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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisationsassistenz in der Verwaltung und Unterstützung des Lehrbetriebs.
- Arbeitgeber: Die Vetmeduni ist eine führende veterinärmedizinische Universität in Europa.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein attraktiver Campus.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Tiergesundheit und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Matura, gute EDV-Kenntnisse und Kommunikationsfähigkeiten erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind willkommen.
Die Vetmeduni arbeitet in der Lehre, in der Forschung und in ihren Dienstleistungsangeboten an der Sicherstellung der Tiergesundheit in Österreich. Wir verstehen diese Aufgabe als Beitrag zur Gesunderhaltung des Menschen und seiner tierischen Begleiter sowie zur Produktion gesunder Nahrungsmittel.
Zur Erfüllung dieser Aufgabe sucht unser Klinisches Department für Nutztiere und Sicherheit von Lebensmittelsystemen eine:n Organisationsassistent:in.
- Einstufung: IIIa
- Beschäftigungsausmaß: 20 Wochenstunden (5-Tage Woche)
- Dauer des Dienstverhältnisses: unbefristet
- Bewerbungsfrist: 09.04.2025
- Kennzahl: 2025/0051
Aufgaben:
- Ansprechpartner:in für Mitarbeiter:innen innerhalb des Departments und der Studienabteilung in organisatorischen und administrativen Belangen
- Administration des Lehrbetriebes/Lehrverwaltung
- Unterstützung bei der Koordination und Abwicklung der Abteilungsadministration
- Selbständige Übernahme anfallender Office Management Aufgaben
- Sicherstellung und Weiterentwicklung standardisierter und effizienter Prozesse
- Erstellung von Protokollen bei Sitzungen sowie Terminkoordination
- Allgemeine Agenden in der Verwaltung (Evidenzen, Entlehnungen, Terminverwaltung/Kalendermanagement, Ablage)
- Unterstützung bei der Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen, Zuarbeit und Recherche von Informationen
- Administrative Betreuung von Studierenden, Praktikant:innen und Internships
- Datenmanagement und Berichtswesen
- Dienstwege am Campus
- Unterstützung in der Organisation und Betreuung von Fortbildungsveranstaltungen
- Administration der Mietwäsche
Erforderliche Ausbildung, Qualifikationen und Kenntnisse:
- Abgeschlossene Matura/Reifeprüfung
- Facheinschlägige Berufserfahrung
- Sehr gute EDV-Anwendungskenntnisse (MS-Office, besonders Word und Excel)
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1)
- Gute Englischkenntnisse (B2)
Weitere erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen:
- Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe oder Erfahrung in der universitären Verwaltung
- Hohes Verständnis bzw. Interesse für den akademischen Bereich und für universitäre Verwaltungsabläufe, Strukturen und Richtlinien
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit
- Selbständige, effiziente und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohes Maß an Teamorientierung, Vernetzungs- und Integrationsstärke sowie sozialer Kompetenz
- Serviceorientierung, Proaktivität und Eigeninitiative
- Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in komplexe Themengebiete
- Bereitschaft zur Weiterbildung
Was wir bieten:
- Top-Universität: Die Vetmeduni ist eine der führenden veterinärmedizinischen akademischen Bildungs- und Forschungsstätten Europas
- Stabiler Arbeitgeber
- Attraktiver Campus
- Persönliche und berufliche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Präventive und medizinische Gesundheitsförderung
- Diversitäts- und familienfreundliche Universitätskultur
- Kinderbetreuungs- und Ferienbetreuungsangebote
- Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen
- Mitarbeiter:innenevents
Mindestentgelt:
Das kollektivvertragliche Mindestentgelt für Arbeitnehmer:innen an Universitäten gemäß der oben angegebenen Einstufung beträgt EUR 2.699,20 brutto monatlich auf Basis Vollzeit. Durch anrechenbare Vordienstzeiten und sonstige Bezugs- und Entlohnungsbestandteile kann sich dieses Mindestentgelt erhöhen.
Bewerbung:
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl. Zeugnissen mit der Kennzahl 2025/0051, welche Sie per smart bewerben übermitteln. Bitte führen Sie die Kennzahl unbedingt an, da wir Ihre Bewerbung sonst nicht korrekt zuordnen können. Die Bewerbungen sind gebührenfrei. Die Bewerber:innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind. Die Vetmeduni ist stolze Trägerin des Zertifikats hochschuleundfamilie, daher freuen wir uns über Bewerbungen von Personen mit Familienkompetenz. Ebenso sind uns Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und chronischen Erkrankungen willkommen.
Kontakt für weiterführende Informationen:
Katharina Kreml
+43 1 25077 - 4901
katharina.kreml@vetmeduni.ac.at
http://www.vetmeduni.ac.at
Organisationsassistent:in (m/w/d) Arbeitgeber: Veterinärmedizinische Universität Wien
Kontaktperson:
Veterinärmedizinische Universität Wien HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Organisationsassistent:in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Abläufe und Strukturen an der Vetmeduni. Ein gutes Verständnis der universitären Verwaltung kann dir helfen, dich besser in die Rolle des Organisationsassistenten einzufinden und deine Eignung zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking-Möglichkeiten, um Kontakte innerhalb der Universität zu knüpfen. Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern, um Einblicke in die Arbeitsweise und die Erwartungen an die Position zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Teamarbeit und Kommunikation vor. Da diese Fähigkeiten für die Stelle entscheidend sind, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben, die deine Stärken in diesen Bereichen zeigen.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Interesse an Weiterbildungsmöglichkeiten. Informiere dich über relevante Fortbildungen oder Workshops, die deine Fähigkeiten im Office Management und in der Administration weiterentwickeln können, und erwähne dies im Gespräch.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Organisationsassistent:in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position als Organisationsassistent:in. Erkläre, warum du dich für die Vetmeduni interessierst und was dich an der Arbeit im akademischen Bereich reizt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine facheinschlägige Berufserfahrung sowie deine EDV-Anwendungskenntnisse. Zeige auf, wie diese Fähigkeiten dir helfen werden, die Aufgaben im Klinischen Department für Nutztiere und Sicherheit von Lebensmittelsystemen erfolgreich zu bewältigen.
Verwende klare Struktur: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende Absätze, um verschiedene Themen zu gliedern, und achte auf eine klare Sprache. Dies zeigt deine organisatorischen Fähigkeiten und erleichtert dem Leser das Verständnis deiner Qualifikationen.
Prüfe auf Vollständigkeit: Bevor du deine Bewerbung einreichst, stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente, wie Zeugnisse und die Kennzahl 2025/0051, enthalten sind. Eine vollständige Bewerbung erhöht deine Chancen auf eine positive Rückmeldung.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Veterinärmedizinische Universität Wien vorbereitest
✨Informiere dich über die Vetmeduni
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Vetmeduni und ihre Aufgaben informieren. Verstehe die Rolle der Universität in der Tiergesundheit und wie dein Beitrag als Organisationsassistent:in dazu passt.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Administration und im Office Management zeigen. Sei bereit, diese während des Interviews zu erläutern.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position eine ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, wie du Informationen effektiv vermitteln kannst, um deine Teamorientierung und Serviceorientierung zu demonstrieren.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch Klarheit über den weiteren Verlauf.
