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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsleitung bei Meetings, Recherchen und Präsentationen.
- Arbeitgeber: Öffentlicher Dienst in Potsdam mit einem engagierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, ÖPNV-Ticket und Kita-Zuschuss.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines wertschätzenden Umfelds mit vielfältigen Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Erfahrung, MS-Office Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für unseren Mandanten, ein Unternehmen im öffentlichen Dienst, suchen wir ab sofort Unterstützung für die Geschäftsleitung am Standort Potsdam.
Standort: Potsdam
Anstellungsart(en): Vollzeit
Arbeitszeit: 30 - 39 Stunden pro Monat
Stellenbeschreibung
- Bearbeitung von Themen der Geschäftsbereichsleitung, z.B. inhaltliche Vor-/Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (insb. Erarbeitung und Bereitstellung von Dokumenten, Protokolle)
- Literatur-/Internetrecherche (z.B. Urteile, Fachbeiträge)
- Vorbereitung, Koordinierung und Erstellung von Präsentationen
- Erstellung von Gesprächsvermerken bzw. Protokollen
- Zusammenstellung von Informationen, Daten und Unterlagen
- Erstellen/Pflegen/Aufbereiten von Statistiken und Auswertungen inkl. eigenständiger Datenrecherche, adressatengerechte Aufbereitung und Präsentation
- Entgegennahme und spezifizierte Weiterleitung von Aufgaben und Problemen
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Kundenbefragungen, Analyse von Umfrageergebnissen, Kundenforen, Thementage und dergleichen
- Mitarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit
Interne Organisation mit folgenden beispielhaft genannten Aufgaben:
- Organisatorische Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (insb. Terminplanung, Raum- und Technikplanung, Tagesordnung, Einladungen, Bewirtung, Parkplatzreservierung)
- Terminabstimmungen, Terminkontrolle, Führung des Terminkalenders
- Pflege von zentralen Informationsunterlagen und Verzeichnissen
- Erstellung und Pflege von Übersichten und Datenbanken
- Parlamentarische Anfragen (Koordinierung der Zuarbeiten, Zusammenfassung und Sicherung der Termineinhaltung)
- Verwalten von Dokumenten
- Organisation von Dienstreisen
- Koordinierung des internen und externen Besucherverkehrs
Allgemeiner Schriftverkehr / Kommunikation
- Schriftverkehr nach Themenvorgabe oder Diktat
- Selbständiges Formulieren von Briefen und Anschreiben auf der Grundlage von Stichpunkten
- Annahme, Weiterleitung von Gesprächen, E-Mails und dergleichen
- Klärung bzw. Übermittlung von Anfragen
- Erstellung von Gesprächsnotizen
Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im Bereich Verwaltung/Bürokommunikation oder gleichwertige nachgewiesene Fähigkeiten und Erfahrungen aufgrund langjähriger beruflicher Praxis in ähnlichen Aufgabengebieten
- Kenntnisse in den MS-Office Produkten Outlook, Word, Excel und PowerPoint
- Sofern Deutsch nicht die Muttersprache ist, ist ein Nachweis mindestens Niveau C1 erforderlich
- Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und ein freundlicher, professioneller Umgang mit Kollegen und Kunden
Arbeitgeberleistungen / Unternehmensangebot
- Unbefristeter Arbeitsvertrag gemäß GVP-Tarif
- Zunächts im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung
- Vollzeit mit 39,4 h/Woche
- Eintritt ab sofort und nach Vereinbarung möglich
- Arbeitszeitkonto
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Persönliche, feste Ansprechperson für eine wertschätzende, vertrauensvolle Betreuung
- Kostenübernahme ÖPNV-Ticket
- Kita-Zuschuss
- Arbeitsmedizinische Betreuung und Versorgung
Abteilung(en): büro & finanzen
Art(en) des Personalbedarfs: B_An_AÜ
Tarifvertrag: BAP
Entgeltgruppe: EG 4
Assistenz der Geschäftsleitung (gn) Arbeitgeber: home of jobs Berlin GmbH Standort Leipzig
Kontaktperson:
home of jobs Berlin GmbH Standort Leipzig HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsleitung (gn)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die im öffentlichen Dienst arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den spezifischen Aufgaben der Assistenz der Geschäftsleitung passen. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Eignung unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Unternehmen und dessen aktuelle Projekte oder Herausforderungen. Zeige im Gespräch, dass du dich mit der Organisation identifizierst und bereit bist, aktiv zur Lösung von Problemen beizutragen.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere dich professionell in sozialen Netzwerken wie LinkedIn. Achte darauf, dass dein Profil aktuell ist und deine relevanten Fähigkeiten sowie Erfahrungen widerspiegelt. Dies kann potenzielle Arbeitgeber beeindrucken und dir helfen, in Erinnerung zu bleiben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsleitung (gn)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen im öffentlichen Dienst, für das du dich bewirbst. Verstehe die Unternehmenswerte und die spezifischen Anforderungen der Assistenz der Geschäftsleitung.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position wichtig sind, wie z.B. Kenntnisse in MS-Office und organisatorische Fähigkeiten.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle darlegst und erläuterst, wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung der Geschäftsleitung beitragen können.
Sorgfältige Dokumentation: Achte darauf, dass alle eingereichten Dokumente vollständig und fehlerfrei sind. Überprüfe insbesondere die Formatierung und Rechtschreibung, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei home of jobs Berlin GmbH Standort Leipzig vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Informiere dich gründlich über das Unternehmen und die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Geschäftsleitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen der Stelle passen.
✨Präsentation deiner Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Kommunikationsstärke und organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kollegen und Kunden kommuniziert hast.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Professionelles Auftreten
Achte auf ein gepflegtes Erscheinungsbild und eine angemessene Kleidung für das Interview. Ein freundlicher und professioneller Umgangston ist entscheidend, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
