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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Postein- und -ausgang, koordiniere Termine und unterstütze bei Dienstreisen.
- Arbeitgeber: THW ist eine angesehene Organisation, die sich für den Katastrophenschutz einsetzt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, unbefristete Anstellung und die Möglichkeit, im Team zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Informationsfluss und arbeite in einem dynamischen Umfeld mit sozialer Verantwortung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder der öffentlichen Verwaltung erforderlich.
- Andere Informationen: Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten und Einsatzbereitschaft wird erwartet.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Tätigkeitsprofil:
- Bearbeitung des Postein- und ausgangs sowie Weiterleitung an die zuständigen Arbeitsbereiche
- Steuern und Sicherstellen des Informationsflusses
- Abwicklung des Telefonverkehrs inkl. Anfertigen von Vermerken
- Terminkoordination und Auftragsüberwachung sowie logistische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
- Disposition Urlaubsanträge sowie Führen von Abwesenheits- und Urlaubslisten
- Anfertigen von Schriftverkehr nach Absprache u. a. für Behörden, Einholen von Auskünften, etc.
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen inklusive Zusammenstellung von dafür erforderlichen Dokumenten wie z.B. Tagungsmappen, Führung von Protokollen
- Zusammenarbeit, Unterstützung und Vertretung anderer Geschäftszimmer (u.a. Abteilung Einsatzunterstützung, Digitalisierungs- und IT-Dienstleistungszentrum)
Anforderungsprofil:
- Abgeschlossene Ausbildung mit mindestens 3-jähriger Regelausbildungszeit im kaufmännischen Bereich oder der öffentlichen Verwaltung
- Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen sowie Kenntnisse in der Anwendung von MS Office Programmen
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationstalent
- Absolute Verlässlichkeit sowie Verschwiegenheit
- Bereitschaft, bei Bedarf, auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit Dienst zu leisten sowie erreichbar zu sein (z.B. im Einsatzfall), zur Mitarbeit im Leitungs- und Koordinierungsstab (LuK) sowie zum Tragen von Dienst- bzw. Einsatzbekleidung zu bestimmten Anlässen
Bewerbungsfrist: 14.01.2025
Ort: Bonn
Arbeitszeit: Teilzeit
Anstellungsdauer: Unbefristet
Bürosachbearbeitung des Geschäftszimmers (m/w/d) in der Abteilung Einsatz der THW-Leitung in Bonn Arbeitgeber: Federal Agency for Technical Relief
Kontaktperson:
Federal Agency for Technical Relief HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Bürosachbearbeitung des Geschäftszimmers (m/w/d) in der Abteilung Einsatz der THW-Leitung in Bonn
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Bürosachbearbeitung im THW. Verstehe, wie wichtig die Terminkoordination und die logistische Vorbereitung von Dienstreisen sind, um in einem Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des THW. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle geben, was dir helfen kann, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich Termine koordiniert und Informationen verwaltet hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft, auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu arbeiten. Bereite dich darauf vor, dies im Gespräch zu thematisieren, um zu verdeutlichen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, dich einzubringen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Bürosachbearbeitung des Geschäftszimmers (m/w/d) in der Abteilung Einsatz der THW-Leitung in Bonn
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen widerspiegelt. Betone deine kaufmännische Ausbildung und relevante berufliche Stationen, die deine Eignung für die Bürosachbearbeitung unterstreichen.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Stelle passen. Gehe auf deine organisatorischen Talente und deine Verlässlichkeit ein.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf, das Motivationsschreiben und andere erforderliche Unterlagen gut formatiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Federal Agency for Technical Relief vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Bürosachbearbeitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in den Bereichen Postbearbeitung, Telefonverkehr und Terminkoordination dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Kenntnisse in MS Office betonen
Da gute Kenntnisse in MS Office gefordert sind, solltest du konkrete Beispiele nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast. Bereite dich darauf vor, deine Fähigkeiten in Excel, Word und PowerPoint zu demonstrieren.
✨Strukturierte Arbeitsweise hervorheben
Die Stelle erfordert eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit organisiert und effizient gearbeitet hast, insbesondere bei der Koordination von Terminen oder der Vorbereitung von Besprechungen.
✨Verlässlichkeit und Verschwiegenheit betonen
In der Verwaltung ist Verlässlichkeit entscheidend. Sei bereit, Situationen zu schildern, in denen du deine Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit unter Beweis gestellt hast, um das Vertrauen deiner zukünftigen Kollegen zu gewinnen.
