Facilities Coordinator

JLL empowers you to shape a brighter way. Unsere Mitarbeiter bei JLL und JLL Technologies gestalten die Zukunft der Immobilienwirtschaft für eine bessere Welt, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir sind bestrebt, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu ermutigen, zu gedeihen, bedeutungsvolle Karrieren aufzubauen und einen Platz zu finden, an dem sie dazugehören. Egal, ob Sie über umfassende Erfahrung in der gewerblichen Immobilienwirtschaft, im Handwerk oder in der Technologie verfügen oder Ihre relevanten Erfahrungen in einer neuen Branche anwenden möchten, schließen Sie sich unserem Team an, während wir helfen, einen helleren Weg nach vorne zu gestalten.

Unterstützen Sie den Facilities Manager bei der Bereitstellung von Dienstleistungen zur Betriebsführung und Instandhaltung der Immobilie, einschließlich Kunden-/Klientenservices, Finanzmanagement, Facility Management, Beschaffung und Lieferantenmanagement. Entwickeln Sie Kundenbeziehungen mit wichtigen Vertretern zur Unterstützung der Unternehmensziele und -vorgaben des Kunden.

• Arbeiten Sie mit dem Facilities Manager zusammen, um die Bereitstellung von Wartungs- und Reparaturdiensten zu überwachen.
• Halten Sie die Kundenzufriedenheit mit der Bereitstellung von Facility Management-Dienstleistungen aufrecht und unterstützen Sie Programme zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.
• Interagieren Sie mit den Nutzern ausgewählter Immobilien.
• 24/7 Notrufunterstützung und Anwesenheit vor Ort sind erforderlich.
• Befolgen Sie die festgelegten Eskalationsverfahren und Vorfallberichterstattungsverfahren.
• Unterstützen Sie das Management von Arbeitsaufträgen für internes Personal und Anbieter nach Bedarf.
• Erfüllen oder übertreffen Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPI) vor Ort; helfen Sie bei der monatlichen Überwachung der Service Level Agreements (SLA), um potenzielle Herausforderungen zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu planen.
• Demonstrieren Sie starke Zusammenarbeit und Teamarbeit innerhalb des Account-Teams, indem Sie die Entwicklung und Implementierung von IFM-Best Practices und Innovationen vorantreiben.
• Unterstützen Sie den Facilities Manager bei der Umsetzung von kurz- und langfristigen Projekten für den Kunden.
• Helfen Sie bei der Entwicklung und Umsetzung des jährlichen Managementplans; erreichen Sie die vom Facilities Manager festgelegten Leistungskennzahlen.
• Überwachen Sie die entsprechenden monatlichen/vierteljährlichen/jährlichen Berichte für den Kunden.
• Maximieren Sie die Nutzung von Lieferanten, bevorzugten Anbietern/Vertragspartnern und das Ausgabenvolumen bei Unternehmen im Besitz von Minderheiten/Frauen (M/WBE).
• Sichern Sie die Einhaltung der Mindestprüfungsstandards von Jones Lang LaSalle.
• Helfen Sie bei der Entwicklung und Verwaltung der detaillierten, nullbasierten jährlichen Betriebshaushalte für jedes Gebäude in Ihrem Gebiet.
• Entwickeln Sie monatliche/vierteljährliche Abweichungsberichte zu allen Betriebshaushalten für jede Immobilie zeitgerecht.
• Koordinieren Sie Gespräche mit ausgewählten Anbietern oder Lieferanten bezüglich Zielsetzungen, Leistungskriterien und Leistungsbewertungen.
• Verwalten Sie die Pflege bestehender Verträge.
• Beschaffen Sie lokale Dienstleistungen und Waren, die für die Durchführung der täglichen Abläufe über Drittanbieter erforderlich sind. Dazu gehört das Verfassen von Verträgen, das Einholen der erforderlichen Anbieteranmeldeformulare und die Überprüfung von Versicherungszertifikaten auf Compliance.
• Unterstützen Sie das IFM-Team bei der Zusammenarbeit mit dem Account-Sourcing-Team zu nationalen und regionalen Beschaffungsmöglichkeiten, um den Umfang zu definieren, die Lieferantenbesichtigung zu koordinieren und die nationale und regionale Lieferantenleistung auf Immobilieneebene zu verwalten.

• Mindestens zwei Jahre Branchenerfahrung erforderlich, entweder im Unternehmensumfeld, bei einem Drittanbieter oder als Berater.
• Ausgezeichnete Kunden-, Computer-, Management-, verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Verantwortlichkeiten effektiv zu organisieren, um die Ziele und Vorgaben des Portfolios zu erreichen.
• Grundkenntnisse der Gebäudesysteme (mechanische und elektrische Systeme).
• Computerkenntnisse.

Standort: Vor Ort – München, Deutschland