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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite den Empfang und koordiniere Büroabläufe in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: Wir sind ein führendes Unternehmen, das Menschen seit über 50 Jahren in Jobs vermittelt.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flache Hierarchien, persönliche Entwicklung und ein motiviertes Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer lebendigen Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung und sozialer Wirkung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management erforderlich.
- Andere Informationen: Bewirb dich online und starte deine Karriere in einem ausgezeichneten Arbeitsumfeld!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Bei einem unserer namhaften Kunden in Stuttgart, bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Personalvermittlung.
Ihre Benefits:
- die Möglichkeit, etwas zu bewirken und daran zu wachsen
- ein junges, hochmotiviertes Team, indem viel Eigenverantwortung möglich ist
- flache Hierarchien, eine offene und lebendige Unternehmenskultur
- starker Fokus auf die persönliche Entwicklung
Ihre Aufgaben:
- Leitung des gesamten Empfangsbereichs als erster Ansprechpartner für unser Studio in Stuttgart, in deutscher und englischer Sprache
- Verwaltung des Firmenmailaccounts und Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Eigenverantwortliche Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern
- Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Betreuung organisatorischer Themen rund um die Immobilie
- Durchführung verschiedener administrativer Aufgaben und allgemeiner Verwaltungstätigkeiten
- Management von Hotel- und Reiseangelegenheiten für den gesamten Standort Stuttgart
- Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Events
- Koordination von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung der Meetingräume, einschließlich der Bewirtung von Kunden
- Technische Begleitung und Buchung von Videokonferenzen
- Organisation und Koordination von Vorstellungsgesprächen
- On- und Offboarding für unsere Praktikanten sowie Betreuung während ihrer Praktikumszeit
- Überprüfung und Bearbeitung von Rechnungen sowie Kassenführung
- Abwicklung von Zahlungen und Unterstützung bei der digitalen Buchhaltung
- Enge Zusammenarbeit mit unserem Manager für Finanzen und Verwaltung
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung als Office Manager oder in einer vergleichbaren Position
- Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Soziale Kompetenz und Empathie
- Kenntnisse in den Bereichen Office-Management
- Hohes Maß an Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung
- Belastbarkeit und Stressresistenz
- Lösungsorientiertes Denken
- Hohe IT- und Zahlenaffinität
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
Wir bringen seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit und ermöglichen den Einstieg in namhafte Unternehmen in den Bereichen Office & Management, Finance, Financial Services, IT sowie Industrie. Unsere Branchen-Expert:innen finden für Personen jedes Erfahrungslevels den passenden Job. Wir wurden bereits zum 18. Mal im Wettbewerb "Deutschlands Beste Arbeitgeber" vom Institut Great Place to Work ausgezeichnet und erhielten 2024 zum 3. Mal den kununu Top Company Award. Unser Service wird mit 4,5 bei Google* und mit 4,2 bei kununu* bewertet. *Stand 09/24
Starten wir jetzt gemeinsam eine neue Erfolgsgeschichte! Interessiert? Wir sollten uns kennenlernen! Bitte den Lebenslauf über unsere Online-Bewerbungsplattform oder an die unten angegebene E-Mail-Adresse senden. Wir melden uns dann umgehend.
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: DIS Deutscher Industrie Service AG
Kontaktperson:
DIS Deutscher Industrie Service AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Branche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Position informierst. Zeige, dass du die Werte des Unternehmens teilst und wie du zur Teamdynamik beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen sind entscheidend. Überlege, ob du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben übernommen hast, und bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeiten im Office Management unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine IT-Kenntnisse! Da ein hohes Maß an IT-Affinität gefordert wird, solltest du dich mit den gängigen Programmen, insbesondere MS Office, gut auskennen und eventuell sogar zusätzliche Softwarekenntnisse hervorheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Erklärung, warum du dich für die Position des Office Managers interessierst. Betone, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu den Anforderungen der Stelle passen.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Gehe in deinem Lebenslauf und Anschreiben auf spezifische Erfahrungen ein, die du in ähnlichen Positionen gesammelt hast. Zeige auf, wie du erfolgreich Büro-Management-Aufgaben gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
Betone deine Soft Skills: Da die Stelle eine ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit erfordert, solltest du Beispiele für deine sozialen Kompetenzen und Empathie anführen. Beschreibe Situationen, in denen du diese Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Prüfe deine Unterlagen sorgfältig: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Rechtschreibfehler und Vollständigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und alle relevanten Informationen enthält.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei DIS Deutscher Industrie Service AG vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du in diesem Unternehmen arbeiten möchtest. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und Interesse an der Position hast.
✨Zeige deine Organisationstalente
Da die Rolle des Office Managers viel Organisation erfordert, bringe Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung mit, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Koordination von Aufgaben unter Beweis stellen.
✨Kommunikationsfähigkeit betonen
In dieser Position ist es wichtig, sowohl in Deutsch als auch in Englisch kommunizieren zu können. Bereite dich darauf vor, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren und erkläre, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen stellst, die dir helfen zu verstehen, wie das Team arbeitet und welche Werte im Unternehmen wichtig sind. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position, sondern auch am Unternehmen selbst interessiert bist.
