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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei das Herz unseres Büros und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Arbeitgeber: Mimacom Flowable Group ist ein führendes Softwareunternehmen für Digitalisierung und Prozessautomatisierung.
- Mitarbeitervorteile: Genieße 25 Urlaubstage, coole Team-Events und ein eigenes Hardware-Budget.
- Warum dieser Job: Erlebe eine dynamische Arbeitsumgebung mit direkter Kommunikation und einem starken Teamgeist.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position und sehr gute Deutschkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Arbeite 3-4 Tage pro Woche vor Ort in Bern.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 28800 - 43200 € pro Jahr.
Einleitung
Wir bei der Mimacom Flowable Group sind ein international führendes Softwareunternehmen für Digitalisierung und Prozessautomatisierung. Mit maßgeschneiderten Softwarelösungen schaffen wir bessere Erlebnisse – sowohl für unsere Kunden als auch für deren Endnutzer. Unser Team von über 500 klugen Köpfen ist überzeugt, dass Technologie unsere Arbeitsweise nachhaltig verbessern kann. Für unser Team in Bern suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager & Team Assistant (m/w/d) mit einem Pensum von 40-60%.
Aufgaben
In dieser Rolle bist du das Herz unseres Büros in Bern und sorgst dafür, dass alles rundläuft – von der Organisation bis zum Wohlfühlfaktor. Zu deinen Aufgaben gehören:
- Office-Management & Infrastruktur: Koordination mit Vermietern und Dienstleistern, Verwaltung von Büromaterial, Sicherstellung einer angenehmen Arbeitsumgebung.
- Mitarbeitersupport & Empfang: Erste Anlaufstelle für interne Anfragen, Betreuung von Besuchern, Post- und Kuriersendungen, Verwaltung von Arbeitsplatzanfragen.
- HR- und Eventunterstützung: Organisation von Mitarbeiterpräsenten und Firmenevents, Pflege von Inhalten im Intranet, Unterstützung bei interner Kommunikation.
- Administrative Aufgaben & Projektunterstützung: Mitwirkung bei internen Projekten, Optimierung administrativer Prozesse, Unterstützung bei Offerten.
Qualifikation
Bist du ein Organisationstalent mit starken Kommunikationsfähigkeiten und ausgeprägter Detail- und Kundenorientierung? Super! Zusätzlich solltest du außerdem Folgendes mitbringen:
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position.
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).
- Erfahrung in administrativen Abläufen, z. B. in Einkauf, Personal oder Office Management.
- IT-Affinität & Kenntnisse in MS Office und internen Wissensdatenbanken (z. B. Confluence).
- Bereitschaft, an 3-4 Tagen pro Woche vor Ort im Büro in Bern (Ostring) zu arbeiten.
Benefits
Als Teil unseres Teams genießt du eine Vielzahl von Vorteilen, die auf deine Bedürfnisse abgestimmt sind und dir helfen, sowohl persönlich als auch beruflich erfolgreich zu sein. Das erwartet dich bei uns:
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Unternehmen.
- Ein erfolgreiches, internationales IT-Unternehmen mit Schweizer Wurzeln.
- Direkte Kommunikation und Feedback-Kultur, jährliche Leistungs- und Gehaltsgespräche, hoher Qualitätsfokus sowie coole Team-Events.
- 25 Urlaubstage pro Jahr (bis zu 30, je nach Betriebszugehörigkeit), eigenes Hardware-Budget.
Noch ein paar Worte zum Schluss
Klingt das nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!
Office Manager & Team Assistant (m/w/d, 40 - 60%) Arbeitgeber: Mimacom Deutschland GmbH
Kontaktperson:
Mimacom Deutschland GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager & Team Assistant (m/w/d, 40 - 60%)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Branche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur von Mimacom Flowable. Besuche ihre Social-Media-Kanäle und schaue dir an, welche Werte und Projekte ihnen wichtig sind. So kannst du im Gespräch gezielt darauf eingehen und zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen für die Position des Office Managers vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine IT-Affinität! Wenn du Kenntnisse in MS Office oder anderen relevanten Tools hast, bereite dich darauf vor, diese im Gespräch zu erläutern. Vielleicht kannst du sogar konkrete Beispiele nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv eingesetzt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager & Team Assistant (m/w/d, 40 - 60%)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Mimacom Flowable Group. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über die Unternehmenskultur, Werte und spezifische Anforderungen für die Position zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Rolle des Office Managers & Team Assistants wichtig sind. Betone deine Organisationstalente und Kommunikationsfähigkeiten.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Erfahrungen im Office Management und deine IT-Affinität ein.
Überprüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente sorgfältig auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass deine Deutschkenntnisse (C1) und Englischkenntnisse (B2) klar hervorgehoben sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Mimacom Deutschland GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Office Managers und Team Assistants. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in diesen Bereichen dir helfen können, die Anforderungen der Rolle zu erfüllen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel mit Mitarbeitersupport und Empfang zu tun hat, ist es wichtig, dass du während des Interviews deine starken Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und freundlich zu kommunizieren.
✨Hebe deine Organisationstalente hervor
Betone deine Fähigkeiten im Office-Management und deine Erfahrung in der Organisation von Events oder administrativen Prozessen. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich organisiert hast.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Zeige Interesse an der Unternehmenskultur von Mimacom Flowable Group. Stelle Fragen zu Team-Events und der Feedback-Kultur, um zu zeigen, dass du an einem positiven Arbeitsumfeld interessiert bist.
