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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Betreuung von Gastwissenschaftlern und Organisation von Workshops.
- Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme, ein internationales Forschungsinstitut.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, Jobticket und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.
- Warum dieser Job: Arbeiten in einem dynamischen Team mit internationalem Flair und spannenden Veranstaltungen.
- Gewünschte Qualifikationen: Engagement, Organisationstalent und hervorragende Englischkenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Befristete Stelle mit der Möglichkeit zur Weiterbeschäftigung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme ist ein theoretisch ausgerichtetes Forschungsinstitut, in dem über 200 Wissenschaftler*innen aus über 40 Ländern zusammen mit mehr als 1000 internationalen Gästen im Jahr physikalische Grundlagenforschung betreiben. Das Institut mit angegliederten Gästehäusern ist Gastgeber von bis zu 20 internationalen Konferenzen im Jahr. Das Gästeprogramm-Team ist verantwortlich für die Betreuung und Unterstützung dieser Gäste sowie für die Organisation und Durchführung der wissenschaftlichen Veranstaltungen.
Für unser Gästeprogramm-Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Verstärkung eine*n Fremdsprachensekretär*in (w/m/d) bevorzugt in Vollzeit, jedoch mindestens 32 Stunden/Woche.
Ihre Aufgaben:
- Betreuung und Unterstützung unserer Gastwissenschaftler*innen
- Workshop- und Seminarorganisation
- allgemeine Büroorganisation, Terminplanung, -koordination und -überwachung
- Korrespondenzführung in deutscher und englischer Sprache
- Management von Gästehausbuchungen
- Aktualisierung der Webseiten und Datenbanken
Sie bringen mit:
- Engagement, Kontaktfreude und Teamfähigkeit sowie ausgeprägtes Organisationstalent
- schnelle Auffassungsgabe sowie einen selbständigen und gewissenhaften Arbeitsstil
- hervorragende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- erste Erfahrungen in einem internationalen Arbeitsumfeld und/oder Event-Management sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Gern geben wir auch motivierten Berufseinsteigern/innen eine Chance.
- sicheren Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
Wir bieten Ihnen:
- eine vielseitige, interessante Tätigkeit in einem tollen Team, angenehmer Arbeitsatmosphäre und internationalem Arbeitsumfeld
- Vergütung abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung nach dem TVöD (Bund)
- Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (z. B. 30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung, VBL)
- Jobticket
Zur Bewerbung:
Die Stelle ist vorerst auf 2 Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt. Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte unter der Angabe der Kennziffer GP-2501 bis zum 07.04.2025 an das Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme Personalabteilung, Nöthnitzer Str. 38, 01187 Dresden oder per E-Mail als eine PDF-Datei an mit dem Betreff „GP-2501“.
Für Rückfragen zu dieser Stelle steht Ihnen Herr Pablo Perez Martin per E-Mail zur Verfügung. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme Nöthnitzer Straße 38 01187 Dresden
Fremdsprachensekretär*in (w/m/d) - ['Vollzeit'] Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme
Kontaktperson:
Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär*in (w/m/d) - ['Vollzeit']
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im wissenschaftlichen Bereich oder in der Verwaltung arbeiten. Sie könnten wertvolle Einblicke oder sogar Empfehlungen für die Stelle als Fremdsprachensekretär*in geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über das Max-Planck-Institut und seine Forschungsprojekte. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du ein echtes Interesse an der Arbeit des Instituts hast und wie du zur Unterstützung der Gastwissenschaftler*innen beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Organisationserfahrung und deinem Umgang mit internationalen Gästen vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus früheren Tätigkeiten, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse aktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Workshops teilzunehmen, bei denen Englisch gesprochen wird, nutze diese Gelegenheiten, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und Kontakte zu knüpfen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär*in (w/m/d) - ['Vollzeit']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle als Fremdsprachensekretär*in unterstreicht. Gehe darauf ein, warum du gut ins Team passt und welche Erfahrungen du mitbringst, die für die Organisation von Workshops und Seminaren relevant sind.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen, insbesondere im internationalen Umfeld oder im Event-Management, hervor. Vergiss nicht, deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch klar darzustellen.
Bewerbungsunterlagen überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Unterlagen auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf gut strukturiert und übersichtlich sind. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen positiven Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Fremdsprachensekretär*in übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da hervorragende Englischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, deine Sprachfähigkeiten zu demonstrieren. Du könntest auch einige Fachbegriffe oder Phrasen verwenden, die in der wissenschaftlichen Korrespondenz üblich sind.
✨Zeige dein Organisationstalent
Bereite Beispiele vor, die dein Organisationstalent unter Beweis stellen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Veranstaltungen oder Workshops organisiert hast und welche Tools du dafür verwendet hast.
✨Sei offen für internationale Erfahrungen
Das Institut hat ein internationales Umfeld. Teile deine Erfahrungen im Umgang mit internationalen Gästen oder in multikulturellen Teams. Dies zeigt, dass du anpassungsfähig und kontaktfreudig bist.
