Assistenz der Geschäftsführung & Office Manager in Köln (all people) - ['Vollzeit', 'Teilzeit', 'Homeoffice']

Worum es geht: Du bist ein Organisationstalent, das gerne den Überblick behält und mit Souveränität und Diskretion glänzt? Du möchtest eine zentrale Rolle in einem dynamischen Umfeld einnehmen und mit deinem professionellen Auftreten sowohl intern als auch extern Eindruck hinterlassen? Dann werde Teil der Versicherungsforen und unterstütze die Geschäftsführung mit deinem Einsatz! Wir suchen eine Assistenz der Geschäftsführung / Office-Manager in Köln, die unsere Führungskräfte zuverlässig entlastet.

Die Versicherungsforen Leipzig unterstützen Unternehmen der Versicherungswirtschaft bei ihren Forschungs- und Entwicklungsvorhaben. Wir erforschen und analysieren neue Trends, erarbeiten daraus konkrete Anforderungen für Versicherungsunternehmen und entwickeln gemeinsam Lösungsansätze. Neben F&E-Projekten wie Studien, Marktanalysen oder Strategieberatung sind die Versicherungsforen Leipzig als Anbieter von Aus- und Weiterbildungsformaten wie Seminaren, Fachkonferenzen und Messekongressen bekannt.

Das bewirkst du bei uns:

• Assistenz der Geschäftsführung: Unterstützung unseres Geschäftsführers Markus in allen administrativen und organisatorischen Belangen - gemeinsam bildet ihr ein unschlagbares Team.
• Office Management mit Weitblick: Koordination und Organisation von Büroabläufen, Terminen und internen Prozessen in unserem neuen, aufzubauenden Büro in Köln.
• Veranstaltungsorganisation: Planung und Durchführung von kleineren, gehobenen Business-Meetings, bei denen dein professionelles und kniggesicheres Auftreten gefragt ist.
• Kommunikationsschnittstelle: Übernahme der Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen sowie der Pflege wichtiger Kontakte.
• Effiziente Dokumentation: Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen.

Darum passt du zu uns:

• Du bringst Erfahrung mit: Solide Erfahrungen im Office Management oder als Assistenz der Geschäftsführung sind essenziell - genauso wie eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss.
• Organisation liegt dir im Blut: Du bist strukturiert, detailorientiert und kannst auch in stressigen Situationen Prioritäten setzen.
• Du bist serviceorientiert: Freundlichkeit und Professionalität sind für dich selbstverständlich – im Umgang mit der Geschäftsführung ebenso wie mit Gästen und Kolleg:innen.
• Knigge ist kein Fremdwort für dich: Du hast ein souveränes Auftreten und kennst die Anforderungen an gehobene Business-Meetings.
• Digitale Tools sind deine Welt: Mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und idealerweise auch gängigen CRM-Systemen bist du bestens vertraut.
• Sprachlich versiert: Deine Deutschkenntnisse sind auf Muttersprachniveau, deine Englischkenntnisse erlauben Korrespondenzen auch in dieser Sprache. Insgesamt drückst du dich mündlich wie schriftlich präzise aus.

Freue dich auf Folgendes:

• Ein wachstumsorientiertes Unternehmen mit stabilem Fundament, einem klaren Wertekompass und hohem wissenschaftlichen Bezug, u.a. zum HHL-Stiftungslehrstuhl für Digitalisierung in Leipzig.
• Relevante und spannende Aufgabenfelder mit abwechslungsreichen Themen, die mit Know-how und Mut betreut werden wollen und dir die Freiheit geben, Entscheidungen auf kurzem Weg fällen zu können.
• Viel Gestaltungsspielraum für eine kreative Denkweise, dein Know-how und eigene Ideen.
• Einen Arbeitsplatz mit Wohlfühlfaktor, an dem nicht nur deine Leistung, sondern auch du als Mensch zählst.
• Flexible Arbeitszeiten mit Vertrauensarbeitszeit, mobiles Arbeiten mit Remote-Office sowie verschiedene Teilzeit- oder Sabbatical-Modelle.
• Eine angemessene Vergütung mit erreichbaren Aufstiegsmöglichkeiten.
• Verschiedene Gehalts-Goodies (Deutschlandticket, Jobrad-Leasing, Zuschuss für deine betriebliche Altersvorsorge oder Gutscheine).
• Bei uns kommt auch der Spaß nicht zu kurz! Wir laden ein zur Weihnachtsfeier, Seminarfahrt sowie zu verschiedenen Teamevents und anderen Veranstaltungen.
• Zudem wollen wir einen Beitrag zur „Corporate Social Responsibility“ leisten und gewähren pro Jahr einen Arbeitstag für einen freiwilligen sozialen Beitrag für unsere Teams.
• Für dein Wohlbefinden richten wir Gesundheitswochen aus, inklusive Gesundheitstag und wechselnden Angeboten zur Gesundheitsprävention.

Wie gehts jetzt weiter? Du fühlst dich angesprochen und möchtest gern mit uns durchstarten? Dann schick uns deinen Lebenslauf und ein kleines Motivationsschreiben. Bei Fragen kannst du uns gerne telefonisch oder per Mail kontaktieren. Jetzt bewerben!