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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam mit organisatorischen Aufgaben und Projektkoordination.
- Arbeitgeber: Synagen ist ein innovatives AI-Startup im Gesundheitswesen und biomedizinischer Forschung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Projekte und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams, das die Zukunft der MedTech-Branche gestaltet.
- Gewünschte Qualifikationen: Bachelor-Abschluss bevorzugt; 3+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in ähnlichen Rollen.
- Andere Informationen: Wir suchen kreative Köpfe, die in einem schnelllebigen Umfeld aufblühen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir bei Synagen sind ein KI-gesteuertes Startup an der Spitze der Innovation im Gesundheitswesen und in der biomedizinischen Forschung. Unsere Mission ist es, die Kraft von generativer und agentischer KI zu nutzen, um die Patientenversorgung zu verbessern, die Forschung zu optimieren und die Einführung bahnbrechender medizinischer Fortschritte voranzutreiben. Als Executive Assistant werden Sie eine Schlüsselrolle dabei spielen, den reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte unseres Führungsteams sicherzustellen. Diese Rolle erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, Bedürfnisse in einer dynamischen, schnelllebigen Startup-Umgebung vorherzusehen.
Sie werden hochrangige administrative Unterstützung leisten, wichtige Projekte koordinieren und als strategischer Partner für unsere Führungskräfte agieren.
- Administrative & Executive Support
- Verwalten und Optimieren der Kalender der Führungskräfte, Planen von Meetings und Bearbeiten der Korrespondenz.
- Erstellen von Berichten, Präsentationen und wichtigen Dokumenten für interne und externe Zwecke.
- Als Verbindung zwischen Führungskräften und internen/externen Interessengruppen fungieren.
- Vertrauliche Informationen mit Diskretion und Professionalität behandeln.
- Büro- & Betriebsmanagement
- Überwachen der Büroaktivitäten und als Hauptansprechpartner für mitarbeiterbezogene Angelegenheiten fungieren.
- Reisevorbereitungen, Unternehmensveranstaltungen und Logistik organisieren.
- Verantwortung für den Einkauf und die Beschaffung von Büromaterialien und -dienstleistungen übernehmen.
- Bereiche identifizieren, um Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu verbessern.
- Finanzen & Kommunikation
- Unterstützung grundlegender Buchhaltungsfunktionen, einschließlich Rechnungsmanagement und Ausgabenverfolgung.
- Hilfe bei der Gehaltsabrechnung und finanziellen Organisation.
- Verwaltung und Unterstützung der Aktivitäten in den sozialen Medien des Unternehmens.
- Erleichterung der Kommunikation mit Investoren und Partnern, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
Qualifikationen
- Bevorzugter Bachelor-Abschluss; relevante Erfahrung in einer unterstützenden Rolle für Führungskräfte ist von Vorteil.
- 3+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Chief of Staff oder in einer ähnlichen Rolle.
- Starke Projektmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und effektiv zu priorisieren.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Hohe Professionalität, Diskretion und Problemlösungsfähigkeiten.
- Grundkenntnisse in der Buchhaltung (z.B. Bearbeitung von Rechnungen, Ausgabenverfolgung, finanzielle Organisation) sind von Vorteil.
- Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, in einer schnelllebigen Startup-Umgebung zu gedeihen.
Sind Sie bereit, einen Unterschied zu machen? Wenn Sie Teil eines Teams sein möchten, das Wellen in der MedTech-Branche schlägt, möchten wir Sie kennenlernen!
Executive Assistant f / m / d Arbeitgeber: Synagen GmbH
Kontaktperson:
Synagen GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant f / m / d
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von Synagen zu verbinden. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur gewinnen und möglicherweise sogar Empfehlungen erhalten.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die neuesten Entwicklungen im Bereich KI und Gesundheitswesen. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du ein echtes Interesse an der Branche hast und verstehst, wie Synagen dazu beiträgt, diese voranzutreiben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du erfolgreich Projekte gemanagt oder Prozesse optimiert hast, um deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Initiative! Wenn du die Möglichkeit hast, während des Bewerbungsprozesses Fragen zu stellen, nutze diese Gelegenheit, um zu zeigen, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und zur Verbesserung der Abläufe beizutragen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant f / m / d
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über Synagen und deren Mission im Bereich der Gesundheits- und biomedizinischen Forschung. Verstehe die Rolle des Executive Assistant und welche spezifischen Anforderungen damit verbunden sind.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position als Executive Assistant wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, das deine Begeisterung für die Rolle und das Unternehmen zeigt. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Mission von Synagen passen und warum du in einem dynamischen Startup-Umfeld erfolgreich sein wirst.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf, das Motivationsschreiben und andere erforderliche Unterlagen gut strukturiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Synagen GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Unternehmenskultur vor
Informiere dich über Synagen und deren Mission im Bereich der Gesundheitsversorgung. Zeige während des Interviews, dass du die Werte des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu verwirklichen.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Da die Rolle des Executive Assistant stark auf Organisation und Multitasking basiert, bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen demonstrieren. Erkläre, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Position exzellente Kommunikationsfähigkeiten erfordert, übe, klar und präzise zu kommunizieren. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern testen.
✨Sei bereit für dynamische Szenarien
In einem schnelllebigen Startup-Umfeld ist Anpassungsfähigkeit entscheidend. Überlege dir Beispiele, in denen du flexibel auf Veränderungen reagiert hast, und zeige, dass du in der Lage bist, auch unter Druck ruhig und effizient zu arbeiten.
