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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Büro und unterstütze den Direktor bei verschiedenen administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Der Neue Berliner Kunstverein ist ein führender Ort für zeitgenössische Kunst und Diskurs.
- Mitarbeitervorteile: Vollzeitstelle mit der Möglichkeit zur Entfristung in einem kreativen und engagierten Team.
- Warum dieser Job: Gestalte spannende Veranstaltungen und arbeite in einem dynamischen Umfeld der Kunstszene.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium im Bereich Kulturmanagement oder Kunstgeschichte, sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Bewerbungsfrist ist der 29. Oktober 2023, Vorstellungskosten werden nicht übernommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Der Neue Berliner Kunstverein (n.b.k.) ist ein renommierter Ort zeitgenössischer Kunst- und Diskursproduktion. Die Institution wurde 1969 mit dem Ziel gegründet, bildende Kunst der Gegenwart einer breiten Öffentlichkeit zu präsentieren und beinhaltet neben Ausstellungsräumen die Sammlung des Video-Forums und der Artothek. Begleitend zu den Ausstellungen werden diskursive Veranstaltungen in Form von Vorträgen, Künstler*innengesprächen und Symposien durchgeführt.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen Mitarbeiterin für die Büroleitung und Referent*in des Direktors (m/w/d) (40 Stunden / Woche, 100 %).
Die Stelle umfasst folgende Aufgabenschwerpunkte:
- Büroleitung, Mitgliederbetreuung
- Organisation und Koordination von Büroabläufen und Team-Veranstaltungen, inkl. Protokollführung
- Mitgliederwerbung, -betreuung und -verwaltung
- Mitarbeit an der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (Mitglieder- und Gremienversammlungen)
- Verwaltung und Bearbeitung der eingehenden Telefonate, der Eingangspost sowie Korrespondenz (dt., engl.)
- Adressverwaltung (Geschäfts- und Mitgliederadressen, Adressen der Gremienvertreterinnen)
- Termin- und Fristenmanagement für alle Vereinsangelegenheiten
- Verwaltung und Pflege der Büromaterialien sowie der Schlüssel
- Organisation des Katalog- und Medienverkaufs sowie des Schriftenwechsels
- Bargeld-Kassenverwaltung
- Koordination und Anleitung des Aufsichtsteams
- Betreuung von Künstlerinnen-, Besucherinnen, Zulieferern und Handwerkerinnen sowie der n.b.k.-eigenen Gästewohnung
- Organisation und Buchung von Reise- und Unterkünften nach Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes für Gäste und Mitarbeiterinnen
- Koordination Leihverkehr und Versicherungen
- Anfragen um Kostenvoranschläge bei Speditionen in Absprache mit dem Produktionsbüro
- Transportorganisation in Absprache mit dem Produktionsbüro
- Organisation der Versicherungen und Koordination von Schadensregulation
- Organisation des Leihverkehrs und der Zustandsprotokolle
- Koordination des Zollverkehrs
- Korrespondenz
Referent*in des Direktors
- Organisation von Dienstreisen
- Terminverwaltung
- Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen
- Recherche-Aufgaben
- Erarbeitung von Textvorlagen
- Korrespondenz
Angaben zum Unternehmen
Unternehmen: Neuer Berliner Kunstverein n.b.k.
Ansprechpartner: Anna Lena Seiser
Adresse: Chausseestraße 128/129, D 10115 Berlin
Telefon: 0302807020
E-Mail: nbk@nbk.org
Angaben zur ausgeschriebenen Stelle
Stellentyp: Vollzeit
Antrittstermin: 15.11.2023
Besondere Anforderungen
Ihr Profil:
- Abgeschlossenes Studium (BA/MA) im Bereich Kulturmanagement, Kunstgeschichte, Medien- und Kulturwissenschaft oder einem vergleichbaren Studiengang
- Erfahrungen im Kunst- und Ausstellungsbereich, in der Organisation und Koordination von Projekten und Veranstaltungen mit internationalen Teilnehmerinnen sind wünschenswert
- Ausgeprägte Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (verhandlungssicher) werden vorausgesetzt
- Grundlegende Kenntnisse der zeitgenössischen Kunst und aktueller (politischer) Diskurse sind von Vorteil
- Hohe Flexibilität und Bereitschaft zur Anwesenheit auch außerhalb der gängigen Arbeitszeiten zu besonderen Anlässen wie Abendveranstaltung, Eröffnungen, u. ä.
- Teamfähigkeit, Sorgfalt und hohes Verantwortungsbewusstsein
- Die Fähigkeit eigenständig zu arbeiten und Strukturen zu etablieren
- Sehr gute mündliche wie schriftliche Kommunikationskompetenzen und hohe Stressresistenz sind von Vorteil
- Erfahrungen in der Abwicklung mit internationalen Speditionen wünschenswert
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen Computerprogrammen werden vorausgesetzt, Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken wie FileMaker sind von Vorteil
Wir bieten:
Eine zunächst auf ein Jahr befristete Beschäftigung in Vollzeit (100%) mit Option auf Entfristung in einem interessanten Arbeitsumfeld und in einem engagiertem Team. Sie erwartet ein vielseitiges Aufgabengebiet mit großer Eigenverantwortlichkeit und zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten.
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, unabhängig von Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung. Mit Ihrer Bewerbung erteilen Sie Ihr Einverständnis zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens. Vorstellungskosten können leider nicht übernommen bzw. erstattet werden. Wir freuen uns ab sofort auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail an nbk@nbk.org. Bewerbungsfrist ist der 29. Oktober 2023.
Mitarbeiter*in für die Büroleitung und Referent*in des Direktors (m/w/d) Arbeitgeber: Neue Berliner Kunstverein (n.b.k.)
Kontaktperson:
Neue Berliner Kunstverein (n.b.k.) HR Team
nbk@nbk.org
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in für die Büroleitung und Referent*in des Direktors (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich gründlich über den Neuen Berliner Kunstverein (n.b.k.) und seine aktuellen Ausstellungen sowie Veranstaltungen. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an der Institution und ihrer Rolle in der zeitgenössischen Kunstszene hast.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen in der Organisation und Koordination von Projekten zu nennen. Überlege dir, wie du deine Fähigkeiten in der Büroleitung und Mitgliederbetreuung am besten präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Stelle und den n.b.k. zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Flexibilität und Stressresistenz zu demonstrieren. Bereite dich auf Fragen vor, die deine Fähigkeit zur Arbeit unter Druck und deine Bereitschaft, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten, betreffen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in für die Büroleitung und Referent*in des Direktors (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere den n.b.k.: Informiere dich über den Neuen Berliner Kunstverein. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Institution, ihre Ausstellungen und Veranstaltungen zu erfahren.
Bereite deine Unterlagen vor: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente hast, wie deinen Lebenslauf, ein Motivationsschreiben, Zeugnisse und Nachweise über Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.
Individualisiere dein Motivationsschreiben: Betone in deinem Motivationsschreiben, warum du für die Position geeignet bist. Gehe auf deine Erfahrungen im Kunst- und Ausstellungsbereich sowie deine organisatorischen Fähigkeiten ein.
Überprüfe deine Bewerbung: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe sie gründlich auf Rechtschreibfehler und stelle sicher, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Neue Berliner Kunstverein (n.b.k.) vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir eine Liste der Hauptaufgaben, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind, und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Projektmanagement zeigen.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du während des Interviews sicherstellen, dass du in beiden Sprachen kommunizieren kannst. Bereite dich darauf vor, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten und eventuell auch kurze Texte zu formulieren.
✨Informiere dich über zeitgenössische Kunst
Da grundlegende Kenntnisse der zeitgenössischen Kunst und aktueller Diskurse von Vorteil sind, solltest du dich über aktuelle Ausstellungen, Künstler*innen und relevante Themen informieren. Dies zeigt dein Interesse und Engagement für das Arbeitsfeld.
✨Sei flexibel und teamorientiert
Hebe deine Flexibilität und Teamfähigkeit hervor, da die Stelle auch Anwesenheit außerhalb der regulären Arbeitszeiten erfordert. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und bereit warst, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen.