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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Amtsleitung und koordiniere die Hausdienste im Hauptamt.
- Arbeitgeber: Das Hauptamt ist das zentrale Querschnittsamt der Stadtverwaltung, das Politik und Öffentlichkeit verbindet.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, flexible Arbeitszeiten und Jobticket-Zuschuss für ÖPNV oder Bike-Leasing.
- Warum dieser Job: Spannende Themen, gute Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team warten auf dich.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
- Andere Informationen: Einarbeitung und Entwicklungsmöglichkeiten sind garantiert.
Das Hauptamt ist ein zentrales Querschnittsamt der Stadtverwaltung. Mit seinen Abteilungen bildet es eine Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung, Öffentlichkeit und Bürgerschaft. Es kümmert sich um die Wahrnehmung der Stadt nach außen, ist Ansprechpartner für Gemeinderat und Verwaltungsspitze und Fachämter. Im Hauptamt arbeiten Sie in einem spannenden Arbeitsfeld, das stark von aktuellen Themen geprägt ist. Die Assistenz im Hauptamt ist für den Kommunikationsfluss im Amt und zwischen den Abteilungen zuständig. Sie unterstützt die Amtsleitung dabei, die Fäden zusammenzuhalten. Zudem obliegt ihr die Koordination der Hausdienste.
AUFGABENSCHWERPUNKT:
- Assistenz der Amtsleitung und Unterstützung der Abteilungsleitungen
- Koordinierung der Hausdienste
- Erhaltung der Budgetübersicht
WIR BIETEN:
- Eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Std./Woche)
- Eine Vergütung bis Entgeltgruppe 9b TVöD (3.566 € bis 5.018 €)
- Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
- Jobticket-Zuschuss zum ÖPNV oder Bike-Leasing
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Eine fundierte und gründliche Einarbeitung
- Flexible Arbeitszeiten
- Gute Weiter- und Fortbildungsmöglichkeiten
WIR ERWARTEN:
- Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute Office-Kenntnisse und Aufgeschlossenheit für digitale kollaborative Tools
- Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
- Eigenverantwortliches Arbeiten
- Interesse an der Übernahme von koordinierenden Führungsaufgaben
- Kenntnisse im Umgang mit SAP
AnsprechpartnerIn: Charlotte Biskup, Hauptamt
Assistenz (M/W/D) der Amtsleitung des Hauptamtes Arbeitgeber: Jobswipe
Kontaktperson:
Jobswipe HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (M/W/D) der Amtsleitung des Hauptamtes
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die aktuellen Themen und Herausforderungen, mit denen das Hauptamt konfrontiert ist. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein Verständnis für die Schnittstellen zwischen Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit hast.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Teamfähigkeit und deine strukturierte Arbeitsweise zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich in einem Team gearbeitet hast und welche Methoden du zur Organisation deiner Aufgaben verwendet hast.
✨Tip Nummer 3
Nutze digitale Tools und Plattformen, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Wenn du Erfahrung mit kollaborativen Tools hast, bringe diese aktiv ins Gespräch ein und erkläre, wie sie dir bei der Koordination von Aufgaben helfen können.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Interesse an der Übernahme von koordinierenden Führungsaufgaben. Bereite Fragen vor, die zeigen, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und wie du die Amtsleitung unterstützen kannst, um die Effizienz im Amt zu steigern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (M/W/D) der Amtsleitung des Hauptamtes
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position als Assistenz der Amtsleitung unterstreicht. Gehe darauf ein, warum du dich für diese Stelle interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung der Amtsleitung beitragen können.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kenntnisse in Office-Anwendungen und deine Teamfähigkeit, da dies wichtige Anforderungen sind.
Referenzen bereitstellen: Falls möglich, füge Referenzen oder Empfehlungsschreiben bei, die deine Eignung für die Position untermauern. Dies kann einen positiven Eindruck hinterlassen und deine Bewerbung stärken.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobswipe vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Assistenz im Hauptamt. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse über die Stadtverwaltung
Zeige Interesse an der Stadtverwaltung und den aktuellen Themen, die das Hauptamt betreffen. Informiere dich über aktuelle Projekte oder Herausforderungen, um im Gespräch fundierte Fragen stellen zu können.
✨Teamfähigkeit betonen
Da Teamarbeit eine wichtige Rolle spielt, solltest du konkrete Beispiele für deine Teamfähigkeit und deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Teams bereit haben.
✨Digitale Tools und SAP-Kenntnisse
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Office-Anwendungen und digitalen Tools hervorhebst. Wenn du Erfahrung mit SAP hast, sei bereit, darüber zu sprechen, wie du es in der Vergangenheit genutzt hast.
