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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das IT-Team bei administrativen Aufgaben und organisiere wichtige Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Ein führendes Unternehmen in der Aromen- und Duftstoffindustrie.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Projekte und ein dynamisches Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Unternehmens und entwickle deine Fähigkeiten im IT-Bereich.
- Gewünschte Qualifikationen: Abschluss und 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position, Englisch fließend.
- Andere Informationen: Möglichkeit, an internationalen Projekten mitzuarbeiten und wertvolle Kontakte zu knüpfen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für unseren Kunden, ein führendes Industrieunternehmen im Bereich Aromen und Düfte, suchen wir einen Executive Assistant für den Leiter der IT und das IT-Management-Team.
Als IT-Assistent werden Sie mehrere administrative Unterstützungen für den Leiter der globalen IT und das IT-Management-Team bereitstellen und eine reibungslose Koordination spezifischer Veranstaltungen sicherstellen.
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
- Administration: Verwaltung spezifischer schriftlicher Kommunikationen, Kalender, Reisen und Bereitstellung mehrerer Unterstützungen für den Leiter der globalen IT und das IT-Management-Team, einschließlich der Vorbereitung von Meetings und erforderlichen Materialien.
- Organisation und Planung: Leitung der Organisation mehrerer globaler IT-Hauptevents wie Managementausschüsse, verantwortlich für die Vorbereitung der Agenda, die Erstellung von Präsentationen für Meetings sowie die Koordination von Einladungen und die Organisation der Logistik.
- Interdepartmentale Zusammenarbeit: Aufbau von Beziehungen zu allen IT-Partnern zur Koordination der notwendigen Aktivitäten, Aktualisierung des IT-Management-Teams über bevorstehende Aktivitäten und Kommunikation des Fortschritts bei Aufgaben.
- Sonstige ad-hoc-Projekte: Auf Anfrage und als Vertretung für den Executive Assistant der Unternehmenslösungen.
Sie haben:
- Schweizer CFC-Diplom oder Hochschulabschluss
- 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem multinationalen Unternehmen
- Fließend in Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich - Kenntnisse in Französisch sind von Vorteil
- Gutes Gespür für Priorisierung und Kommunikation, um mit allen Ebenen der Organisation umzugehen
- Vertrauliche Informationen behandeln
- Vorausschauend, um mögliche Probleme vorherzusehen
- Kunden- und serviceorientiert - autonom - Teamgeist
- Versiert im Umgang mit allen Kollaborationstools: E-Mails, Microsoft Office
Executive assistant Arbeitgeber: MANPOWER
Kontaktperson:
MANPOWER HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive assistant
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der IT-Branche zu knüpfen. Suche nach Gruppen oder Veranstaltungen, die sich auf IT-Management konzentrieren, und nimm aktiv daran teil.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die neuesten Trends und Technologien im IT-Bereich. Zeige in Gesprächen, dass du über aktuelle Entwicklungen Bescheid weißt, um dein Interesse und deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du erfolgreich Events oder Meetings organisiert hast, und sei bereit, diese zu teilen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Übe, klar und präzise zu kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich. Dies ist besonders wichtig, da du mit verschiedenen Abteilungen und Partnern interagieren wirst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und mache dir Notizen zu den wichtigsten Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Dies hilft dir, deine Bewerbung gezielt auf die Erwartungen des Unternehmens auszurichten.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position als Executive Assistant wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Erfahrungen in der Verwaltung und Organisation von Veranstaltungen ein und betone deine Kommunikationsfähigkeiten.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Motivationsschreiben fehlerfrei sind und professionell aussehen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei MANPOWER vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die Hauptaufgaben eines Executive Assistants, insbesondere im IT-Bereich. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Interaktion mit verschiedenen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit effektiv mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Hebe deine Organisationsfähigkeiten hervor
Die Organisation von Veranstaltungen und Meetings ist ein zentraler Bestandteil der Position. Teile konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit komplexe Projekte oder Veranstaltungen erfolgreich organisiert hast.
✨Sei bereit für Fragen zur Priorisierung
In dieser Rolle musst du oft mehrere Aufgaben gleichzeitig managen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, wie du Prioritäten setzt und mit Stress umgehst, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
