengänge 3D Animation for Film & Games, Digital Narratives, Entertainment Producing, Film und Serial Storytelling. Darüber hinaus bietet die ifs umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten an. Die ifs ist gemeinnützig und eine Tochtergesellschaft der Film- und Medienstiftung NRW. Die Studiengänge werden in Kooperation mit der TH Köln angeboten.
Deine Aufgaben
- Unterstützung des Prüfungsausschusses bei der Erstellung, Umsetzung und Weiterentwicklung der Prüfungsordnungen sowie bei der Sicherstellung rechtssicherer Verfahren und Bearbeitung prüfungsrechtlicher Fragestellungen
- Aktualisierung und Überprüfung von Studienverlaufsplänen und Modulübersichten in Zusammenarbeit mit Studiengangverantwortlichen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beschlussverfahren des Prüfungsausschusses
- Organisation aller Verwaltungsprozesse im Prüfungsmanagement
- Planung von Prüfungsterminen in Abstimmung mit dem Prüfungsausschuss und den Studiengangverantwortlichen, einschließlich Überwachung und Dokumentation von Prüfungen, Abmeldungen und Wiederholungen
- Verwaltung und Archivierung sämtlicher Prüfungsleistungen und -ergebnisse
- Aufsichtsführung und Protokollierung bei Präsenzprüfungen wie Klausuren und mündlichen Prüfungen
- Durchführung von Informationsveranstaltungen zu Studienbeginn und zu Abschlussprüfungen
- Koordination und administrative Bearbeitung von Abschlussarbeiten und -prüfungen, inklusive Anmelde- und Zulassungsverfahren sowie der Abgabe
- Ausstellung von Studiendokumenten einschließlich Urkunden, Zeugnissen, Leistungsbescheinigungen und Diploma Supplements
- Ansprechpartner*in für Studiengangverantwortliche, Prüfende und Studierende in prüfungsrechtlichen Fragen
Dein Profil
- Hochschulabschluss oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
- Mehrjährige Berufserfahrung in Verwaltung oder Bildungsplanung, idealerweise im Prüfungsservice einer Hochschule
- Erfahrung mit Rechtsvorschriften und Bereitschaft, sich eigenständig in prüfungsrechtliche Grundlagen und Vorschriften für das deutsche Hochschulsystem einzuarbeiten
- Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung und Entscheidungsfähigkeit
- Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein bei der Umsetzung von Aufgaben
- Ausgeprägte Organisationsstärke, Flexibilität und Lösungsorientierung, auch unter Belastung
- Klare, empathische Kommunikation und ein freundliches, souveränes Auftreten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie fortgeschrittene MS-Office-Kenntnisse, (insbesondere Excel)
- Bereitschaft zur Einarbeitung in hochschulspezifische Software für Studierenden- und Prüfungsverwaltung (z. B. HIS/HISinOne)
Interessiert?
Dann richte deine vollständige Bewerbung inklusive Angabe der Gehaltsvorstellung (bitte zusammengefasst in einer PDF-Datei) bis zum 16. März 2025 per E-Mail an:
ifs Internationale Filmschule Köln gGmbH
Personalabteilung
Dorien Gundlach
Schanzenstraße 28
51063 Köln
Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet auf zwei Jahre, kann nach Ablauf der Befristung aber verlängert bzw. entfristet werden.
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter*in (m/w/d) Prüfungsservice (40h/Woche, Teilzeit möglich) Arbeitgeber: unn | UNITED NEWS NETWORK GmbH
Kontaktperson:
unn | UNITED NEWS NETWORK GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in (m/w/d) Prüfungsservice (40h/Woche, Teilzeit möglich)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Prüfungsordnungen und -verfahren an Hochschulen in Deutschland. Ein tiefes Verständnis dieser Themen wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu glänzen und deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern im Prüfungsservice oder ähnlichen Positionen. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen, die deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Organisationsstärke und Flexibilität zu nennen. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich unter Druck gearbeitet hast, um deine Problemlösungsfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Bereitschaft zur Einarbeitung in hochschulspezifische Software. Recherchiere gängige Systeme wie HIS/HISinOne und mache dich mit deren Funktionen vertraut, um im Gespräch zu zeigen, dass du schnell lernfähig bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in (m/w/d) Prüfungsservice (40h/Woche, Teilzeit möglich)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweisen über deine Qualifikationen. Achte darauf, dass alles in einer PDF-Datei zusammengefasst ist.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle im Prüfungsservice und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe auf die spezifischen Anforderungen der Stelle ein und zeige, wie du diese erfüllst.
Gehaltsvorstellung angeben: Vergiss nicht, deine Gehaltsvorstellung im Anschreiben zu erwähnen. Dies zeigt, dass du dir Gedanken über die Rahmenbedingungen gemacht hast und transparent kommunizieren möchtest.
Bewerbung fristgerecht einreichen: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 16. März 2025 einzureichen. Überprüfe vor dem Versand, ob alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei unn | UNITED NEWS NETWORK GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Prüfungsordnungen
Mach dich mit den Prüfungsordnungen und -verfahren der Hochschule vertraut. Zeige im Interview, dass du die rechtlichen Grundlagen verstehst und bereit bist, dich in spezifische Vorschriften einzuarbeiten.
✨Hebe deine Organisationsfähigkeiten hervor
Betone deine Erfahrungen in der Organisation von Verwaltungsprozessen und Prüfungsterminen. Gib konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich komplexe Aufgaben strukturiert und effizient umgesetzt hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Sei bereit, Beispiele für klare und empathische Kommunikation zu geben, insbesondere in stressigen Situationen oder bei der Zusammenarbeit mit Studierenden und Prüfern.
✨Zeige deine Flexibilität und Problemlösungsfähigkeiten
Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du flexibel auf Veränderungen reagiert hast. Arbeitgeber suchen nach jemandem, der auch unter Druck Lösungen findet und sich schnell an neue Herausforderungen anpassen kann.
