Sekretär : in (m / w / d)

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

Im Dezernat Finanzen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt oben genannte Stelle zu besetzen.

Stellenmerkmale

• unbefristet
• 100 % einer Vollbeschäftigung
• vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV-L

Aufgaben

• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere: Postbearbeitung, Zusammenstellung und Weiterleitung von Unterlagen, Entgegennahme von Telefonaten, Korrespondenzführung, Erteilung von Auskünften, Korrespondenz und Textverarbeitung, Erstellung von Präsentationsunterlagen und Protokollen, Terminkoordination, einschließlich Überwachung von Fristen, Terminen und Wiedervorlagen, Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Veranstaltungen/Besprechungen, Raumverwaltung, Ablage und Archivierung von Dokumenten
• Vor- und Nachbereitung von personalrelevanten Vorgängen, insbesondere Betreuung von Auswahlverfahren, Erstellung von Bewerberübersichten und Auswahlprotokollen
• Budgetüberwachung und Verwaltung der Kostenstellen der Dezernentin
• Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen, Verbrauchsmaterialien- und Inventarverwaltung
• Pflege des Internet- und Intranetauftritts
• Planung, Organisation und Vorbereitung der Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen

Voraussetzungen

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Fachangestellte:r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte:r oder mindestens gleichwertig einschlägige Qualifikation
• einschlägige Sekretariatserfahrung, vorzugsweise an einer Hochschule oder einem vergleichbaren Umfeld ist wünschenswert
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) sowie moderner Kommunikationstechnik
• stilsichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, organisatorische Fähigkeiten sowie freundliches und verbindliches Auftreten
• Serviceorientierung
• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Mobile Arbeit), flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine betriebliche Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

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