Sekretär*in des Präsidenten

Über uns:

Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, es gestaltet die zentralen universitären Entwicklungen – in enger Zusammenwirkung mit den Fakultäten und den weiteren Organisationseinheiten und im Austausch mit Kooperationspartner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur.

Ihre Aufgaben:

Sie managen das administrative Tagesgeschäft des Präsidenten und arbeiten dazu vertrauensvoll mit einer weiteren Kollegin im Duo. Sie arbeiten Hand in Hand mit der persönlichen Referentin des Präsidenten, stimmen sich auch mit den Kolleg*innen im Team der Geschäftsstelle des Präsidiums eng ab und übernehmen gegenseitig Vertretungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

• Termine für den Präsidenten koordinieren und Kalender verwalten
• Mit universitätsinternen und -externen Ansprechpartner*innen mündlich und schriftlich, vornehmlich per E-Mail, kommunizieren, auch in englischer Sprache
• Sitzungen vor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
• Fristen und laufende Prozesse nachverfolgen (u. a. für Anfragen aus Ministerien und Gremien)
• Reisen für den Präsidenten koordinieren (In- und Ausland)
• Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen erstellen
• Finanzmittel des Präsidenten planen, umsetzen und überwachen, Finanzauswertungen erstellen

Ihr Profil:

Einstellungsvoraussetzungen sind:

• Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenprüfung I oder eine gleichwertige Ausbildung
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie hervorragendes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook

Von Vorteil sind darüber hinaus:

• Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an abstimmungsintensiven Vorgängen
• Organisatorisches Geschick und schnelle Auffassungsgabe
• Selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

Wir bieten:

• Einen interessanten Arbeitsplatz, an dem Sie die zentralen Entwicklungen der Universität erleben und administrativ unterstützen können
• Ein engagiertes Team und eine freundliche Arbeitsatmosphäre
• Bezahlung nach Tarifrecht (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen)
• 30 Tage Jahresurlaub
• Die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Unterstützung und Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung
• Ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und die Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports
• Nutzung des JobTickets im VBN
• Eine gute Infrastruktur mit Mensa und Bibliothek

Unser Anspruch:

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Weitere Informationen:

Die Stelle ist in der Geschäftsstelle des Präsidiums angesiedelt und als Vertretung zu besetzen. 60% entsprechen zzt. 23,9 Wochenstunden. Die Vertretung erfolgt zunächst bis zum 04.11.2025 für die Dauer des Mutterschutzes sowie der sich voraussichtlich anschließenden Elternzeit (geplant 12 Monate).

Die Auswahlgespräche sind geplant für 13.05.2025 nachmittags / 14.05.2025 vormittags. Bewerbungs- und Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

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