Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte den Büroalltag und unterstütze die Gründer bei ihren täglichen Aufgaben.
- Arbeitgeber: marta ist ein innovatives Unternehmen, das sich für die Verbesserung der Pflegebranche einsetzt.
- Mitarbeitervorteile: Genieße 27 Tage Urlaub, moderne Büros und regelmäßige Team-Events.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zu einer wichtigen Mission bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Erste Erfahrungen im Office Management sind von Vorteil; fließendes Deutsch und Englisch erforderlich.
- Andere Informationen: Wir fördern Chancengleichheit und Vielfalt in einem einladenden Arbeitsumfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Über die Stelle
Als unsere neue Executive Assistant hast du die spannende Möglichkeit, den täglichen Rhythmus unseres dynamischen Büros mitzugestalten! Deine Rolle ist essenziell, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und eine Umgebung zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen und gerne zusammenarbeiten. Du wirst viele verschiedene Aufgaben übernehmen und stets den Überblick behalten – besonders im Bereich Verträge. Dein Hauptziel ist es, die Gründer zu entlasten und ihre Produktivität zu steigern, indem du eigenverantwortlich arbeitest und ihnen den Rücken freihältst!
Deine Rolle in unserem Team:
- Office Management: Stakeholder-Management & Basisdienstleistungen: Koordination mit Reinigungsdiensten, Catering-Anbietern, Vermietern und Internetdienstleistern, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten.
- Praktische Aufgaben: Sicherstellen, dass das Büro stets gut ausgestattet und ordentlich ist (z. B. Getränke auffüllen, Geschirrspüler ausräumen, einladende Atmosphäre schaffen).
- Bestandsverwaltung & Materialbeschaffung: Überwachung des Bürobedarfs und rechtzeitige Bestellung notwendiger Materialien.
- Technische Einrichtung in Meetingräumen: Sicherstellen, dass Besprechungsräume für physische und hybride Meetings optimal vorbereitet sind.
- Planung von Teamevents: Organisation von unterhaltsamen und verbindenden Events zur Stärkung des Teamgeists.
- Verwaltung des Wissens-Hubs: Pflege unserer zentralen Wissensdatenbank, um Richtlinien und Standardprozesse aktuell zu halten.
- Postverwaltung & Dokumentenablage: Bearbeitung eingehender Post und sorgfältige Ablage von Dokumenten.
- People & Culture: Onboarding & Offboarding: Sicherstellen, dass neue Mitarbeitende sich willkommen fühlen, ihre Ausstattung und Tool-Zugänge erhalten – und auf der anderen Seite ein reibungsloser Offboarding-Prozess bei Mitarbeiteraustritten gewährleistet ist.
- Besuchermanagement: Dafür sorgen, dass sich alle Gäste willkommen fühlen.
- (Physische) Vertragsvorbereitung & -verwaltung: Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit einem ausgeprägten Auge fürs Detail.
- Vorab-Screening von Kandidaten: Unterstützung bei der Suche nach neuen großartigen Teammitgliedern.
- Ausstattungsmanagement: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die richtigen Arbeitsmittel haben und defekte Geräte schnell repariert oder ersetzt werden.
- Einhaltung von Arbeitsschutzstandards: Sicherstellung eines sicheren und gesetzeskonformen Arbeitsplatzes.
Das bringst du zu uns mit:
- Idealerweise hast du bereits erste Erfahrungen als Team Assistenz & Office Manager (m/w/d).
- Du bist strukturiert, gewissenhaft und hast eine Hands-on-Mentalität.
- Du bist lösungsorientiert, arbeitest gerne selbständig und effizient.
- Du sprichst Deutsch (C2) und fließend Englisch.
Warum marta?
- Purpose: Du unterstützt eine wichtige Mission und hast die Chance, den Pflegenotstand positiv zu beeinflussen.
- Arbeitsumgebung: Wir bieten dir ein schönes Büro nur wenige Gehminuten vom Nordbahnhof entfernt mit modernster Ausstattung und allem, was du zum Arbeiten benötigst.
- Veranstaltungen: Neben unseren legendären Firmenfeiern gibt es bei uns regelmäßige Team-Events.
- Gesundheit & Wohlbefinden: Du erhältst 27 Tage Urlaub pro Jahr und zusätzlich versorgen wir dich im Office mit allem, was du benötigst.
- Karriere & Weiterentwicklung: Du wirst Teil eines internationalen Teams mit über 60 Mitarbeiter:innen und hast bei uns neben regelmäßigen Feedbackgesprächen viele spannende Wachstums- und Lernmöglichkeiten.
Klingt nach einer perfekten Stelle für dich? Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen!
marta ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Wir bemühen uns, ein freundliches, sicheres und einladendes Umfeld für alle unsere Mitarbeiter:innen zu schaffen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität und -ausdruck, sexueller Orientierung, Einschränkungen und Begabungen jeglicher Art, körperlicher Erscheinung, sozialem Hintergrund, Familienstand, Alter oder Religion (oder deren Fehlen). Bei deiner Bewerbung konzentrieren wir uns ausschließlich auf deiner Erfahrung und Motivation. DU entscheidest selbst, welche zusätzliche Informationen du preisgeben möchtest (Foto, Familienstand, Religion, Geschlecht, Nationalität, usw.). Wir schätzen und behandeln alle Bewerbungen gleich. Auch wenn du unserem Anforderungsprofil nicht zu 100 % entsprichst, ermutigen wir dich trotzdem, dich bei uns zu bewerben.
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: marta
Kontaktperson:
marta HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von marta. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle des Executive Assistant zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen in der Teamassistenz und im Office Management konkret darlegen kannst. Denke an Beispiele, die deine strukturierten und lösungsorientierten Fähigkeiten zeigen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die spezifischen Tools und Software, die in der Büroorganisation verwendet werden. Wenn du bereits Erfahrung mit diesen hast, hebe dies in Gesprächen hervor, um deine Eignung zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige während des Bewerbungsprozesses deine Begeisterung für die Mission von marta. Erkläre, warum dir die Unterstützung im Pflegebereich wichtig ist und wie du dazu beitragen möchtest, den Pflegenotstand positiv zu beeinflussen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und mache dir Notizen zu den wichtigsten Aufgaben und Anforderungen. Überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu dieser Rolle passen.
Individualisiere dein Anschreiben: Schreibe ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle als Executive Assistant unterstreicht. Betone, wie du die Gründer entlasten und ihre Produktivität steigern kannst.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: In deinem Lebenslauf solltest du relevante Erfahrungen als Team Assistenz oder Office Manager klar hervorheben. Zeige auf, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Achte auf Details: Da die Rolle ein ausgeprägtes Auge fürs Detail erfordert, achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Überprüfe Grammatik und Rechtschreibung und stelle sicher, dass alle Informationen korrekt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei marta vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben einer Executive Assistant, insbesondere im Bereich Vertragsverwaltung und Büroorganisation. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Hands-on-Mentalität
Betone während des Interviews deine praktische Herangehensweise und deine Fähigkeit, Probleme selbstständig zu lösen. Gib konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen angegangen bist und Lösungen gefunden hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten hervorheben
Da die Rolle viel Stakeholder-Management erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Bereite dich darauf vor, wie du effektiv mit verschiedenen Parteien kommunizierst und Beziehungen aufbaust.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen stellst, die auf Team-Events und das Arbeitsumfeld abzielen. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.