Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support management with administrative tasks and be the office's organizational hub.
- Arbeitgeber: Join a foundation focused on impactful programs in education, health, culture, and sports.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a dynamic work environment, competitive salary, 30 days vacation, and a great office location.
- Warum dieser Job: Be part of a young, growing team and take on diverse responsibilities with room for personal growth.
- GewĂĽnschte Qualifikationen: You need a commercial training or relevant degree, plus experience in an assistant role.
- Andere Informationen: Fluent German and good English skills are essential; a proactive attitude is a must.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Mein Auftraggeber ist eine Stiftung mit dem Stiftungszweck gemeinnützige Programme und Projekte mit dem Fokus auf Bildung, Gesundheit, Kultur und Sport zu entwickeln und zu fördern. Zur Verstärkung des Teams suche ich zum 1. März oder später am Standort München in Festanstellung/Vollzeit eine engagierte und motivierte Assistenz und Office Manager (m/w/d).
Mit Ihrer Erfahrung und Ihrem Organisationstalent entlasten Sie zunächst gemeinsam mit einer Kollegin die Geschäftsführung und die Projektmanager im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft, sind das hervorragend organisierte Zentrum des Büros sowie die sympathische und professionelle Schnittstelle zwischen Management, Team, high-level Projekt- und Geschäftspartnern sowie externen Dienstleistern. Nach erfolgreicher Einarbeitung übernehmen Sie Ihren Aufgabenbereich alleinverantwortlich.
Ihre Aufgaben
- Repräsentation der Stiftung als professioneller Ansprechpartner für externe und interne Anfragen
- Entlastung der Geschäftsführung und der Projektmanager in allen organisatorischen und administrativen Belangen, wie z.B.:
- UnterstĂĽtzung bei der PrĂĽfung und Bearbeitung von Projektanfragen
- Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Präsentationen
- Koordination der Projektzahlungen
- Controlling der Projektbudgets und -zahlungen im Stiftungstool
- Postbearbeitung und eigenständige Abwicklung der Korrespondenz in Deutsch und teilweise Englisch
- Verwaltung der Mailbox der Geschäftsführung sowie Vorselektion der eingehenden E-Mails
- Kalendermanagement, Terminorganisation sowie Koordination von Geschäftsreisen inkl. Reisebuchungen, Reisekostenabrechnung sowie Zusammenstellen der Reisepläne und -unterlagen
- Planung und Organisation inkl. Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen sowie der regelmäßig stattfindenden Vorstandssitzungen
- Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen, etc.
- Professionelles Ablagemanagement (elektronisch und Papier) und Kontaktverwaltung
Ihre Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bzw. Ausbildung zur Fremdsprachen-/Europasekretär/in oder Managementassistent/in, gerne auch ein abgeschlossenes Studium (Bachelor)
- Mehrjährige vergleichbare Berufserfahrung im Assistenzbereich (GF- bzw. Vorstandslevel)
- Routinierter, sicherer Umgang mit MS-Office (insb. PowerPoint), Outlook, Internet
- Deutsch als Muttersprache und sichere Orthographie, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Proaktive und selbstständige Arbeitsweise mit sehr guter Selbstorganisation und Prioritätensetzung
- Hohe Serviceorientierung, Flexibilität und Eigeninitiative sowie Interesse und Fähigkeit sich schnell in neue Themen einzuarbeiten
- Personen- und situationsgerechtes Verhalten sowie stilsichere verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeit, insbesondere auf C-Level
- Ausgeprägter Teamplayer, offenes und freundliches Wesen, sicheres Auftreten, gewandte Umgangsformen und gepflegtes Erscheinungsbild
Ihre Perspektive
- Ein vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung und der Möglichkeit, sich in einem jungen, dynamischen und wachsenden Team einzubringen.
- Eine wertschätzende und kollegiale Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien
- Top ausgerĂĽsteter Arbeitsplatz und eine sehr ansprechende Arbeitsumgebung in bester City-Lage
- Ein attraktives Gehalt, Rentenversicherung, 30 Tage Urlaub
Assistenz und Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Verena Schiffer Consulting
Kontaktperson:
Verena Schiffer Consulting HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz und Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich intensiv mit der Stiftung und ihren Projekten auseinandersetzt. Zeige dein Interesse an den Themen Bildung, Gesundheit, Kultur und Sport, um zu verdeutlichen, dass du gut zur Unternehmenskultur passt.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen sind entscheidend! Wenn du die Möglichkeit hast, ein Praktikum oder eine Teilzeitstelle in einem ähnlichen Bereich zu absolvieren, nutze diese Chance, um deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und deinen Lebenslauf zu stärken.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Eigeninitiative! Wenn du während des Bewerbungsprozesses Fragen hast oder mehr über die Stelle erfahren möchtest, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz und Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich ĂĽber die Stiftung und ihre Projekte. Besuche die offizielle Website, um mehr ĂĽber deren Ziele und Werte zu erfahren, damit du in deiner Bewerbung gezielt darauf eingehen kannst.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Assistenzbereich und deine Fähigkeiten im Office Management.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für diese Position geeignet bist. Hebe deine proaktive Arbeitsweise und deine Serviceorientierung hervor.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von jemandem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte besonders auf die Rechtschreibung und Grammatik, da dies in der Kommunikation auf C-Level entscheidend ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Verena Schiffer Consulting vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über die Stiftung und ihre Projekte. Zeige, dass du die Werte und Ziele der Organisation verstehst und wie deine Fähigkeiten dazu beitragen können.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Bereite Beispiele vor, die deine Erfahrung im Office Management und in der Assistenz zeigen. Betone deine Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du als Schnittstelle zwischen verschiedenen Parteien fungierst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Betone deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen und wie du ein positives Arbeitsumfeld schaffst. Ein offenes und freundliches Wesen wird geschätzt, also sei du selbst!
