Assistenz (Schwerpunkt Dienstreisen)

Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro. Als eines der Institute der Fraunhofer-Gesellschaft erforscht und fertigt das Fraunhofer-Institut für Mikroelektronische Schaltungen und Systeme IMS anwendungsspezifische mikroelektronische Lösungen mit einem Schwerpunkt im Bereich der smarten Sensoren.

Sie beraten die Mitarbeitenden Ihrer Abteilung in allen Fragen rund um die Planung und Vorbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland. Darüber hinaus organisieren Sie die Reisen und kümmern sich um die Reisebuchung sowie -abrechnung. Sie unterstützen die Abteilung bei der Kostenzuordnung auf die jeweiligen Projekte. Zudem überarbeiten Sie Textdokumente redaktionell und stellen Präsentationen zusammen. Als Organisationsprofi koordinieren Sie strukturiert und effizient Termine und kümmern sich sowohl um deren Vor- und Nachbereitung als auch den Empfang von externen Besucher*innen. Des Weiteren übernehmen Sie das Veranstaltungsmanagement für beispielsweise Kundenworkshops sowie interne Konferenzen der Abteilung – vom Versand der Einladungen über die Auswahl des Caterings bis zur Nachbereitung. Hierbei zeichnen Sie sich durch eine souveräne interne und externe Korrespondenz aus.

Um jederzeit den Überblick zu behalten, pflegen Sie digitale Ablagen und Verzeichnisse und kümmern sich um die Wiedervorlage.

Qualifikationen:

• Abgeschlossene Ausbildung in idealerweise kaufmännischen Berufsfeldern mit entsprechender Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, Outlook, PowerPoint, Word) und idealerweise Erfahrung im Umgang mit SAP.
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein serviceorientiertes Auftreten.
• Organisationsgeschick und eine zuverlässige, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise.

Wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle und eigenständige Rolle in einem wertschätzenden Team, in dem jede Stimme gehört und gemeinsam nach den besten Lösungen gesucht wird.
• Einfluss auf die Gestaltung von Arbeitsabläufen und die Möglichkeit, durch eigene Impulse das Forschungsteam bei der Auswahl von Zukunftsthemen zu unterstützen.
• Interdisziplinärer Austausch mit unseren verschiedenen Abteilungen und Assistenzen.
• Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungs- und Vernetzungsangebot der Fraunhofer-Gesellschaft.
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit mit integrierter Kernarbeitszeit von grundsätzlich 9:30–15:00 Uhr, Freitag von 9:30–13:00 Uhr) und mobiles Arbeiten an bis zu zwei Tagen für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Zuschuss zum Deutschland-Ticket Job.
• Sehr gute Verkehrsanbindung mit ÖPNV/Auto sowie kostenlose Parkplätze und Fahrradstellplätze für Mitarbeitende.
• Kostenlose Vorsorgeangebote des Betriebsärztlichen Dienstes (BAD), etwa jährliche Grippeimpfung oder Sehtests.
• Kostenloser Familienservice, beispielsweise Kindernotbetreuung und Elder-Care.
• Corporate Benefits: Vergünstigte Angebote namhafter Hersteller und Marken.