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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein kleines Team und organisiere den Büroalltag.
- Arbeitgeber: Ein internationales KMU in Zürich, das fair und professionell arbeitet.
- Mitarbeitervorteile: Hohe Eigenverantwortung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Team.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft des Unternehmens in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in einer administrativen Führungsrolle erforderlich.
- Andere Informationen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind ein Plus.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind ein Personal-Dienstleistungsunternehmen und unterstützen Sie persönlich, fair und professionell. Für unseren Kunden, ein internationales KMU mit rund sechs Mitarbeitenden mit Sitz in Zürich, suchen wir für eine Festanstellung per sofort oder nach Vereinbarung eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager/Administration & Organisation.
Die Stelle richtet sich an Personen mit solider administrativer Erfahrung, die gerne Verantwortung übernehmen - jedoch keine klassische Managementkarriere anstreben. Gesucht wird eine selbstständige, organisationsstarke Persönlichkeit - idealerweise im Alter zwischen 30 und 45 Jahren - mit hoher Eigenverantwortung und einem praxisorientierten Arbeitsstil.
Ihre Aufgaben:
- Kernaufgaben:
- Fachliche und disziplinarische Führung eines dreiköpfigen Teams im administrativen Bereich
- Organisation und Durchführung von Teammeetings sowie Einarbeitung neuer Mitarbeitenden
- Pflege von Kundenportalen zur Rechnungsstellung und Überwachung
- Erstellung von Berichten sowie enge Zusammenarbeit mit dem Mutterhaus in Finnland
- Vertretung des Unternehmens gegenüber internen und externen Partnern
- Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern in den Bereichen Buchhaltung und Personal
- Verantwortung für die Organisation und Abläufe im Büroalltag
- Pflege und Verwaltung von Stammdaten im ERP-System
- Umsetzung von Managemententscheidungen im administrativen Bereich
- Optimierung interner Prozesse zur Effizienzsteigerung
- Prüfung, Verwaltung und Freigabe von Eingangsrechnungen
- Unterstützung bei MwSt-Themen sowie weiteren steuerlichen Anforderungen
- Überwachung von Banktransaktionen und Einhaltung interner Freigabeprozesse
- Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen
- Unterstützung bei der Angebotserstellung und Kalkulation
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in einer leitenden administrativen Funktion, idealerweise im KMU-Umfeld
- Versierter Umgang mit MS Office und ERP-Systemen
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch
- Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Führungskompetenz sowie Freude an der Weiterentwicklung von Mitarbeitenden
- Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil)
Das bietet Ihnen unser Kunde:
- Eine vielseitige Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung in einem internationalen Umfeld
- Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
- Attraktive Anstellungsbedingungen und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Die Möglichkeit, aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens beizutragen
- Ein motiviertes, kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
Konnten wir Ihr Interesse wecken? Per Klick auf «Jetzt bewerben» können Sie uns ganz einfach Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf mit Foto sowie Zeugnisse/Diplome, etc.) zustellen. Bitte beachten Sie, dass wir unvollständige Bewerbungen im Rekrutierungsprozess nicht berücksichtigen können.
Office Manager/Administration & Organisation Arbeitgeber: Job 3000 AG
Kontaktperson:
Job 3000 AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager/Administration & Organisation
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir spezifische Beispiele über deine Erfahrungen in der Teamführung und Organisation überlegst. Zeige, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Unternehmen und seine Kultur. Wenn du verstehst, was dem Unternehmen wichtig ist, kannst du während des Gesprächs gezielt darauf eingehen und zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und stelle Fragen während des Interviews. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, und wie du dazu beitragen kannst, diese zu lösen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager/Administration & Organisation
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Personal-Dienstleistungsunternehmen und dessen Kunden. Verstehe die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle, um deine Bewerbung gezielt anzupassen.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position als Office Manager wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in administrativen Funktionen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Führungskompetenzen und deine Fähigkeit zur Selbstorganisation ein.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle geforderten Dokumente wie Lebenslauf, Zeugnisse und Diplome vollständig und korrekt einreichst. Überprüfe alles sorgfältig, bevor du deine Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Job 3000 AG vorbereitest
✨Bereite dich auf die Kernaufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle einen hohen Grad an Organisation erfordert, bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur effizienten Planung und Durchführung von Projekten oder Teammeetings demonstrieren.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Die Position erfordert starke Kommunikationsfähigkeiten. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast, sowohl intern als auch extern.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse am Unternehmen, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.
