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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Meetings, manage Zeitpläne und koordiniere Reisen für Führungskräfte.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines renommierten Unternehmens im Investment Banking.
- Mitarbeitervorteile: Mögliche Remote-Arbeit und spannende Karrierechancen nach der Vertragslaufzeit.
- Warum dieser Job: Erlebe ein dynamisches Umfeld mit vielfältigen Aufgaben und einem internationalen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Erforderlich sind Erfahrung in der Administration und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Vertrag für 12-18 Monate mit der Möglichkeit auf weitere Chancen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen eine hochorganisierte und proaktive Fachkraft, die in einem schnelllebigen, globalen Umfeld erfolgreich sein möchte. Wir suchen einen Executive Team Secretary, um unserem angesehenen Kunden in der Investment Banking Division beizutreten. Die Rolle ist ein Vertrag zur Abdeckung der Mutterschaftszeit für 12 - 18 Monate, kann jedoch zu anderen Möglichkeiten führen.
In dieser Rolle werden Sie:
- Meetings über mehrere Zeitzonen für Führungskräfte planen und verwalten.
- Die Geschäftspläne der leitenden Teammitglieder, CRM-Systeme und elektronischen Kalender überwachen und pflegen.
- Komplexe nationale und internationale Reisen koordinieren, einschließlich Flügen, Hotels, Mietwagen, Visumanträgen und anderen Reisebedürfnissen.
- Detaillierte Spesenabrechnungen und Lieferantenrechnungen über Smaart und Concur verarbeiten und dabei genaue Aufzeichnungen führen.
- Interne und externe Kommunikation verwalten, einschließlich Anrufbeantwortung und Einrichtung von Konferenz-/Videokonferenzen.
- Ablagesysteme organisieren und pflegen, um den einfachen Zugang zu wichtigen Informationen sicherzustellen.
- Abwesenheitsvertretung leisten und während arbeitsintensiver Phasen unterstützen, um einen reibungslosen Betrieb des Teams zu gewährleisten.
Was wir suchen:
- Starke Erfahrung in einer senioren administrativen oder sekretariellen Rolle, idealerweise aus einem Unternehmensbank- oder Finanzdienstleistungsumfeld.
- Exzellente Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und effektiv zu priorisieren.
- Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und Erfahrung mit CRM-Systemen.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten und eine professionelle, kundenorientierte Einstellung.
- Die Fähigkeit, flexibel zu arbeiten und ein dynamisches, stressiges Umfeld zu unterstützen.
- Fließende Geschäftssprache in Deutsch und Englisch sind erforderlich.
Bewerben Sie sich jetzt oder wenden Sie sich direkt an Marina, wenn Sie Fragen haben.
Executive Assistant - Maternity Cover Arbeitgeber: XML International
Kontaktperson:
XML International HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant - Maternity Cover
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Unternehmen im Investment Banking zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Rolle gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Interviews vor, indem du typische Fragen für die Position eines Executive Assistants recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in Zeitmanagement und Organisation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit! In einem dynamischen Umfeld ist es wichtig, dass du deine Bereitschaft zur Unterstützung in stressigen Zeiten betonst. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit mit Druck umgegangen bist.
✨Tip Nummer 4
Stelle sicher, dass du deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch hervorhebst. Da die Kommunikation in beiden Sprachen erforderlich ist, solltest du Beispiele für Situationen anführen, in denen du diese Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant - Maternity Cover
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Fähigkeiten heraus: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen in der administrativen Unterstützung, insbesondere in einem dynamischen Umfeld wie dem Investment Banking. Zeige auf, wie du Meetings organisiert, Reisen koordiniert und Kommunikationskanäle verwaltet hast.
Verwende klare und präzise Sprache: Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf klar strukturiert sind. Verwende einfache, prägnante Sätze, um deine Qualifikationen und Erfahrungen zu beschreiben. Dies zeigt deine Kommunikationsfähigkeiten und Professionalität.
Hebe deine Sprachkenntnisse hervor: Da fließendes Deutsch und Englisch erforderlich sind, stelle sicher, dass du deine Sprachkenntnisse deutlich angibst. Wenn möglich, füge Beispiele hinzu, wie du diese Sprachen in einem beruflichen Kontext verwendet hast.
Individualisiere deine Bewerbung: Passe dein Anschreiben an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Gehe auf die geforderten Fähigkeiten ein und erkläre, wie du diese in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast. Dies zeigt dein Interesse an der Position und an dem Unternehmen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei XML International vorbereitest
✨Bereite dich auf die Zeitplanung vor
Da du in der Rolle als Executive Assistant mehrere Zeitpläne verwalten musst, solltest du dich darauf vorbereiten, wie du Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg koordinieren kannst. Überlege dir Beispiele, wie du dies in der Vergangenheit erfolgreich gemacht hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Organisation und Verwaltung von komplexen Aufgaben zeigen. Dies könnte die Koordination von Reisen oder das Management von Terminen für Führungskräfte umfassen.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle viel interne und externe Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Übe, klar und präzise zu sprechen und zeige, dass du in der Lage bist, professionell mit verschiedenen Stakeholdern zu interagieren.
✨Technische Fähigkeiten hervorheben
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Microsoft Office und CRM-Systemen während des Interviews betonst. Bereite dich darauf vor, spezifische Programme zu nennen, mit denen du gearbeitet hast, und erkläre, wie du diese effektiv genutzt hast.
