Legal Secretary

Eine führende globale Kanzlei, die für ihre Expertise in komplexen Sektoren und hochkarätigen Fällen anerkannt ist. Die Kanzlei setzt sich für Vielfalt, Integrität und Exzellenz ein und fördert eine kollaborative und inklusive Arbeitskultur, die ihr die Anerkennung als "Great Place to Work" eingebracht hat.

Als zweisprachiger Rechtsanwaltssekretär werden Sie wesentliche administrative Unterstützung für Anwälte und Teams innerhalb der Kanzlei leisten. Ihre Hauptverantwortlichkeiten umfassen:

• Dokumentenmanagement: Vorbereitung, Scannen, Ablage und Pflege von Dokumenten in den elektronischen Plattformen der Kanzlei.
• Apostille- und Legalisierungskoordination: Bearbeitung von Anfragen zur Dokumentenbeglaubigung.
• Telefon- und Konferenzmanagement: Verwaltung eingehender Anrufe und Organisation von Telefonkonferenzen.
• Korrespondenzverwaltung: Bearbeitung von E-Mails und Briefen, um sicherzustellen, dass sie nach Bedarf weitergeleitet oder archiviert werden.
• Kalenderverwaltung: Organisation der Zeitpläne und Termine der Anwälte über Outlook.
• Zeiterfassung: Erfassung abrechenbarer Stunden im Tracking-System der Kanzlei.
• Reise- und Ausgabenmanagement: Organisation von Reisen und Erstellung von Spesenberichten.
• Besprechungskoordination: Planung von Besprechungen, Buchung von Räumen und Verwaltung der erforderlichen Ausstattung und Verpflegung.
• Abrechnungsunterstützung: Unterstützung bei den Abrechnungsprozessen für Mandanten.
• CRM- und IT-Support: Aktualisierung des CRM-Systems und Zusammenarbeit mit dem IT-Support für technische Bedürfnisse.
• Büromaterialverwaltung: Bestellung von Büromaterialien und Überwachung allgemeiner administrativer Bedürfnisse.

Bildung: Sekundarstufe erforderlich; Hochschulstudium ist von Vorteil.

Erfahrung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Rechtsanwaltssekretär, idealerweise in einer Kanzlei in Luxemburg.

Sprachen: Fließend in Französisch und Englisch (C1/C2-Niveau); Deutsch und Luxemburgisch sind von Vorteil.

Schlüsselqualifikationen:

• Starke organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig Teamplayer zu sein.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Beherrschung von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Bereitschaft, neue Fähigkeiten zu erlernen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.

Ein dynamisches und internationales Umfeld, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Fähigkeiten neben Top-Profis weiterzuentwickeln. Ein inklusiver und kollaborativer Arbeitsplatz, der sich für Vielfalt und Chancengleichheit einsetzt. Anerkannt als "Great Place to Work", fördert sowohl berufliches als auch persönliches Wachstum. Möglichkeiten zur Karriereentwicklung innerhalb einer renommierten Kanzlei mit spannenden globalen Projekten. Wettbewerbsfähige Arbeitsbedingungen und ein attraktives Paket.

Rekrutierungsprozess:

• Erstes Interview: Virtuelles Treffen mit dem HR-Team in London für eine erste Einführung in die Rolle und die Kanzlei.
• Zweites Interview: Persönliches Treffen in Luxemburg mit dem HR-Direktor und einem Partner, um Ihren Hintergrund und Ihre Eignung für die Rolle im Detail zu besprechen.