Executive Assistant - Pharma (w/m/d)

Executive Assistant (w/m/d)

Hybrid – Hessen

Ein weltweit führendes Pharmaunternehmen mit breiter Pipeline sucht derzeit Unterstützung für ihr Medical Team.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Projekt-Exzellenz – Eventplanung und -koordination

• Unterstützung bei der Durchführung von Schlüsselprojekten, Initiativen, Kongressplanungen und funktionalen Koordinationsaufgaben.
• Planung und Koordination medizinischer Fortbildungsveranstaltungen, regionaler Kongresse sowie anderer medizinischer Aktivitäten in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern im medizinischen Außendienst, wie z. B. MSLs (Medical Science Liaisons) und dem/der Head of MSL.
• Organisation der Logistik, einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten, Reiseplanung und Unterbringung der Teilnehmer.
• Sicherstellung der rechtzeitigen Bereitstellung von Veranstaltungsmaterialien.
• Kommunikation mit Dienstleistern, Referenten und anderen Stakeholdern zur Gewährleistung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs.

Budgetkontrolle und -management

• Verwaltung der Budgets für Projekte und Veranstaltungen im medizinischen Außendienst.
• Überwachung der Ausgaben und Sicherstellung der Einhaltung von Budgetvorgaben.
• Bereitstellung regelmäßiger Finanzberichte an den/die Head of MSL oder verantwortliche Projektleitung.

Unterstützung des/der Head of MSL

• Zusammenarbeit mit dem/der Head of MSL bei der Planung und Umsetzung lokaler medizinischer Strategien und Initiativen.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner medizinischer Meetings.
• Übernahme administrativer Aufgaben, wie die Terminplanung von Meetings und die Erstellung von Berichten.

Compliance und Dokumentation

• Sicherstellung der Einhaltung aller regulatorischen Vorgaben und internen Richtlinien bei medizinischen Außendienstaktivitäten.
• Pflege einer genauen und aktuellen Dokumentation für alle Projekte und Veranstaltungen im medizinischen Außendienst.
• Vorbereitung und Einreichung der erforderlichen Berichte bei den zuständigen Behörden.

Management von Patientensupportprogrammen (optional)

• Verwaltung des Patientensupportprogramms.
• Hauptansprechpartner:in für zugeordnete Pflegekräfte.
• Erhebung relevanter Einblicke für das Senior Medical Management, um die hohe Qualität des Patientensupportprogramms sicherzustellen.

Anforderungen:

Dringend erforderlich

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in administrativer Rolle, wie Praxisleitung, Chefsekretariat, Veranstaltungsleitung oder ähnliches – vorzugsweise im medizinisch-wissenschaftlichem Bereich, jedoch kein Muss
• Abgeschlosse Ausbildung oder Studium in relevantem Bereich
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Außerdem

• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, organisationstalent und strukturiertes Arbeiten
• Teamorientierte Arbeitsweise und Fähigkeit zur Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams.
• Reisebereitschaft im Rahmen der Tätigkeit.

Das Unternehmen bietet:

• Die Möglichkeit, in einem innovativen und wachsenden Unternehmen in der Pharmazeutischen Industrie tätig zu sein.
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.
• Ein engagiertes und dynamisches Team von Fachexperten.
• Attraktive Vergütung und umfassende Benefits.
• Kontinuierliche fachliche Weiterentwicklung und Schulungsmöglichkeiten.

Wenn Sie an einer herausfordernden und erfüllenden Position als Executive Assistant (w/m/d) interessiert sind, bewerben Sie sich noch heute.

Ich freue mich auf Ihre Bewerbung!

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