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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Termine, bearbeite Schriftverkehr und unterstütze das Team im Büro.
- Arbeitgeber: Das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst fördert Hochschulen, Forschung und Kunst in Bayern.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristete Anstellung, Homeoffice, Gleitzeit, Fortbildungsmöglichkeiten und attraktive Zusatzleistungen.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen Team mit spannenden Events und guter Verkehrsanbindung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung, gute Deutschkenntnisse und Teamfähigkeit sind erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeit möglich, Stelle auch für schwerbehinderte Menschen geeignet.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst ist eine oberste Dienstbehörde des Freistaates Bayern und u. a. zuständig für die Förderung und Weiterentwicklung von Hochschulen, Forschung und Kunst im Freistaat Bayern. Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer modernen, teamorientiert arbeitenden Behörde im Herzen von München.
Aufgabenschwerpunkte:
- Bürointerne Organisation, insbesondere Terminkoordinierung für die Abteilungsleitung und der Leitung des Personalreferats
- Telefonische Korrespondenz
- Dienstreiseabwicklung
- Ablage, Pflege und Überwachen der Wiedervorlagen
- E-Mail-Verkehr
- Organisation und Vorbereitung von Unterlagen
- Telefon- und Parteiverkehr (Empfang und Betreuung von Besuchern)
- Abwicklung des Schriftverkehrs für den Abteilungsleiter und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeit in der Abteilung
- Selbstständige Bearbeitung von einzelnen Aufgaben im Personalreferat
Zu Ihren Qualifikationen gehören:
- Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten einschlägigen Ausbildungsberuf (z. B. Fachangestellte/-r oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r, Verwaltungsfachangestellte/-r) mindestens mit der Note „befriedigend“ und/oder mit anschließender mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
- Gute Schreibleistungen und Allgemeinbildung
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mündlich und schriftlich, mindestens Niveau C1)
- Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Freundliches Auftreten und ansprechende Umgangsformen
- Verlässlichkeit und Verschwiegenheit
- Verhandlungs- und Organisationsgeschick
- Gute EDV-Kenntnisse, Kenntnisse im eAkte-System des Freistaates Bayern (DMS) wären wünschenswert
- Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
Wir bieten Ihnen:
- Eine unbefristete Beschäftigung
- Eine übertarifliche Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), Entgeltgruppe 8 TV-L zzgl. 240 € Vorzimmerzulage für die Dauer der Tätigkeit
- Eine Zulage für die Tätigkeit an obersten Dienstbehörden (sog. Ministerialzulage), in Höhe von derzeit monatlich 193,08 €
- Eine tarifliche Jahressonderzahlung
- Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes
- Ballungsraumzulage für den Verdichtungsraum München (bei Vorliegen der Voraussetzungen)
- Attraktiver Standort am Salvatorplatz mit sehr guter Verkehrsanbindung (U-Bahn, Bus/Tramhaltestelle nur wenige Gehminuten)
- Einen interessanten Arbeitsplatz in kollegialer Arbeitsatmosphäre, zu der auch unsere gemeinsamen Events (wie Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Netzwerk für neu Eingestellte etc.) beitragen
- Gleitende Arbeitszeit, Homeoffice nach Absprache möglich
- Umfangreiches Fortbildungsangebot
- JobBike Bayern
- Kooperationsvereinbarung mit Anbietern für Sportmöglichkeiten für eine vergünstigte Mitgliedschaft und vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich, sofern die Vertretung der weiteren Vorzimmerkraft der Abteilung in Präsenz durchgehend gewährleistet ist.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann zögern Sie nicht und bewerben Sie sich bitte bis 21. März 2025 über unter der Stellenangebots-ID: 1268236. Die Stellenausschreibung ist auch auf unserer Homepage unter „Karriere im Ministerium“ veröffentlicht. Auf die dort eingestellten Datenschutzhinweise nach DSGVO wird hingewiesen. Für weitere Informationen stehen Ihnen Herr Fleischberger (Tel. 089/2186–2700) und Frau Trauner (Tel. 089/2186-2409) gerne zur Verfügung.
Vorzimmerkraft (m/w/d) im Büro des Leiters der Abteilung Z (Zentrale Angelegenheiten, Digitalisierung und IT) - ['Homeoffice', 'Vollzeit'] Arbeitgeber: Bayerisches Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst
Kontaktperson:
Bayerisches Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Vorzimmerkraft (m/w/d) im Büro des Leiters der Abteilung Z (Zentrale Angelegenheiten, Digitalisierung und IT) - ['Homeoffice', 'Vollzeit']
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Stelle. Verstehe, welche Fähigkeiten besonders gefragt sind, wie z.B. gute EDV-Kenntnisse oder Organisationstalent, und überlege dir, wie du diese in einem persönlichen Gespräch hervorheben kannst.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Ministeriums, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Vorzimmerkraft zu erfahren. Dies kann dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf deine Team- und Kommunikationsfähigkeit beziehen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du in stressigen Situationen ruhig und professionell bleibst.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Interesse an der Digitalisierung und den IT-Themen, die für die Abteilung Z relevant sind. Informiere dich über aktuelle Entwicklungen in diesen Bereichen und bringe deine Ideen und Ansichten dazu ins Gespräch ein, um zu zeigen, dass du proaktiv und engagiert bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Vorzimmerkraft (m/w/d) im Büro des Leiters der Abteilung Z (Zentrale Angelegenheiten, Digitalisierung und IT) - ['Homeoffice', 'Vollzeit']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Ausbildung und Berufserfahrung im öffentlichen Dienst sowie deine EDV-Kenntnisse.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Organisation und Kommunikation beitragen können.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbung von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei ist. Achte besonders auf Rechtschreibung und Grammatik, da gute Schreibleistungen gefordert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bayerisches Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Vorzimmerkraft, insbesondere die Büroorganisation und Terminkoordinierung. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel telefonische Korrespondenz und den Empfang von Besuchern umfasst, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und freundlich zu kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich.
✨Hebe deine EDV-Kenntnisse hervor
Gute EDV-Kenntnisse sind für diese Position entscheidend. Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen mit verschiedenen Softwareanwendungen und eventuell dem eAkte-System des Freistaates Bayern zu erläutern.
✨Sei bereit für Fragen zur Teamarbeit
Team- und Kommunikationsfähigkeit sind wichtige Qualifikationen für diese Rolle. Überlege dir Beispiele, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast, und sei bereit, diese im Interview zu teilen.
