Congress & Travel Team Member

Die Cardiovascular and Interventional Radiological Society of Europe (CIRSE) ist eine gemeinnützige, Bildungs- und Wissenschaftsvereinigung, die darauf abzielt, die Patientenversorgung durch Unterstützung von Lehre, Wissenschaft, Forschung und klinischer Praxis im Bereich der kardiovaskulären und interventionellen Radiologie zu verbessern. Die Gesellschaft mit Sitz in Wien vertritt 9.600 Mitglieder und organisiert den größten jährlichen IR-Kongress der Welt. Unsere Hauptmission ist es, Bildung und Training für unsere Mitglieder bereitzustellen, um Forschung zu unterstützen, die Patientenversorgung zu verbessern und die medizinische Disziplin der interventionellen Radiologie ständig weiterzuentwickeln.

Wir suchen ein neues Teammitglied für unsere Abteilung Kongress- und Veranstaltungsmanagement, die einen wesentlichen Teil unserer Organisation darstellt und ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten umfasst. Dazu gehört die Organisation großer wissenschaftlicher Bildungsveranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern sowie exklusivere Treffen mit nur einer Handvoll von Teilnehmern. Wenn Sie leidenschaftlich gerne mit Menschen aus der ganzen Welt kommunizieren, eine praktische Mentalität haben und mehr über Kongress- und Veranstaltungsmanagement lernen möchten, ist diese Rolle perfekt für Sie.

In dieser Position unterstützen Sie die effektive Organisation und das Management verschiedener Vereinsaktivitäten, wie Kongresse, Kurse und Meetings, und arbeiten eng mit dem Team zusammen.

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten, einschließlich Kongressen, Kursen und Meetings.
• Koordination und Unterstützung aller Stakeholder, um sicherzustellen, dass die Projektzeitpläne eingehalten werden, während kooperative Beziehungen gefördert werden.
• Organisation und Verwaltung von Flug- und Hotelbuchungen.
• Bearbeitung von Visumanträgen.
• Buchung von Transfers und Shuttle-Services.
• Administration und Unterstützung interner und externer Meetings.
• Korrespondenz mit Meeting-Teilnehmern.
• Reisen und Unterstützung bei der Durchführung und Ausführung von Veranstaltungen vor Ort.
• Unterstützung bei der Überwachung und Koordination von Veranstaltungsaufbauten.
• Unterstützung der Abteilungsleiter und Teammitglieder bei anderen Projekten.

• Motivation und Enthusiasmus, Teil eines ehrgeizigen Teams zu sein, sowie die Fähigkeit und Selbstständigkeit, unabhängig zu arbeiten.
• Fließende schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (C1-Niveau) und Deutsch (mindestens B2-Niveau).
• Kenntnisse in MS Office-Tools (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).
• Kundenorientierung, Genauigkeit, Stressresistenz.
• Organisations-, Analyse-, Zeitmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten.

• Relevanter Bildungshintergrund (Tourismusfachschule, Hochschulabschluss usw.).
• Erfahrung in der Gastronomie und/oder im Kundenservice/Beziehungsmanagement.
• Frühere Erfahrung mit Hotel- und Flugbuchungssystemen.
• Frühere Erfahrung mit Veranstaltungsmanagement-Software, insbesondere EventsAIR.
• Kenntnisse in weiteren Sprachen.

• Freundliche Atmosphäre in einem internationalen und hochmotivierten Team.
• Vielfältige Aufgaben und innovatives Arbeitsumfeld.
• Reisemöglichkeiten.
• Teambuilding-Events.
• Schöne Büros im Stadtzentrum von Wien.

Das Mindestgehalt beträgt € 2.300 brutto, mit der Möglichkeit, basierend auf den Qualifikationen und Erfahrungen des Kandidaten zu verhandeln.