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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze einen Executive Director mit Terminmanagement und internationaler Reiseorganisation.
- Arbeitgeber: Internationale Private-Equity-Firma mit globalen Büros, die dynamisches Arbeiten fördert.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Boni, jährliche Gehaltsüberprüfungen und Wellness-Angebote warten auf dich!
- Warum dieser Job: Erlebe ein schnelles Arbeitsumfeld und entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind erforderlich; Organisationstalent ist ein Muss.
- Andere Informationen: Offene Kommunikation und die Möglichkeit, an Projekten zu arbeiten, werden gefördert.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Mein Kunde ist eine internationale Private-Equity-Firma mit Büros weltweit. Sie suchen einen Executive Assistant, der ihr geschäftiges Büro in Hamburg verstärkt. Hervorragende und selbstbewusste Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit externen Kunden und internen Kollegen sind unerlässlich, ebenso wie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse auf mindestens C-Niveau.
Diese Rolle kombiniert traditionelle Aufgaben eines Executive Assistants, wie z.B. Terminmanagement, Buchung internationaler Reisen, Koordination von Meetings und Projektkoordination, wobei Sie mit externen und internen Stakeholdern umgehen. Daher müssen Ihre organisatorischen, kommunikativen und projektmanagementbezogenen Fähigkeiten stark sein!
Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
- Unterstützung Ihres Executive Directors bei umfangreicher Termin- und Zeitplanverwaltung, proaktives Gatekeeping und Planung
- Organisation häufiger internationaler Reisen
- Gatekeeping und Bearbeitung aller eingehenden Telefonanrufe in einer reaktionsschnellen, proaktiven und zeitgerechten Weise
- Vollständige Sekretariatsaufgaben, einschließlich der Vorbereitung von Geschäftskorrespondenz, Projektdokumenten und Präsentationen sowie der Nutzung verschiedener Softwarepakete, einschließlich Microsoft Outlook, Word und PowerPoint
- Regelmäßige Kommunikation und Interaktion mit verschiedenen anderen Büros weltweit sowie allen externen und internen Kunden
Der ideale Kandidat für diese Rolle als Executive Assistant ist jemand, der proaktiv arbeiten kann und Entscheidungen für seinen Executive Director trifft. Er sollte in der Lage sein, Angelegenheiten erfolgreich zu planen und Vertrauen sowie Diskretion hoch schätzen. Das Arbeitsumfeld ist sehr schnelllebig, daher ist es unerlässlich, unter Zeitdruck ruhig und gesammelt arbeiten zu können. Sie müssen Ihre Rolle wertschätzen und die volle Verantwortung dafür übernehmen, damit Sie Ihr Bestes geben können.
Um ein erfolgreicher Kandidat zu sein, sollten Sie folgende Fähigkeiten/Erfahrungen mitbringen:
- Fließende Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse auf mindestens B2-Niveau
- Ausgezeichnete sekretariats-, organisations- und problemlösungsfähigkeiten
- Erfahrung in der Arbeit im Dienstleistungssektor
- Professionelle, engagierte Einstellung und Herangehensweise
- Die Fähigkeit, Fristen einzuhalten
- Die Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Netzwerk unterstützender Kollegen zu arbeiten, wenn nötig
Generöse diskretionäre Boni, jährliche Gehaltsüberprüfungen, Wellness-Vorteile, offene Büroumgebung und geförderte offene Kommunikation sowie die Ermutigung, Projekte zu übernehmen und sich weiterzubilden, sind einige der Vorteile dieser Position. Die regulären Arbeitszeiten sind von 9 bis 18 Uhr.
Executive Assistant Arbeitgeber: Joss Search
Kontaktperson:
Joss Search HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant
✨Tip Nummer 1
Netzwerken ist entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern der Firma zu verbinden. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur gewinnen und möglicherweise sogar eine persönliche Empfehlung erhalten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen für die Rolle eines Executive Assistant recherchierst. Übe deine Antworten, insbesondere zu Themen wie Zeitmanagement und Problemlösung, um im Gespräch selbstbewusst aufzutreten.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Sprachkenntnisse aktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, während des Bewerbungsprozesses auf Deutsch und Englisch zu kommunizieren, nutze diese Chance, um deine Sprachfähigkeiten unter Beweis zu stellen und einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die neuesten Trends in der Branche und die spezifischen Herausforderungen, mit denen private Equity-Firmen konfrontiert sind. Dies zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, proaktiv zur Lösung von Problemen beizutragen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen. Stelle sicher, dass du diese in deinem Lebenslauf und Anschreiben hervorhebst.
Betone deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Rolle hervorragende Kommunikationsfähigkeiten erfordert, solltest du konkrete Beispiele für deine Erfahrungen in der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern anführen.
Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor: Beschreibe spezifische Situationen, in denen du erfolgreich komplexe Aufgaben wie Terminplanung oder Reisebuchungen organisiert hast. Dies zeigt deine Eignung für die Position als Executive Assistant.
Verfasse ein überzeugendes Anschreiben: Nutze dein Anschreiben, um deine Motivation für die Position zu erklären und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen mit den Anforderungen des Unternehmens übereinstimmen. Sei dabei präzise und authentisch.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Joss Search vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung als Executive Assistant zu beantworten. Überlege dir Beispiele, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da fließende Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du während des Interviews in beiden Sprachen kommunizieren können. Übe wichtige Phrasen und Fachvokabular, um sicher aufzutreten.
✨Demonstriere deine Problemlösungsfähigkeiten
Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich Probleme gelöst hast, insbesondere in stressigen Situationen. Dies zeigt, dass du auch unter Druck ruhig und effektiv arbeiten kannst.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Zeige dein Interesse an der Firma, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Erwartungen an die Rolle stellst. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der langfristigen Zusammenarbeit.
