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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei Büroorganisation, Postbearbeitung und Terminverwaltung.
- Arbeitgeber: Die Justizvollzugsanstalt Rottenburg bietet ein einzigartiges Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub, Betriebsrente und Mobilitätsgarantie durch JobTicket und JobBike.
- Warum dieser Job: Spannende Aufgaben in einem sicheren Job mit kreativen Mitgestaltungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 18 Jahre alt, Hauptschulabschluss und relevante Berufsausbildung oder Erfahrung im Bürobereich.
- Andere Informationen: Bewerbungsfrist endet am 31.03.2025, Bewerbungen per E-Mail oder Post.
Die Justizvollzugsanstalt Rottenburg sucht eine/n Mitarbeiter im Bürodienst (w/m/d) für unsere Poststelle und die Registratur. Verstärken Sie unser Team - zunächst mit einem Beschäftigungsumfang von 50% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (19 Std. 45 min.) - und tragen Sie mit Ihrer Tätigkeit dazu bei, die Abläufe in unserer Justizvollzugsanstalt effektiv und reibungslos zu gestalten.
Ihre Aufgaben:
- Erledigung von Sekretariatsaufgaben, mit sämtlichen in unserer Poststelle anfallenden büroorganisatorischen Tätigkeiten einschließlich Bearbeitung und Weiterverteilung des analogen und digitalen Schriftverkehrs.
- Führung der Terminüberwachungsliste.
- Vorbereitung und Organisation von Terminen und Besprechungen sowie Kalenderverwaltung.
- Abwicklung von Korrespondenz mit internen und externen Stellen.
- Selbständige Erledigung aller in der Registratur anfallenden Aufgaben: Ablage und Recherche im überwiegend noch aus Papierakten bestehenden Aktenbestand und der digitalen Verwaltungsakte.
- Neuanlage von Akten in Papierform und von digitalen Vorgängen.
- Digitalisierung verschiedener Vorgänge.
Was bieten wir?
- Eine verantwortungsvolle, spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem einzigartigen Arbeitsumfeld.
- Ein angenehmes Arbeitsklima in einem Team mit flachen Hierarchien.
- Bezahlung nach Entgeltgruppe E 5 TV-L.
- Eine Jahressonderzahlung nach dem TV-L und eine Betriebsrente.
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Jahr.
- Mobilitätsgarantie durch JobTicket BW und JobBike BW.
- Die Möglichkeit der kreativen Mitgestaltung in der Verwaltung.
- Einen sicheren Arbeitsplatz.
- Eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen einer Gleitzeitregelung ist möglich.
Wir legen jedoch besonderen Wert darauf, dass die Position von Montag bis Donnerstag bis spätestens 15:00 Uhr und am Freitag bis 12:00 Uhr besetzt ist.
Was bringen Sie mit?
- Mindestalter: 18 Jahre.
- Mindestens Hauptschulabschluss mit abgeschlossener Berufsausbildung in einem anerkannten einschlägigen Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren (möglichst in einem justiz- oder verwaltungsnahen Ausbildungsberuf; z.B. als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
- Bewerbungen von Quereinsteigenden mit einschlägiger Berufserfahrung in einem Vorzimmer bzw. Sekretariat sind ebenfalls willkommen!
- Organisationsfähigkeit, insbesondere bei der Büroorganisation.
- Überdurchschnittliche EDV-Kenntnisse (vor allem im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen: MS-Outlook, Word und Excel).
- Eine selbstständige, eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise.
- Gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift.
- Kommunikations- und Teamfähigkeit.
- Eine gute Auffassungsgabe, Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft.
- Sicheres und freundliches Auftreten.
- Ein gepflegtes und ansprechendes Erscheinungsbild.
Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Entweder per Mail an: oder postalisch an: Justizvollzugsanstalt Rottenburg - Personalabteilung, Schloß 1 in 72108 Rottenburg. Die Bewerbungsfrist endet am 31.03.2025.
Mitarbeiter im Bürodienst (w/m/d) für unsere Poststelle und die Registratur Arbeitgeber: Ministerium der Justiz und für Europa
Kontaktperson:
Ministerium der Justiz und für Europa HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter im Bürodienst (w/m/d) für unsere Poststelle und die Registratur
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Abläufe in einer Justizvollzugsanstalt. Ein gutes Verständnis für die Arbeitsumgebung und die Herausforderungen, die dort auftreten können, wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu überzeugen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Justizvollzugsanstalt. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen, die deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur Büroorganisation und zum Umgang mit digitalen sowie analogen Dokumenten vor. Zeige, dass du die nötigen Fähigkeiten hast, um die Aufgaben in der Poststelle und Registratur effizient zu erledigen.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere dich im Vorstellungsgespräch als teamorientierte Person. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Bereitschaft, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, um das Team bestmöglich zu unterstützen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter im Bürodienst (w/m/d) für unsere Poststelle und die Registratur
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie du zur effektiven Büroorganisation beitragen kannst.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Betone deine EDV-Kenntnisse und Erfahrungen im Bürobereich, insbesondere mit den gängigen Office-Anwendungen.
Unterlagen überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind und ein professionelles Erscheinungsbild haben.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ministerium der Justiz und für Europa vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben, die in der Poststelle und Registratur anfallen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨EDV-Kenntnisse betonen
Da überdurchschnittliche EDV-Kenntnisse gefordert sind, solltest du deine Erfahrungen mit MS-Outlook, Word und Excel hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Kommunikationsfähigkeit demonstrieren
Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Kommunikations- und Teamfähigkeit zu beantworten. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet oder schwierige Gespräche geführt hast, um deine Fähigkeiten zu untermauern.
✨Erscheinungsbild und Auftreten
Achte darauf, gepflegt und professionell aufzutreten. Ein sicheres und freundliches Auftreten kann einen positiven Eindruck hinterlassen. Übe gegebenenfalls deine Körpersprache und deinen Blickkontakt, um selbstbewusst zu wirken.
