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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Empfang, Sekretariat und unterstütze bei Veranstaltungen in Berlin.
- Arbeitgeber: BTC ist ein innovatives Unternehmen mit einem modernen Arbeitsumfeld am Spreepalais.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und persönliche Patenschaft für deine Einarbeitung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines offenen Teams mit Duz-Kultur und entwickle deine Soft Skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder ähnliche Qualifikation, gute MS365-Kenntnisse und Deutschkenntnisse auf C2-Niveau.
- Andere Informationen: Befristung auf zwei Jahre mit der Möglichkeit, ein starkes Netzwerk aufzubauen.
Du und dein Potenzial sind bei uns willkommen, unabhängig von geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter, ethnischer oder sozialer Herkunft und religiöser Weltanschauung! Du wirst an unserem schönen Standort in Berlin direkt am Spreepalais am Dom als erste/r Ansprechpartner/in vor Ort für Mitarbeitende und Besucher/innen der Geschäftsstelle wahrgenommen. Für eine Befristung von 2 Jahren übernimmst du zahlreiche Aufgaben, um die BTC am Standort Berlin zu unterstützen.
Das erwartet dich:
- Du organisierst für die Kolleg/innen am Standort den Empfang und das Sekretariat samt Warenbestellungen (z. B. Büro- und Verbrauchsmaterialien) und Rechnungseingangsprüfung sowie Paketversand.
- Die Bearbeitung des Geschäftsstellen-Postfachs sowie die Postverteilung liegen in deiner Verantwortung.
- Zudem bist du für die Kommunikation mit Dienstleistern und bei Bedarf für Koordination und Überwachung dieser bei Reinigung, Feuerlöschwartungen, Instandsetzungen o. Ä. zuständig.
- Du bist bei Veranstaltungen vor Ort unterstützend für Bewirtung, Veranstaltungsplanung inkl. Raumbuchungsplanung zuständig.
- Bei Bedarf unterstützt du bei Störungs- oder Schadensmeldungen (Kontaktaufnahme zum Hausmeister/in bzw. Gebäudebetreiber/in).
Das bringst du mit:
- Abgeschlossene Ausbildung oder ähnliche Qualifikation.
- Du bist die gute Seele am Standort und dir machen administrative Aufgaben viel Spaß.
- Die gängigen MS365-Tools, wie Word und Excel, gehören zu deinem täglichen Werkzeugkoffer und du scheust dich auch nicht davor, kollaborative Tools, wie MS Teams oder Planner, zu lernen und anzuwenden.
- Sichere Deutschkenntnisse für Korrespondenz und Betreuung von Mitarbeiter/innen, Partner/innen und Kund/innen, mindestens Level C2.
- Idealerweise bist du täglich (oder montags - donnerstags) verfügbar, gerne die mögliche Verfügbarkeit bei Bewerbung angeben.
Das bieten wir dir:
- Vertrag auf geringfügiger Beschäftigung für mind. 8 – max. 14 Stunden/Woche.
- Eine/n persönliche/n virtuelle/n Pat/in mit Beginn der Einarbeitung.
- Die Möglichkeit, regelmäßig Soft-Skills- und Sprach-Trainings in Anspruch zu nehmen.
- Befristung auf zwei Jahre und 30 Tage Urlaub.
- Offene Kommunikation mit Duz-Kultur auf allen Ebenen, Social Intranet und diversen Austauschformaten, z. B. Impulsvortragsreihe von und für Mitarbeitende sowie Kreativ-, Ruhe- und Sozialräume für Co-Working und konzentriertes Arbeiten.
- Ein umfangreiches Angebot an Sozialleistungen, z. B. unser Altersvorsorgemodell im Rahmen der Konzernzugehörigkeit zur EWE AG, Angebote zur Gesundheitsförderung, Sozialberatung.
- Die Chance, dir ein Netzwerk zu unseren Expert/innen aufzubauen.
Teamassistenz • / Sekretariat Standort Berlin Arbeitgeber: BTC Gruppe
Kontaktperson:
BTC Gruppe HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz • / Sekretariat Standort Berlin
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der Branche arbeiten oder sogar bei uns. Oftmals können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen und dir einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über unsere Unternehmenskultur und Werte. Zeige in Gesprächen, dass du dich mit unserer Duz-Kultur und offenen Kommunikation identifizieren kannst. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation und den spezifischen Aufgaben vor. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in Bezug auf die genannten Aufgaben einbringen kannst, um zu zeigen, dass du die richtige Wahl für die Position bist.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Interesse an der Stelle. Wenn du die Möglichkeit hast, Fragen zu stellen, nutze diese Chance, um mehr über die täglichen Abläufe und Herausforderungen zu erfahren. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz • / Sekretariat Standort Berlin
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Erkläre in deinem Bewerbungsschreiben, warum du dich für die Position der Teamassistenz interessierst und was dich an der Arbeit in Berlin reizt. Zeige, dass du die Werte des Unternehmens teilst.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine bisherigen Erfahrungen in administrativen Tätigkeiten oder im Sekretariat. Nenne konkrete Beispiele, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Zeige deine Sprachkenntnisse: Da sichere Deutschkenntnisse auf C2-Niveau gefordert sind, solltest du dies in deinem Lebenslauf deutlich machen. Erwähne auch, wenn du Erfahrung in der Korrespondenz mit verschiedenen Zielgruppen hast.
Verfügbarkeit angeben: Gib in deiner Bewerbung an, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Dies zeigt dein Engagement und erleichtert dem Unternehmen die Planung.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei BTC Gruppe vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du im Sekretariat übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du der erste Ansprechpartner für Mitarbeitende und Besucher bist, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und freundlich zu kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich.
✨Vertrautheit mit MS365-Tools
Stelle sicher, dass du mit den gängigen MS365-Tools wie Word und Excel vertraut bist. Wenn du zusätzliche Kenntnisse in Tools wie MS Teams oder Planner hast, erwähne dies im Gespräch.
✨Sei bereit für Fragen zur Verfügbarkeit
Da die Stelle eine flexible Verfügbarkeit erfordert, sei darauf vorbereitet, Fragen zu deiner täglichen oder wöchentlichen Verfügbarkeit zu beantworten. Überlege dir im Voraus, welche Zeiten für dich am besten passen.
