Bürosachbearbeitung (m/w/d) „Geschäftszimmer Behördenleitung“

"Zukunft gestalten, Großes bewegen", dafür steht das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM). Wir sind eine selbstständige Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr (BMDV) und moderner Dienstleister für die Themen Logistik und Mobilität. Mit unseren Verkehrs- und Betriebskontrollen sorgen wir für Wettbewerbsgerechtigkeit sowie für die Erhöhung der Verkehrssicherheit auf Deutschlands Straßen. Wir stehen für die Förderung nachhaltiger, moderner Mobilität und tragen so aktiv zum Umwelt- und Klimaschutz bei. Auf Grundlage von Verkehrsdaten und Marktstudien analysieren wir verkehrsträgerspezifische Informationen und bereiten verkehrspolitische Entscheidungsprozesse vor. Wir sind verantwortlich für die zivile Notfallvorsorge (ZN) im Straßenverkehr sowie für die logistische verkehrsträgerübergreifende Koordinierung in Krisenlagen.

Aktuell suchen wir für den Stab Leitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt - unbefristet - eine Bürosachbearbeitung (m/w/d) „Geschäftszimmer Behördenleitung“. Der Dienstort ist Köln.

Das Geschäftszimmer Behördenleitung ist Teil des Teams Stab Leitung im Bereich der Koordinierung und der internen und externen Kommunikation. Der Stab Leitung verantwortet daneben auch das Strategische Controlling und Compliance im BALM, die IT-Sicherheit, das Business Continuity Management (BCM), den Geheim- und Sabotageschutz sowie das Krisenmanagement und die Zivile Notfallvorsorge.

Als Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter „Geschäftszimmer Behördenleitung“ übernehmen Sie hier insbesondere folgende Aufgaben:

• Ansprechperson für sämtliche Officemanagement-Themen der Behördenleitung
• Termin- und Fristenmanagement
• Schnittstellenfunktion für interne und externe Ansprechpersonen sowie angrenzende Bereiche/Ressorts
• Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von nationalen und internationalen Dienstreisen
• Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Verwaltung vertraulicher Unterlagen und Dokumente
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung mit Verwaltungsbezug (z.B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar) oder nachgewiesene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen oder für Beamtinnen bzw. Beamte die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst des Bundes

Das wäre wünschenswert:

• Durch mehrjährige Praxis belegte Fähigkeit zur Koordination von Leitungsbereichen, verbunden mit ausgeprägter Befähigung zur eigenverantwortlichen Priorisierung
• Kommunikations- und Informationsfähigkeit, professionell und durch mehrjährige Praxis belegt, insbesondere gegenüber Politik, Ministerien und Verbänden
• Genderkompetenz
• Engagement und Eigeninitiative
• Rasche Auffassungsgabe
• Zuverlässigkeit und Leistungsbereitschaft
• Selbstständigkeit und Initiative
• Hohe Belastbarkeit, insbesondere bei temporären Arbeitsspitzen und Aufgabenverdichtungen
• Hohes Maß an Flexibilität in Abhängigkeit zu Terminvorbereitungen und -lagen
• Ausgeprägtes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Sehr sicheres und gewandtes Auftreten
• unbedingte Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
• IT-Affinität

Wir begrüßen Bewerbungen insbesondere auch von Quereinsteigenden, die noch nicht im öffentlichen Dienst beschäftigt sind.

Eingruppierung in die E9a, Teil I TVEntgO Bund bzw. für Beamtinnen und Beamte Besoldung nach A9m BBesO. Tarifbeschäftigten wird die Tätigkeit zunächst vorübergehend zur Erprobung übertragen (in der Regel 3 Monate). Während der Erprobungszeit wird bei Vorliegen der Voraussetzungen eine Zulage gem. § 14 TVöD gezahlt. Regelmäßige Verbeamtungsmöglichkeiten.

Mobiles Arbeiten (Homeoffice) an bis zu drei Tagen in der Woche. Rahmenarbeitszeiten von 05:00 Uhr bis 22:00 Uhr (bei Funktionszeit von 09:00 -15:00 Uhr). Zertifiziertes familienfreundliches Arbeiten (www.beruf-und-familie.de). Vielfalt in unseren Teams. Aktive Gesundheitsförderung durch das Angebot von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen sowie individuelle Aus-, Fort- und Weiterbildung, auch während einer Elternzeit. Zentrale Lage unserer Dienstgebäude in Köln und der 11 Außenstellen, gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sowie ein Jobticket.